W przedsiębiorstwach dystrybucyjnych i produkcyjnych czasochłonne są przyjęcia magazynowe. Sprawdzenie dostaw, fizyczne ich przyjęcie i lokalizacja to jedna kwestia. Obok zaś równie ważnym aspektem jest ewidencja dostaw w systemie magazynowym i wygenerowanie na tej podstawie stosowanych dokumentów. Firma TOT.NET proponuje usprawnienie tego procesu przez zastosowanie wybranych funkcji mobilnego systemu ProTrace.
{MosModule module=GreneReklama}
Przyjęcia w nowoczesnym stylu – tak można ująć tematykę niniejszej publikacji. Nowoczesne technologie automatycznej identyfikacji, zastosowanie przenośnych terminali radiowych, unikalne znakowanie magazynu i jednostek logistycznych to obszary, w które inwestują coraz częściej przedsiębiorstwa niemal w każdej branży dążąc do zaoferowania klientom wyższej jakości i optymalizacji własnych procesów pracy.
Jak przebiegają przyjęcia dostaw w nowoczesnym stylu?
Identyfikacja każdej dostawy polega na określeniu podstawowych informacji typu dostawca, numer dostawy, data zamówienia, nr zamówienia itp. Istotne jest także sprawdzenie każdej kolejno przyjmowanej pozycji zamówienia. Dane te następnie ewidencjonowane są w systemie informatycznym przedsiębiorstwa. Przepisywanie informacji może powodować błędy, a przede wszystkim jest zbędnym nakładem czasu pracy. Przy wykorzystaniu automatycznej identyfikacji przyjęcie dostaw wygląda następująco:
Zastosowanie systemu ProTrace umożliwia szybką ewidencję wykonywanych prac i bezbłędne sprawdzanie zamówionej dostawy. Pracownik przyjmujący dostawę zostaje wyposażony w terminal działający w sieci radiowej. Posiada on wbudowany czytnik kodów kreskowych oraz wgraną aplikację ProTrace z udostępnionymi użytkownikowi prawami do przyjęć magazynowych. ProTrace komunikuje się w sieci radiowej z systemem magazynowym działającym na komputerach PC czerpiąc dane np. o zamówieniach, numerach referencyjnych dla danych asortymentów, numerach dostawców. Dzięki temu nie ma potrzeby dublowania wprowadzanych danych. Zostaje zachowana unikatowa, jednolita identyfikacja obowiązująca w systemie magazynowym dla danych asortymentów, zamówień, dostawców i innych danych, które wykorzystuje ProTrace. Dzięki współpracy z systemem magazynowym, ProTrace mobilnie rejestruje i waliduje wiele informacji np. związanych z przyjęciami i dane te przesyła za pomocą przygotowanych interfejsów do systemu magazynowego działającego na komputerach stacjonarnych. Dzięki temu można mieć dostęp do zawsze aktualnych danych o przyjęciach magazynowych w czasie rzeczywistym (w momencie fizycznego przyjmowania dostawy na magazyn). ProTrace może także wzbogacać system magazynowy o wiele cennych, a brakujących funkcji np. o raportowanie, lokalizację miejsca w magazynie, zasady FIFO, śledzenie ruchu jednostek logistycznych w czasie rzeczywistym itp. Przyjmujemy, że jednostką logistyczną jest dowolna kombinacja jednostek handlowych magazynowanych w różnorodnych formach i identyfikowana na różnych poziomach głębokości (np. co do partii zbiorczej, opakowania, dostawy, unikatowej jednostki – w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa związanych z identyfikacją).
W systemie ProTrace istnieje kilka różnych wariantów przyjęć dostaw. W zależności od specyfiki przedsiębiorstwa przygotowany jest model mobilnych przyjęć zgody z ustalonym schematem współpracy z dostawcami i potrzebami wewnętrznymi przedsiębiorstwa. Jeśli dostawcy stosują własne symboliki kodów system ProTrace bez problemu je identyfikuje za pomocą translatora etykiet. Jest to moduł funkcjonalny wchodzący w skład ProTrace, który umożliwia samodzielne zdefiniowanie kodów kreskowych dostawców i automatyczne ich przepisanie do wewnętrznych referencji nadanych w systemie magazynowym.
