Dane w rękach nauki i administracji – tracimy czas, używamy przestarzałych systemów

Pracownicy administracyjni tracą wciąż za dużo czasu na manualną obsługę procesów związanych z zarządzaniem danymi. W papierowym obiegu aż 75% czasu związanego z przetworzeniem pojedynczego dokumentu zajmuje jego znalezienie i późniejsza segregacja (szacunki Deloitte 2014*). Oczekiwania nie słabną - urzędy powinny obsługiwać szybciej, a jednostki naukowe sprawniej ewaluować dokonania kadry naukowej, aby właściwie określać plany rozwoju czy ubiegać się o dotacje.


 REKLAMA 
 RAPORT ERP KLIKNIJ I POBIERZ 
Dane trzeba odpowiednio zapisać, przetworzyć i zarchiwizować. Jeśli proces ten w części obsługiwany jest ręcznie, powoduje to spowolnienie pracy, ryzyko błędu, a nawet utratę informacji. Jakie rozwiązania wdrożyć, aby tę statystykę poprawić i usprawnić pracę podmiotów użytku publicznego? Poznajmy stanowisko ekspertów i opinie instytucji, które z tych rozwiązań już korzystają.

Sprawność i niezawodność procesów komunikacji w szeroko rozumianej gospodarce uzależniona jest od efektywnej logistyki danych i szybkości ich przetwarzania, a te w coraz większym stopniu polegają na możliwościach technologii informatycznych. Systemy ICT i rozwiązania techniczne związane z elektroniczną wymianą danych stanowią dziś nieodzowny element infrastruktury gospodarczej. Rosnący przepływ danych w przedsiębiorstwach, jednostkach administracji publicznej czy sektora naukowego, wymaga dalece bardziej efektywnych niż w tradycyjnym, papierowym obiegu, mechanizmów obsługi strumieni informacyjnych, które w tych obszarach zachodzą.

Rozwój i upowszechnienie internetu w skali kraju w dużym stopniu wyrównały dostęp do elektronicznej wymiany danych. Pełne jednak wykorzystanie możliwości tego rozwiązania wymaga nie tylko wdrożenia odpowiednich standardów zapewniających zgodność przesyłu danych pomiędzy elementami łańcucha tej wymiany, ale także wypracowania postaw i kompetencji pozwalających w pełni korzystać z nowych technologii. Musimy nie tylko nauczyć się ich używać, ale umieć w innowacyjny sposób dostosowywać użycie do nowych narzędzi.

Z offline do e-usługi

Wdrożenie technologii informacyjno-komunikacyjnych, w tym także rozwiązań EDI sprawiło, że obsługa wielu obszarów działań zaczęła być prowadzona elektronicznie, a część z nich stworzyła nowe kategorie usług, wcześniej nie mających sowich odpowiedników offline. W efekcie obok tradycyjnego, powstał bardzo szeroki rynek online, który z uwagi na dynamikę środowiska, w którym się rozwija zaczyna obejmować niemal wszystkie segmenty gospodarki: e-finanse, e-zakupy, e-zdrowie, e-learning, e-edukacja, e-administracja, e-apteki, e-deklaracje, e-logistyka, e-praca, e-komunikacja, e-turystyka, a kończąc na e-kulturze.

Zakładając perspektywę docelowego upowszechnienia informatyzacji usług publicznych, należy przyjąć, że będzie ona istotnie wpływać, jeśli nie kształtować relacje na poziomie: B2B, B2C, C2B, C2C, A2B,C i B,C2A.
Znoszenie barier wdrażania szeroko rozumianej komunikacji elektronicznej to szansa stymulacji do tworzenia nowych obszarów działań wykorzystujących wirtualny rynek, oferowania wielu usług przekraczających standardy obsługi offline, a w konsekwencji rozwój społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy – podkreśla Adrian Lapierre, CEO firmy SoftProject odpowiedzialnej za integracje systemów ERP oraz zapewnienie ich bezpieczeństwa.

rysunek dane w rekach administracji
Rys.1. Model świadczenia e-usług w relacjach biznes, klient, administracja.

