SAGEWdrożenie aplikacji Sage Mobilny Magazyn w spółce AVA CEE to przykład na to, jak zacięcie technologiczne menedżera, zaangażowanie partnera i elastyczność oprogramowania pozwoliły przygotować narzędzie szyte na miarę potrzeb. Rozwiązanie pozwoliło firmie zdalnie monitorować cały proces dostawy i powiązać je z funkcjonującym systemem ERP. Dziś spółka nie wyobraża sobie innej organizacji pracy. Pandemia zmusiła firmę do odseparowania pracy magazynu i biura. Nadal jednak jest ona w stanie na bieżąco monitorować i nadzorować realizację i postęp prac. Poznajcie całą historię wdrożenia oprogramowania w firmie AVA CEE.

 REKLAMA 
 ifs 380 380 styczen 2019 
 
AVA CEE jest dystrybutorem części do chłodzenia silników i klimatyzacji, działającym w kilku europejskich krajach. Historia firmy sięga 2010 roku. W ciągu zaledwie 10 lat stała się ona jednym z liderów na rynku dostawców komponentów układów chłodzenia i klimatyzacji do pojazdów ciężarowych, specjalnych i autobusów, a od 2018 roku – również do samochodów osobowych (po dołączeniu do międzynarodowej grupy AVA). Firma działa na wszystkich rynkach i ma zasięg globalny.

Wyzwanie: usprawnić pracę magazynu

Grupa AVA posiada dwa główne centra dystrybucyjne w Holandii oraz magazyny i biura w Niepołomicach. Lokalizacja na południu Polski pozwala na lepszą dystrybucję produktów do klientów. Nowy magazyn jest zbudowany w taki sposób, aby maksymalnie wykorzystać jego wysokość, co pozwala na składowanie dużych ilości produktów o wysokości użytkowej nawet do 12 metrów.

Pracując na oprogramowaniu Sage Symfonia ERP firma nie posiadała komputerowo wspieranej gospodarki magazynowej. Przy ograniczonych kodach towarowych pracownicy magazynu wprowadzali lokalizacje wyrobów w magazynie w sposób manualny. Problem zaczął się wraz z rozbudową czterech aktywnych magazynów w różnych lokalizacjach krakowskiego adresu. Choć adresacja była umieszczona w systemie, wprowadzenie danych odbywało się ręcznie. Dla dostawy 80-70 indeksów magazynier wyższego szczebla musiał poświęcić 2 – 2,5 godziny pracy.

Spółka chciała zautomatyzować pracę magazynu także ze względu na obawę przed popełnianiem błędów w procesie przyjmowania dostaw i pakowania wysyłek do klientów – wydawanie zbyt dużej lub zbyt małej ilości towaru, czy pobieranie z magazynu niewłaściwego towaru do wydania dla klienta. Bez narzędzi do lokalizacji towarów, pracownik często nie stosował się również do zasady FIFO (zgodnie z którą towary najdłużej składowane w magazynie powinny być wydawane w pierwszej kolejności).

Klienci AVA CEE wymagali także określonej dokumentacji wysyłkowej tzw. packing list. Zestawienia te do tej pory były wprowadzane ręcznie (paleta kontra ręczna dokumentacja i spis zawartości palety) i wprowadzane do aplikacji Excel.

Jedna dostawa dziesięciu kodów towarowych mogła mieć nawet 250 różnych lokalizacji. Wszystko spisywaliśmy na kartkach, a potem ktoś przepisywał te dane do naszego systemu Symfonia ERP. Istniało ryzyko w popełnieniu błędu w odczycie, jak również ryzyko przy wpisywaniu ręcznym. Na magazynie tworzyły się rozbieżności, które skutkowały zaburzeniami w kolejnych procesach (np. przy wydaniu towaru czy przesunięciu wewnątrz lub międzymagazynowym)” – tłumaczy Paweł Łysień, dyrektor operacyjny AVA CEE sp.z.o.o.


Istotną rolę w procesie automatyzacji magazynu odegrała zmiana profilu działalności spółki i powiększenie biznesu o części do samochodów osobowych. Dotychczasowy, kartkowy system dokumentacji (przy dokumentach wysyłkowych liczących czasem 800 wierszy i 13 tysięcy aktywnych referencji) musiał w końcu ustąpić miejsca zautomatyzowanemu systemowi obsługi magazynu.

