itintegro logo2015Pandemia COVID-19 wstrząsnęła rzeczywistością biznesową i gospodarczą. W większości przedsiębiorstw, pracownicy oraz kadra kierownicza – są zmuszeni do poszukiwania nowych form współpracy i organizacji pracy biurowej. By zagwarantować płynność pracy, decydują się na wdrożenie pracy zdalnej, która stanie się prawdopodobnie codziennością światowego biznesu.

 REKLAMA 
 ifs 380 380 styczen 2019 
 
Bardzo szybko okazało się, że większość firm nie radzi sobie w tej trudnej sytuacji. Przedsiębiorstwa mierzą się z chaosem pracy, a także utrudnioną komunikacją – zarówno wewnątrz firmową, jak i zewnętrzną - z klientami i kontrahentami. Należy pamiętać, że właściwa komunikacja jest obecnie niezwykle istotna dla utrzymania relacji i zapewnienia ciągłego przepływu informacji.

Sytuacja, w której znalazły się firmy praktycznie z każdego zakątka świata, na zawsze zmieni rzeczywistość biznesową. Niewidoczny wróg, który sparaliżował gospodarkę, wymusza na nas zmianę modelu pracy – na model pracy zdalnej – mówi Daria Widerowska, Marketing & PR Manager, IT.integro – Mimo że zagadnienie pracy zdalnej funkcjonuje od lat i jest szczególnie doceniane przez pracowników z młodego pokolenia, to dopiero dziś przestawić się na nią muszą wszyscy” – dodaje.


Aby wesprzeć swoje zespoły, liderzy muszą dostarczyć im odpowiednie narzędzia. Takie, które można szybko wdrożyć, są intuicyjne i łatwe w obsłudze.

Sytuacja zmienia się niezwykle szybko, a przedsiębiorstwa nie mają czasu i możliwości, by zapewnić długotrwałe szkolenia. Wymagają rozwiązań, które w sposób płynny umożliwią stworzenie zintegrowanego wirtualnego centrum pracy zespołowej. Dzięki nim będą mogli skonfrontować się z głównymi wyzwaniami stojącymi przed przedsiębiorcami w czasie wymuszonej nieprzewidzianymi okolicznościami pracy zdalnej.

Wśród nich znajduje się pakiet narzędzi od Microsoft – Office 365, które pozwala szybko zmienić pracownikom swój model komunikacji.

5 wyzwań, które stoją przed organizacjami w czasach pracy zdalnej

1. Brak dostępu do zasobów poza siedzibą firmy

W czasie energicznie zmieniających się warunków, niezwykle istotne jest zagwarantowanie pracownikom dostępu do zasobów, z każdego miejsca i o każdej porze. Takie rozwiązanie dają narzędzia pakietu Office 365, które dostępne są w klasycznych aplikacjach, jak i w wersjach mobilnych - na tabletach i telefonach. Użytkownicy mogą z nich korzystać także poprzez przeglądarkę internetową.

Co więcej, Office 365 działa tak samo dobrze na urządzeniach Apple, jak i posiadających oprogramowanie Windows lub Android.

2. Brak możliwości bezpośredniej komunikacji i izolacja pracowników

Praca zdalna powoduje izolację pracowników. W wyniku braku bezpośredniego kontaktu, liderzy mogą nie dostrzegać problemów w swoich zespołach, takich jak brak motywacji czy słabnące zaangażowanie. Ograniczenie do korespondencji e-mailowej czy rozmowy telefonicznej tylko pogłębiają te niedogodności.

Sytuację pozwala zmienić komunikator Microsoft Teams dostępny w pakiecie Office 365. Funkcjonalnościami przypomina popularnego Messengera czy WhatsAppa, jednak jest rozwiązaniem do komunikacji biznesowej. Osoby, które przyzwyczajone są do korzystania z komunikatorów na co dzień, łatwiej będą wyrażały swoje opinie czy emocje poprzez tego typu narzędzie, niż przez e-mail. Co więcej, aplikacja Teams pozwala prowadzić wideo rozmowy z wieloma użytkownikami – nawet do 10 000. Dzięki temu jednocześnie możemy zorganizować spotkania on-line z zespołem lub nawet wszystkimi pracownikami przedsiębiorstwa. Ta forma komunikacji może pozytywnie wpłynąć na złagodzenie izolacji i poprawić efektywność członków zespołu.