Dostawcy mogą stosować różne standardy kodowania. Najczęściej spotykanym w łańcuchach dostaw jest standard EAN-UCC, który bez problemu można automatycznie identyfikować za pomocą ProTrace. Standard EAN-UCC identyfikuje unikatową na skalę świata grupę danego asortymentu. Jeśli przedsiębiorstwo chce głębiej identyfikować poszczególne jednostki wówczas należy po przyjęciu danej dostawy nadać jej wewnętrzny, unikatowy kod, dzięki czemu będzie można od tego momentu automatycznie śledzić każdy ruch w ramach gospodarki magazynowej dla danej jednostki (model cointainer management). Zbieranie tak szczegółowych danych dla wielu przedsiębiorstw jest bardzo cenne, ponieważ wówczas znamy pełną historię operacji magazynowych w czasie rzeczywistym i mamy dostęp do zawsze aktualnych stanów magazynowych. Wady tego modelu? Trudno mówić tu o wadach, jednak model ten wymaga poświęcenia odpowiedniego nakładu czasu pracy na zbieranie informacji i polecany jest przedsiębiorstwom dobrze zorganizowanym. Należy w tym miejscu zauważyć, że nakład czasu pracy na odręczne ewidencjonowanie i zliczanie składkowych dla danych operacji magazynowych jest o wiele większy od wykonywania tych czynności w modelu cointainer management .
Przykładowy sposób przyjęcia magazynowego za pomocą systemu ProTrace:
Pracownik przyjmujący dostawę ma do dyspozycji terminal, na którym pracuje system ProTrace. W momencie nowej dostawy uruchamiana jest funkcja przyjęcia:
W ProTrace istnieją też inne modele przyjęć np. oparte na etykietach dostawców bądź przyjęcia przez ręczne wprowadzanie danych o przyjmowanych jednostkach. Te ostatnie mają najczęściej miejsce kiedy przedsiębiorstwo nie generuje w systemie magazynowym zamówień dostaw, a dostawcy nie stosują oznaczeń w oparciu o etykiety logistyczne. W takim przypadku można dla ułatwienia i przyspieszenia przyjęć stosować wewnętrzne tablice z kodami kreskowymi dla danych dostawców bądź asortymentów.
ProTrace posiada również rozbudowane możliwości automatycznego generowania różnorodnych raportów i zestawień. Każdorazowo raporty dostosowane są do potrzeb przedsiębiorstwa. Poniżej zaprezentowano przykładowy raport z przyjęć magazynowych:
We współpracy z firmą TOT.NET istnieje możliwość wdrożenia systemu ProTrace etapami – zaczynając w pierwszej kolejności od obszarów funkcjonalnych, które w przedsiębiorstwie stanowią tzw. „wąskie gardła”. Poza przyjęciami magazynowymi automatyczną identyfikację danych przy udziale oprogramowania ProTrace można rozwijać na przesunięcia, wydania magazynowe, kompletację zamówień, a w przedsiębiorstwach produkcyjnych – na przesunięcia surowców na produkcję, zgłaszanie zapotrzebowania na surowce/półfabrykaty na danych miejscach produkcyjnych, zgłoszenia produkcji i przekazania do magazynu wyrobów gotowych.
Jak przebiegają przyjęcia dostaw w nowoczesnym stylu?
