Każdy obszar działalności przedsiębiorstwa ma przypisane wykonywanie określonych zadań, których celem jest przynoszenie możliwie najlepszych efektów. Poszczególne komórki organizacyjne generują zapotrzebowania dotyczące ich własnej pracy bądź obsługi zleceń i klientów. Nie ma wyjątku, każdy dział, komórka czy pracownik, aby wykonywać powierzone zadania muszą być wyposażeni w narzędzia do ich realizacji.
Jaka cecha łączy zarówno recepcję, jak i kluczowy w firmie wytwórczej dział produkcji, czy też pojedynczego pracownika magazynu, panią księgową, specjalistę kontroli jakości, a nawet sekcję porządkową? Odpowiedź jest prosta: wszyscy oni zgłaszają potrzeby i związane z nimi zamówienia. Oczywiście pomiędzy zapotrzebowaniem na każdym ze stanowisk istnieje wiele różnic - jedne dotyczą drobnych artykułów biurowych inne niezbędnych do produkcji wyrobu gotowego komponentów. Zasadniczą różnicą jest więc koszt poszczególnych zapotrzebowań (zamówień).
W zależności od przyjętych procedur przed przystąpieniem do realizacji zamówień konieczne jest ich zatwierdzenie na różnych szczeblach struktury organizacyjnej. Zasadą jest, że im koszty związane z zamówieniem są wyższe, tym głębiej w strukturę organizacyjną wnika konieczność jego akceptacji. Najczęściej osobami akceptującymi są dział zakupów, przełożony działu, z którego generowana jest potrzeba, kontroler kosztów, dyrektor. Niestety czas zgłaszania zapotrzebowania i jego akceptacji zazwyczaj się wydłuża. Przekazany do wyższego szczebla dokument zapotrzebowania może się „zawieruszyć” wśród innych dokumentów, zanim zostanie zatwierdzony. Decydent przetrzyma go omyłkowo w szufladzie, itp. Natomiast osoba oczekująca akceptacji niecierpliwi się z powodu braku narzędzia do wykonania zadania. Takie sytuacje nierzadko występują w każdej organizacji.
TOT.NET proponuje niezastąpione oprogramowanie, dzięki któremu przedsiębiorstwo pozbędzie się problemów związanych z generowaniem i obiegiem zamówień.
TOT.NET proponuje niezastąpione oprogramowanie, dzięki któremu przedsiębiorstwo pozbędzie się problemów związanych z generowaniem i obiegiem zamówień.
Case study wdrożenia ORDINO - obieg zamówień.
Firma produkcyjna zatrudnia około 150 osób działach: produkcyjnym, magazynowym, administracyjnym i księgowości. Każdego dnia generują one nawet po kilkadziesiąt zamówień wewnętrznych i zewnętrznych. Ze względu na problemy z ich obsługą decydenci firmy postanowili wdrożyć system ORDINO. TOT.NET w pierwszej kolejności miał za zadanie zaimplementować ORDINO Obieg Zamówień, gdyż w tym obszarze ścieżka papierowych dokumentów sprawiała przedsiębiorstwu najwięcej kłopotów.
Od chwili uruchomienia systemu, każdy pracownik spółki zgłasza zapotrzebowanie na niezbędne na jego stanowisku pracy artykuły poprzez wygenerowanie elektronicznego zamówienia.
Wpisuje w formularzu ORDINO dane określające jego konkretne zapotrzebowanie, przede wszystkim umieszcza informację o osobie zamawiającej, co i w jakiej ilości zamawia, na konto którego działu zgłasza potrzebę, określa projekt, którego ona dotyczy oraz podstawowe warunki realizacji dostawy i płatności. Formularz udostępnia także kolumnę na wpisanie własnych komentarzy i uwag.
Od chwili uruchomienia systemu, każdy pracownik spółki zgłasza zapotrzebowanie na niezbędne na jego stanowisku pracy artykuły poprzez wygenerowanie elektronicznego zamówienia.
Wpisuje w formularzu ORDINO dane określające jego konkretne zapotrzebowanie, przede wszystkim umieszcza informację o osobie zamawiającej, co i w jakiej ilości zamawia, na konto którego działu zgłasza potrzebę, określa projekt, którego ona dotyczy oraz podstawowe warunki realizacji dostawy i płatności. Formularz udostępnia także kolumnę na wpisanie własnych komentarzy i uwag.
Poniżej przedstawiono wypełniony przykładowy formularz zgłoszenia zamówienia w systemie ORDINO. Wypełniają go wszyscy pracownicy chcący złożyć jakiekolwiek zamówienie, bez względu na pion szczebla organizacyjnego, na którym się znajdują.