Dane - konkurencja oparta na wiedzy

Wiedza, zgodnie ze strategią rozwoju Polski, wskazywana jest jako obszar budowania konkurencyjności naszego kraju. Aby to założenie realizować nieodzowne jest zapewnienie warunków do rozwoju i synergii sektora nauki i innowacji, ze szczególnym wykorzystaniem nowoczesnych technologii. Ich zastosowanie w tym obszarze powinno być w pełni zorientowane na zwiększenia dostępu do informacji, a w konsekwencji budowania otwartego repozytorium wiedzy, służącego podnoszeniu kapitału intelektualnego społeczeństwa. Cel ten postawiony przed polskim sektorem nauki i edukacji, wymaga jednak konsekwentnego usprawniania całej infrastruktury odpowiedzialnej za procesy gromadzenia, przetwarzania i dystrybucji danych wewnątrz samych jednostek naukowych.

Sektor naukowy – bazą są wciąż czaso- i kosztochłonne systemy przetwarzania

Zadania bowiem realizowane przez uczelnie wyższe, instytuty i ośrodki badawczo-rozwojowe, to praca generująca ciągły wzrost ilości dokumentów i danych, a co za tym idzie, problemy związane z koordynacją działań podczas ich gromadzenia, spadkiem szybkości ich przetwarzania i przesyłania. Obejmuje to także obszar badań naukowych, których nieuniknionym efektem jest wytwarzanie danych i konieczność dokumentowania procesu ich powstawania.
W rzeczywistości kontrola nad procesem generowania danych i zdolność do zarządzania nimi staje się kluczowa w punktu widzenia szybkości osiągania celów badawczo-naukowych i obniżania kosztów ich realizacji. Istotną rolę w tym procesie odgrywają rozwiązania informatyczne pozwalające na: zarządzanie danymi i ich przetwarzanie w sposób powtarzalny i kontrolowany, zapobieganie utracie danych wskutek ich rozproszenia, braku kopii elektronicznej bądź fizycznego zniszczenia, a nade wszystko dokonywanie syntezy informacji na podstawie analizy zbiorów danych obejmujących wyniki pracy badawczej czy naukowej – zauważa Lapierre.
Wdrożenie elektronicznej wymiany danych w tym środowisku to czynnik nie tylko usprawniający działanie całego strumienia komunikacji, ale także zwiększający wydajność procesów i przejrzystość wdrożonych procedur postępowania.

Problemy z oceną dorobku naukowego

Wciąż trudnym wyzwaniem dla kadry akademickiej czy środowiska badawczego jest czytelna prezentacja rezultatów badań i osiągnięć naukowych. Jest to nie tylko ważne z perspektywy poszukiwania możliwości współpracy z partnerami biznesowymi i komercjalizacji opracowywanych rozwiązań czy teorii, ale także w aspekcie sprawozdawczym, który wspiera procesy decyzyjne, takich organów jak Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, między innymi w zakresie przyznawania wybranym ośrodkom dotacji finansowej na działalność statutową.

Osiągnięcia i publikacje pracowników uczelni oraz instytutów są ewidencjonowane w strukturach jednostek, w ramach których prowadzą działalność naukową. Służy to wspieraniu systemu ewaluacji pracy naukowej, planowaniu działań w strategii podnoszenia ratingu jednostki czy przyznawaniu premii. Poza wewnętrznym audytem dorobek kadry naukowej danego ośrodka jest co cztery lata eksportowany do „ankiety jednostki” w POL-onie - globalnej bazy danych o jednostkach naukowych i polskiej nauce. Mimo ze raportuje się co 4 lata, okresem sprawozdawczym jest rok. Rokrocznie zatem ośrodki naukowe w okresie sprawozdawczym zobowiązane są dostarczyć do zintegrowanego systemu informacji o szkolnictwie wyższym dane dotyczące m.in. kadry naukowej, studentów czy udzielanych stypendiów.