Identyfikacja każdej dostawy polega na określeniu podstawowych informacji typu dostawca, numer dostawy, data zamówienia, nr zamówienia itp. Istotne jest także sprawdzenie każdej kolejno przyjmowanej pozycji zamówienia. Dane te następnie ewidencjonowane są w systemie informatycznym przedsiębiorstwa. Przepisywanie informacji może powodować błędy, a przede wszystkim jest zbędnym nakładem czasu pracy. Przy wykorzystaniu automatycznej identyfikacji przyjęcie dostaw wygląda następująco:
Zastosowanie systemu ProTrace umożliwia szybką ewidencję wykonywanych prac i bezbłędne sprawdzanie zamówionej dostawy. Pracownik przyjmujący dostawę zostaje wyposażony w terminal działający w sieci radiowej. Posiada on wbudowany czytnik kodów kreskowych oraz wgraną aplikację ProTrace z udostępnionymi użytkownikowi prawami do przyjęć magazynowych. ProTrace komunikuje się w sieci radiowej z systemem magazynowym działającym na komputerach PC czerpiąc dane np. o zamówieniach, numerach referencyjnych dla danych asortymentów, numerach dostawców. Dzięki temu nie ma potrzeby dublowania wprowadzanych danych. Zostaje zachowana unikatowa, jednolita identyfikacja obowiązująca w systemie magazynowym dla danych asortymentów, zamówień, dostawców i innych danych, które wykorzystuje ProTrace. Dzięki współpracy z systemem magazynowym, ProTrace mobilnie rejestruje i waliduje wiele informacji np. związanych z przyjęciami i dane te przesyła za pomocą przygotowanych interfejsów do systemu magazynowego działającego na komputerach stacjonarnych. Dzięki temu można mieć dostęp do zawsze aktualnych danych o przyjęciach magazynowych w czasie rzeczywistym (w momencie fizycznego przyjmowania dostawy na magazyn). ProTrace może także wzbogacać system magazynowy o wiele cennych, a brakujących funkcji np. o raportowanie, lokalizację miejsca w magazynie, zasady FIFO, śledzenie ruchu jednostek logistycznych w czasie rzeczywistym itp. Przyjmujemy, że jednostką logistyczną jest dowolna kombinacja jednostek handlowych magazynowanych w różnorodnych formach i identyfikowana na różnych poziomach głębokości (np. co do partii zbiorczej, opakowania, dostawy, unikatowej jednostki – w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa związanych z identyfikacją).
W systemie ProTrace istnieje kilka różnych wariantów przyjęć dostaw. W zależności od specyfiki przedsiębiorstwa przygotowany jest model mobilnych przyjęć zgody z ustalonym schematem współpracy z dostawcami i potrzebami wewnętrznymi przedsiębiorstwa. Jeśli dostawcy stosują własne symboliki kodów system ProTrace bez problemu je identyfikuje za pomocą translatora etykiet. Jest to moduł funkcjonalny wchodzący w skład ProTrace, który umożliwia samodzielne zdefiniowanie kodów kreskowych dostawców i automatyczne ich przepisanie do wewnętrznych referencji nadanych w systemie magazynowym.
Dostawcy mogą stosować różne standardy kodowania. Najczęściej spotykanym w łańcuchach dostaw jest standard EAN-UCC, który bez problemu można automatycznie identyfikować za pomocą ProTrace. Standard EAN-UCC identyfikuje unikatową na skalę świata grupę danego asortymentu. Jeśli przedsiębiorstwo chce głębiej identyfikować poszczególne jednostki wówczas należy po przyjęciu danej dostawy nadać jej wewnętrzny, unikatowy kod, dzięki czemu będzie można od tego momentu automatycznie śledzić każdy ruch w ramach gospodarki magazynowej dla danej jednostki (model cointainer management). Zbieranie tak szczegółowych danych dla wielu przedsiębiorstw jest bardzo cenne, ponieważ wówczas znamy pełną historię operacji magazynowych w czasie rzeczywistym i mamy dostęp do zawsze aktualnych stanów magazynowych. Wady tego modelu? Trudno mówić tu o wadach, jednak model ten wymaga poświęcenia odpowiedniego nakładu czasu pracy na zbieranie informacji i polecany jest przedsiębiorstwom dobrze zorganizowanym. Należy w tym miejscu zauważyć, że nakład czasu pracy na odręczne ewidencjonowanie i zliczanie składkowych dla danych operacji magazynowych jest o wiele większy od wykonywania tych czynności w modelu cointainer management .