W firmie w związku z wewnętrznym regulaminem, każdy pracownik ma przypisany, zależny od zajmowanego stanowiska i funkcji, próg wydatków, które może ponieść bez akceptacji innej osoby. Im wyższe stanowisko i funkcję pełni, tym wyższej wartości zamówienia może generować nie prosząc o ich akceptację przełożonego lub osoby odpowiedzialnej za kontrolę kosztów. Jeśli więc osoba generująca zapotrzebowanie ma ustalony niski próg wydatków, a jej zamówienie przekracza ten próg, to ORDINO automatycznie podpowiada, że wymagana jest akceptacja i przez kogo, w ścieżce obiegu. Obieg zamówień został zdefiniowany dla przedsiębiorstwa w momencie przygotowania projektu technicznego i kształtuje się następująco:
W firmie w związku z wewnętrznym regulaminem, każdy pracownik ma przypisany, zależny od zajmowanego stanowiska i funkcji, próg wydatków, które może ponieść bez akceptacji innej osoby. Im wyższe stanowisko i funkcję pełni, tym wyższej wartości zamówienia może generować nie prosząc o ich akceptację przełożonego lub osoby odpowiedzialnej za kontrolę kosztów. Jeśli więc osoba generująca zapotrzebowanie ma ustalony niski próg wydatków, a jej zamówienie przekracza ten próg, to ORDINO automatycznie podpowiada, że wymagana jest akceptacja i przez kogo, w ścieżce obiegu. Obieg zamówień został zdefiniowany dla przedsiębiorstwa w momencie przygotowania projektu technicznego i kształtuje się następująco:
Struktura obiegu zamówienia jest dostosowana w każdym projekcie do indywidualnego toku procesu obiegu w danym przedsiębiorstwie.
Jeżeli budżet zamówienia przekracza próg wydatków generującego je pracownika, wówczas wysyłane jest do akceptacji osoby, która jest zdefiniowana w ścieżce obiegu ORDINO i ma przypisany wyższy próg wydatków – w przypadku opisanego przykładu do kierownika działu. Składający zamówienie nie może go jeszcze zrealizować, a formularz znajduje się w grupie oczekujących na odpowiedź o akceptacji lub odrzuceniu.
Kierownik działu na ekranie swojego komputera widzi zamówienie wygenerowane przez pracownika. Jednak budżet oczekującego na akceptację zapotrzebowania jest na tyle wysoki, że przekracza próg wydatków ustalony dla jego stanowiska. Wobec tego wówczas poza kierownikiem działu zamówienie musi trafić do jeszcze wyższego w hierarchii struktury organizacyjnej szczebla – w tym przypadku do działu zakupów. Jeżeli kierownik uzna wydatek za bezzasadny, ma możliwość odrzucenia zamówienia zamiast przekazywać go dalej.
Załóżmy, że kierownik nie odrzucił zamówienia i przekazał go do akceptacji kolejnej osobie w ścieżce obiegu - jest nią specjalista ds. zakupów. Osoba ta ma wyższy od kierownika działu próg wydatków. Do niej trafiają nie odrzucone przez kierownika działu zamówienia. Specjalista ds. zakupów może zaakceptować bądź odrzucić zapotrzebowanie. W podanym przykładzie osoba ta odrzuca zamówienie. Wówczas do kierownika działu i pracownika wraca formularz z informacją o odrzuceniu zamówienia. Poniżej zobrazowano przykładowy ekran dla zamówienia odrzuconego przez osobę na stanowisku specjalisty ds. zakupów.
Ścieżka obiegu zamówień w tym przedsiębiorstwie jest tak zaprojektowana, że każde zamówienie, które ze względu na wysokość planowanych do jego realizacji wydatków, wymaga akceptacji najwyższego szczebla (dyrektora) w pierwszej kolejności trafia do działu zakupów. Zakupy decydują czy omawiane zamówienie przekazać do akceptacji dyrektora czy też odrzucić je nie przedstawiając dyrektorowi w ogóle.
Decyzja o akceptacji zamówienia przez dyrektora trafia w informacji zwrotnej do osób związanych z wygenerowanym zamówieniem.
Zgodnie z potrzebami firmy do formularza elektronicznego zamówienia poza jego standardowym opisem można dodać komentarze, załączniki, priorytety ważności. Istnieje możliwość elektronicznej konsultacji zapotrzebowania z innymi pracownikami firmy. Na każdym etapie można sprawdzić stan zapotrzebowania i jego akceptacji bądź braku zgody. System zbiera pełną historię pracy nad zamówieniem. W ostatnim etapie, po otrzymaniu akceptacji na realizację potrzeby, drukowana jest wersja zamówienia wg ustalonego formularza z logo firmy i odpowiednimi, wymaganymi adnotacjami. Podpisany dokument jest gotowy do przekazania dostawcy.
Decydenci zaznaczają, że odkąd w ich firmie zamówienia składa się dzięki ORDINO w postaci elektronicznej, proces ten przebiega dużo sprawniej, komunikacja między wszystkimi osobami odpowiedzialnymi za pracę nad danym zamówieniem jest uproszczona, oni sami mają pogląd na planowanie wszystkich wydatków w firmie.Przedstawiona ścieżka obiegu zamówień odwzorowuje przykładowy proces składania zamówień wewnętrznych i ich akceptacji. Możliwe jest wdrożenie również ORIDNO obieg faktur, w którym będą połączone zamówienia z fakturami przychodzącymi.
TOT.NET podchodzi do realizacji każdego projektu indywidualnie, dlatego każdy nasz Klient ma prawo sam ustalić szczegóły wyglądu ORDINO zgodnie z jego własnymi potrzebami. Również zważywszy na różnice i niepowtarzalność procesów związanych z obiegiem dokumentów nasza firma indywidualnie dostosowuje oprogramowanie do specyfiki ścieżki obiegu w każdym przedsiębiorstwie.
Krótszy czas realizacji zamówień, redukcja kosztów operacyjnych, poprawa jakości obsługi klientów – to tylko kilka korzyści biznesowych, jakie przyniosło hurtowni produktów leczniczych Target wdrożenie oprogramowania do zarządzania magazynem Comarch 