Z perspektywy procesów i decyzji instytucji aspekt wewnętrznej ewaluacji wydaje się mieć znacznie szersze zastosowanie i przydatność, niż raportowanie zewnętrzne w celach nadzorczych. I jak się okazuje dostarcza to wielu trudności – proces ten jest dość mozolny i błędogenny. Metody, które stosuje do tego celu większość jednostek są wciąż niewystarczająco efektywne m.in. w zakresie przekazywania danych do administratorów odpowiedzialnych za prowadzenie ewidencji. W rezultacie okres sprawozdawczy oznacza dla działów administracji znakomitej większości uczelni, instytutów i innych ośrodków naukowych manualnego wprowadzania danych gromadzonych przez cały rok, z niedającym się wykluczyć prawdopodobieństwem błędów związanych z niewłaściwym interpretacją wyniku czy złym zapisem numerycznym.

Perspektywa - redukcja błędów, czasu, lepsze wykorzystanie potencjału ludzkiego

Wykorzystanie rozwiązań bazujących na elektronicznej wymianie danych, umożliwia lepszą audytowalność pracy kadry naukowej i wspiera system ewaluacji, służący do jej oceny jakościowej zarówno na poziomie danej jednostki, jak i stosownych podmiotów weryfikujących. Przykładem wdrożenia takiego systemu jest Instytut Badań Edukacyjnych.
W okresie sprawozdawczym, pracownik obsługujący program, używając przycisku „generuj” tworzy zestaw plików tekstowych, zawierający wszystkie osiągnięcia wprowadzone przez swoich pracowników w ciągu roku, a następnie eksportuje je do aplikacji „ankieta jednostki” w systemie POL-onu – tłumaczy Adrian Lapierre.

Ideą powstania systemu, było usprawnienie procesu ewaluacji dorobku naukowego pracowników Instytutu z zachowaną integracją z systemem Pol-on i Wirtualną Biblioteką Nauki – dodaje.
Pracownicy odpowiedzialni za gromadzenie informacji o dorobku naukowym mogą teraz więcej czasu poświęcić na analizę informacji i opracowanie wniosków, które służą dyrekcji Instytutu do określania dalszych planów działania. Z uwagi na fakt, że dane są wprowadzane przez osoby, których dotyczą, zmniejsza się radykalnie liczba pomyłek, które powstawały przy zbieraniu informacji na papierze. Usprawnia się także wymiernie praca administratora. W okresie sprawozdawczym, z wprowadzonych przez pracowników osiągnięć i publikacji, wystarczy jedno kliknięcie, które pozwala wygenerować właściwy raport. Tworzą się pliki, które po nieznacznej obróbce, mogą zostać podłączone np. do wniosku o dotację finansową na działalność statutową jednostki naukowej – informuje Beata Grzesiak.
Brak współpracy – usługi administracji publicznej działają niespójnie i w rozproszeniu

Działania zrealizowane dotychczas na rzecz informatyzacji administracji publicznej charakteryzuje duża fragmentaryczność i niedostateczna spójność na poziomie tworzonych rejestrów i baz danych. Powstają wyspowe rozwiązania odpowiadające na potrzeby poszczególnych sektorów administracji, ale nie zapewniające integracji z systemami już istniejącymi bądź tworzonymi.

Problem braku synergii między procedurami na poziomie regionalnym i lokalnym pokazał kazus e-PUAP (Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej) - narzędzie, które miało zapewniać integrację wszystkich usług oferowanych przez administrację publiczną, niestety nie poradziło sobie z wyzwaniem. W efekcie ciągle brakuje nam systemu, który odpowiadałby za całą, krajową administrację, obsługując usługi pochodzące zarówno z samorządu terytorialnego, jak i administracji rządowej.