3. Nieefektywna współpraca w zespołach

Microsoft Teams pozwala na prowadzenie chatów grupowych oraz tworzenie zespołów. Można do nich dodawać osoby, które pracują nad wspólnym projektem, a także prowadzić tam komunikację ograniczoną do wyłącznie jednego tematu. W ten sposób pracownicy zyskują płynny przepływ informacji oraz szybsze odpowiedzi i reakcje niż w przypadku wiadomości e-mail. Za pośrednictwem chatu można również udostępniać pliki. Dodatkowo są one automatycznie zapisywane w zasobach chmurowych. Jeśli są to pliki tekstowe typu Microsoft Word, Excel bądź inne dokumenty z pakietu Office 365, to wszystkie osoby posiadające dostęp do wybranego zespołu, mają możliwość edycji w narzędziach on-line.

Pliki, które zapisane są w chmurze, można otwierać w klasycznych aplikacjach. Wprowadzane w nich zmiany będą automatycznie zapisywane we wspólnej wersji pliku.

Dobrym przykładem wykorzystania tej funkcji, może być wspólna praca nad prezentacją w programie PowerPoint. Wszyscy zainteresowani mogą ją jednocześnie edytować w jednym pliku, a także monitorować nanoszone przez innych użytkowników. Mogą również dodawać komentarze i wymieniać się uwagami. Taki sposób pracy pozwala zaoszczędzić czas i prowadzi do usprawnienia komunikacji i integracji członków zespołu.

4. Niska kontrola postępów realizacji zadań

Zespół pracujący na co dzień w jednej przestrzeni może swobodnie komunikować się na temat zadań, podziału obowiązków, postępów w projektach, czy problemów, które pojawiają się w trakcie pracy.

Odseparowanie w czasie wykonywania pracy zdalnej utrudnia wymianę informacji, co może poskutkować tym, że komunikacja pomiędzy członkami zespołu zanika. Bez odpowiedniej koordynacji działań, niektóre zadania mogą być wykonywane wielokrotnie, a priorytety nie zostaną realizowane właściwie.

Zarządzanie projektami i zadaniami należącymi do poszczególnych pracowników warto oprzeć o Microsoft Planner. Ta aplikacja dostarcza wszelkie funkcjonalności potrzebne do zarządzania zadaniami. Każdy użytkownik posiada dostęp do panelu, w którym widzi wyznaczone mu zadania wraz z terminami ich wykonania. Może również zmieniać statusy swoich działań oraz otrzymywać informacje na temat postępów innych członków zespołu. Lider zyskuje narzędzie ułatwiające podział obowiązków i nadzorowanie wykonanych prac.

To, co wyróżnia Microsoft Planner spośród podobnych rozwiązań, to jego integracja z innymi rozwiązaniami na co dzień wykorzystywanymi w pracy. Zespoły zbudowane w Microsoft Teams są tożsame z zespołami w Plannerze, a pliki dołączone w Plannerze, są automatycznie widoczne w SharePoint i w zasobach OneDrive. Dzięki temu cały zespół ma dostęp do tych samych zasobów, a zmiany nanoszone w plikach są aktualizowane w sposób automatyczny, co oznacza, że nie ma zatem potrzeby ponownego przesyłania plików.

5. Zwiększenie ryzyka naruszenia bezpieczeństwa

W obecnej sytuacji kryzysowej przedsiębiorcy zapominają o bezpieczeństwie w sieci, a przecież stabilny dostęp do usług, takich jak choćby poczta elektroniczna, jest niezwykle ważny. Narzędzia z pakietu Office 365 zostały wyposażone w liczne zabezpieczenia antywirusowe i antyspamowe. Nie trzeba się także bać utraty danych.

Stwórz wirtualne centrum pracy zdalnej z Office 365 – przez 6 miesięcy za darmo!

Wdrażając narzędzia pakietu Office 365, przedsiębiorstwa zapewniają swoim pracownikom spójny ekosystem pracy, który pozwoli im na wykonywanie swoich obowiązków w utrudnionych warunkach pracy zdalnej.

Więcej informacji na temat możliwości skorzystania z bezpłatnego pakietu Office 365 można znaleźć na stronie www.myWORKPLACE.pl

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top