Dla firm, których działalność opiera się na budowaniu relacji z Uczestnikami kursów lub szkoleń, oprogramowanie CRM powinno być podstawowym narzędziem pracy. Bez niego szybko napotkają barierę związaną z trudnościami w zapanowaniu nad komunikacją i rosnąca bazą Słuchaczy, która uniemożliwi im dalszy wzrost.

 

Pozostaje zatem kwestia, czy firma z branży szkoleniowej lub edukacyjnej powinna zdecydować się na zakup korzystnego pod względem ceny „pudełkowego oprogramowania CRM”, czy raczej zainwestować w oprogramowanie dedykowane? A także, na jakie funkcje programu warto zwrócić uwagę, aby dokonać właściwego wyboru?

Inne podejście do zbierania informacji o Kliencie i skomplikowana hierarchia Słuchaczy

Działalność firm z branż edukacyjnej i szkoleniowej wyróżnia fakt, że zamiast standardowego Kontrahenta, jakim jest zwykle inna firma, głównym odbiorcą usług są osoby prywatne, zwane najczęściej „Słuchaczami”. Taka specyfika działalności wymaga odmiennego skonfigurowania kartoteki, posiadającej zupełnie inne pola formularza i zakładki. Często towarzyszy temu również mocno skomplikowana hierarchia Uczestników. W ramach odrębnych oddziałów, muszą oni zostać przyporządkowani do odpowiednich, szkół, kursów i grup. Konieczny jest wybór oprogramowania, które umożliwi stworzenie dowolnej struktury przyporządkowania Słuchaczy, obrazującej tą istniejącą w rzeczywistości.

Zintegrowany E-sekretariat

Zewnętrzne platformy extranet stały się standardem w komunikacji szkół z Uczestnikami. Najczęściej przyjmują formę panelu, do którego słuchacze logują się za pomocą przeglądarki, w celu: wyświetlenia swoich danych, informacji na temat szkoleń, uregulowania płatności lub pobrania materiałów edukacyjnych udostępnionych dla grupy, do której należą. W sytuacji, gdy istnieje możliwość zbudowania takiej platformy w oparciu o synchronizację z oprogramowaniem CRM, komunikacja z Uczestnikami staje się znacznie prostsza. Przykładowo wystarczy, umieścić plik lub informację dla danej grupy w odpowiednim katalogu programu CRM, a automatycznie pojawią się ona w indywidualnych panelach właściwych Słuchaczy. Warto zwrócić również uwagę, czy dany producent oferuje możliwość stworzenia platformy z indywidualnymi kontami czy tylko kontami przeznaczonymi dla całych grup. Pierwsza opcja daje znacznie więcej możliwości, chociażby w zakresie dostępu Użytkownika do jego indywidualnych danych dotyczących płatności. •

Wiele oddziałów

Jeżeli firma posiada wiele oddziałów, lub planuje otwierać kolejne w innych miastach, co jest bardzo częste w przypadku firm szkoleniowych, warto zwrócić uwagę na możliwość zachowania odrębności oddziałów w systemie. Osobne oddziały zlokalizowane, w różnych miastach, nie powinny posiadać dostępu do danych z innych placówek, ponieważ nie są one im potrzebna, a mogą tylko prowadzić do powstania chaosu informacyjnego. Można zdecydować się na odrębny program dla każdej filii, jednak jeden CRM dający takie możliwości będzie znacznie mniej kosztowny, a także umożliwi uprawnionym osobom dostęp do informacji z wszystkich miejsc.

Analiza

Większość prostych rozwiązań CRM posiada narzędzia do analizy podstawowych danych sprzedażowych jak np. tworzenie lejka sprzedaży. Nie zawsze będą one jednak w stanie poradzić sobie z informacjami z kilku filii oraz dokonać bardziej skomplikowanych analiz np. porównania skuteczności poszczególnych sposobów pozyskania słuchacza z kosztami takich działań.

Rozwój systemu

Bardzo ważną kwestią do rozważenia jest dalszy rozwój systemu. Zwykle firma rozpoczynając swoją działalność nie posada kilkudziesięciotysięcznego budżetu na wdrożenie oprogramowania CRM. Jednak w przyszłości może chcieć się rozwijać, dlatego warto wybrać program o strukturze modułowej i możliwościach indywidualnej konfiguracji, który da taką możliwość.

Znam już swoje oczekiwania. Jak wybrać odpowiedni system?

Należy odpowiednio wyważyć stosunek kosztów systemu CRM, do jego możliwości. Firmy szkoleniowe nie prowadzą tak specyficznego typu działalności, aby zachodziła konieczność projektowania dla nich rozwiązań dedykowanych. Jednak z drugiej strony posiadają odmienną specyfikę np. od firm handlowych i często charakteryzują się dynamicznym rozwojem, dlatego mogą szybko „wyrosnąć” z oprogramowania pudełkowego. Należy równie pamiętać, że wybrany program, powinien umożliwiać wykonywanie jak największej ilości działań z poziomu jednego systemu. Mnożenie liczby programów, z których musi korzystać jedna osoba, z pewnością nie usprawni jej pracy. Najlepszym rozwiązaniem zdaje się zatem system, który będzie rozwijać się wraz z rozbudową firmy.

Źródło: BS4