Przykładowy sposób przyjęcia magazynowego za pomocą systemu ProTrace:
Pracownik przyjmujący dostawę ma do dyspozycji terminal, na którym pracuje system ProTrace. W momencie nowej dostawy uruchamiana jest funkcja przyjęcia:
W systemie magazynowym na stanowisku stacjonarnym PC wcześniej zostało utworzone zamówienie dostawy, na podstawie, którego ProTrace weryfikuje nową dostawę. Przez interfejs z systemem magazynowym ProTrace odcztuje dane o oczekiwanej dostawie. Na terminalu wyświetlana jest lista pozycji konkretnej dostawy. Pracownik może je zaakceptować bądź wprowadzić dane np. według stanu faktycznego dostawy (zmiany co do ilości itp.). Istnieje możliwość przygotowania różnych podpowiedzi dla pracownika lub blokad od strony ProTrace, które chronią przed błędami ludzkimi. Po przyjęciu danej jednostki pracownik identyfikuje ją unikalnym, wewnętrznym kodem i za pomocą skanowania wiąże informacje o zamówieniu z unikatową jednostką. Od tej pory naklejony kod wewnętrzny jednoznacznie będzie określał przyjętą jednostkę i jej ilość. Po zakończeniu identyfikacji wszystkich przyjmowanych w dostawie pozycji, system ProTrace przesyła do systemu magazynowego informacje o rzeczywiście przyjętych danych, które mogą automatycznie generować dokument przyjęcia.
W systemie ProTrace naklejony unikalny kod kreskowy może być pobrany ze wcześniej wydrukowanej partii kodów. Kody mogą być również drukowane w chwili przyjęcia po identyfikacji przyjmowanej pozycji.
W ProTrace istnieją też inne modele przyjęć np. oparte na etykietach dostawców bądź przyjęcia przez ręczne wprowadzanie danych o przyjmowanych jednostkach. Te ostatnie mają najczęściej miejsce kiedy przedsiębiorstwo nie generuje w systemie magazynowym zamówień dostaw, a dostawcy nie stosują oznaczeń w oparciu o etykiety logistyczne. W takim przypadku można dla ułatwienia i przyspieszenia przyjęć stosować wewnętrzne tablice z kodami kreskowymi dla danych dostawców bądź asortymentów.
ProTrace posiada również rozbudowane możliwości automatycznego generowania różnorodnych raportów i zestawień. Każdorazowo raporty dostosowane są do potrzeb przedsiębiorstwa. Poniżej zaprezentowano przykładowy raport z przyjęć magazynowych:
We współpracy z firmą TOT.NET istnieje możliwość wdrożenia systemu ProTrace etapami – zaczynając w pierwszej kolejności od obszarów funkcjonalnych, które w przedsiębiorstwie stanowią tzw. „wąskie gardła”. Poza przyjęciami magazynowymi automatyczną identyfikację danych przy udziale oprogramowania ProTrace można rozwijać na przesunięcia, wydania magazynowe, kompletację zamówień, a w przedsiębiorstwach produkcyjnych – na przesunięcia surowców na produkcję, zgłaszanie zapotrzebowania na surowce/półfabrykaty na danych miejscach produkcyjnych, zgłoszenia produkcji i przekazania do magazynu wyrobów gotowych.
Krótszy czas realizacji zamówień, redukcja kosztów operacyjnych, poprawa jakości obsługi klientów – to tylko kilka korzyści biznesowych, jakie przyniosło hurtowni produktów leczniczych Target wdrożenie oprogramowania do zarządzania magazynem Comarch 