Spółka rozpoczęła rozmowy z firmami oferującymi VNF (wirtualizacje funkcji sieciowych). Każde z proponowanych rozwiązań było jednak obok systemu Symfnia ERP, z którego AVA CEE korzystała. Eastsoft jako jedyny producent potrafił zrealizować coś, co znajduje się wewnątrz oprogramowania Sage Symfonia. Od 2017 roku AVA CEE korzysta z rozwiązania Sage Mobilny Magazyn.

Jak monitorować pracę magazynu z poziomu komputera?

Wdrożenie Sage Mobilny Magazyn poprzedziły testy. Eastsoft wspólnie ze spółką AVA CEE stworzyli wirtualny magazyn z etykietami, lokalizacjami w celu sprawdzenia różnych wariantów operacji magazynowych. Na początku firmy skupiły się na przyjęciach, wydaniach i przesunięciach magazynowych; wyeliminowały rozbieżności między pobieraniem towaru a wskazaną błędną lokalizacją w systemie. Metodą kolejnych iteracji rozwiązania informatycznego partnerzy stworzyli model dokumentacji wysyłkowej, moduł inwentaryzacji, rozchodu wewnętrznego, weryfikacji stanu magazynowego po lokalizacji i po towarze. Z inicjatywy AVA CEE dodano również funkcję podglądu na żywo w systemie Sage Symfonia statusu realizacji przyjęć, wydań i pakowania produktu. Ta funkcjonalność bardzo mocno sprawdziła się w czasie pandemii. Od sierpnia 2020 roku biuro jest oddzielone od magazynu i żaden pracownik biurowy nie wchodzi na magazyn, łącznie z zarządem i osobami odpowiedzialnymi za logistykę

Obecnie mamy zdalny podgląd tego, co dzieje się na magazynach: widzimy status wydań, realizację przyjęć i pakowania produktu. Jako menedżer nie muszę pojawiać się fizycznie na magazynie, mam dostęp do całego procesu zdalnie” – podsumowuje Paweł Łysień, dyrektor operacyjny AVA CEE.


W przeszłości dokumentacyjne przyjęcie dostawy zajmowało pracownikom magazynu AVA CEE nawet 2-3 godziny. Czas, który zaoszczędzili na tworzeniu dokumentacji pozwolił im skupić się na strategicznych działaniach. Spółka wyeliminowała również błędy w wysyłce, co przełożyło się na zwiększenie satysfakcji po stronie klientów.

Wyeliminowaliśmy pomyłki. Dzięki Sage Mobilny Magazyn zyskaliśmy ok. 50 proc. czasu wykwalifikowanych osób, które mogą poświęcić energię na strategiczne działania. Pracę dokumentową zastąpiło skanowanie i akceptacja dokumentów, która odbywa się w Sage Mobilny Magazyn. Przy przeciętnym przyjęciu dostaw przyjmujemy nawet około 550 referencji do 1,5 tysiąca lokalizacji. Bez automatyzacji procesów i mobilnego magazynu nie wyobrażam sobie obecnie funkcjonowania spółki” – mówi Paweł Łysień, dyrektor operacyjny AVA CEE.


Niemal stuprocentowa zgodność przygotowanej dla klienta dostawy pozwala również AVA CEE szybciej informować o statusie realizacji zamówienia. Gdy ocena serwisu logistycznego wzrasta o kilkanaście procent, przekłada się to na wybór dostawcy.

Zaangażowany zespół kluczem do sukcesu wdrożenia

Przedstawiciel spółki zwraca uwagę, jak ważne jest wyjaśnienie pracownikowi powodów, dla których firma decyduje się na wdrożenie mobilnego magazynu:

Jeżeli pracownik zrozumie założenia zmiany od początku, nie ma obaw z ich wdrażaniem w życie. Jako menedżer muszę i chcę być na bieżąco. Nie mogę zostawić pracowników z ich pytaniami i wątpliwościami dotyczącymi technologii. Sami szybko przekonali się do nowych rozwiązań, gdy zauważyli, jak bardzo są one pomocne w wykonywaniu codziennych zadań, proste w obsłudze i zwiększające wydajność pracy, co bezpośrednio przekłada się na skuteczność realizacji prowadzonej działalności” – dodaje Paweł Łysień, dyrektor operacyjny AVA CEE.


Podkreśla przy tym, że sukces związany z wdrożeniem Sage Mobilny Magazyn w firmie to przede wszystkim efekt pracy pracowników:

Zespół był zaangażowany od początku, czujnie i świadomie realizował poszczególne procesy, był otwarty na zmiany w ich długoletnim systemie pracy, a także konsekwentnie wskazywał obszary do poprawy i rozwoju systemu” – podsumowuje przedstawiciel spółki.


Źródło: www.sage.com.pl

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top