Dlaczego nie korzystamy z e-administracji? – bo i tak musimy finalizować w okienku

Jak wynika z raportu Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji „Społeczeństwo informacyjne w liczbach 2013”, głównym powodem zaniechania korzystania z e-administracji jest niski poziom zaawansowania usług elektronicznych oraz deficytowa oferta usług. Prawie 2/3 internautów zapytanych o ograniczenia związane z korzystaniem z usług urzędów online wymieniło konieczność pojawienia się w urzędzie, aby sfinalizować sprawę, połowa wskazuje na ubogi zakres usług. 48% twierdzi, że pozostaje w niepewności, czy sprawa wniesiona drogą elektroniczną zostanie właściwie załatwiona.

Ta statystyka wyraża konieczność położenia szczególnego priorytetu na potrzebą zastosowania ICT w działaniach użytku publicznego.

Nowe narzędzia do szybszej, zdalnej obsługi

Przykładem wykorzystania w administracji nowoczesnej technologii EDI jest udostępniona przez Urząd Komunikacji Elektronicznej aplikacja do wypełniania wniosków elektronicznych, możliwa do obsłużenia z poziomu tradycyjnego desktopa, jak i popularnych urządzeń mobilnych. Oprogramowanie, które zostało stworzone do tego celu realizuje funkcję wniosku elektronicznego, upraszczając maksymalnie sposób jego wypełniania i edycji przez wnioskodawcę.

Jak wyjaśnia Lapierre
Aplikacja zapewnia proste i bezbłędne wypełnienie formularzy, a silnik reguł wykonuje wszystkie stosowne obliczenia za wprowadzającego. Wypełniony wniosek w postaci pliku XML zgodnego z wymaganiami ePUAP jest przesyłany do systemów UKE w celu dalszego przetwarzania. Proste API w języku Java, zapewnia łatwy eksport do dowolnego formatu, wysłanie przez sieci czy zapisanie do bazy danych.
UKE realizacje także projekt „Budowa platformy e-usług Urzędu Komunikacji Elektronicznej", który ma za zadnie dostosować pracę Urzędu do wymagań nowoczesnej, elektronicznej gospodarki i przepisów prawa, obligujących instytucje do realizowania spraw wnoszonych przez klientów w formie elektronicznej.
EPL to projekt, którego celem jest usprawnienie, elektronizacja i zautomatyzowanie usług świadczonych przez UKE. Pozwoli to zapewnić konsumentom i przedsiębiorcom zdalną, szybką i wygodną obsługę administracyjną o dowolnej porze i w dowolnym miejscu. Projekt będzie wskazywać proces dekretacji i obiegu pism w Urzędzie oraz umożliwi nadzorowanie prawidłowości i spójności danych zawartych w oficjalnych rejestrach prowadzonych przez Prezesa UKE. Docelowa platforma elektroniczna usprawni komunikację między komórkami organizacyjnymi i zarządzanie wiedzą, zwiększając w ten sposób jakość procesu decyzyjnego – dodaje Arkadiusz Kurek.
W kierunku lepszej komunikacji

Wprowadzenie rozwiązań EDI do realizacji procesów w zakresie administracji i sektora naukowego umożliwia integrację wszystkich stron uczestniczących w komunikacji – urzędów, obywateli, władz administracyjnych uczelni i instytutów, kadry naukowej, a kończąc na strukturach rządowych. Dzięki niej tworzą się efektywniejsze relacje oparte na usprawnionych i w pełni transparentnych procedurach komunikacji, lepiej zorganizowanej wymianie informacji, podniesionej wydajności i większym zaufaniu. Zmniejsza się czas zaangażowania pracowników w zakresie rozwiązywania rutynowych procesów administracyjnych, pozwalając wykorzystać te zasoby do realizacji głównych usług.
Należy pamiętać, że o sile polskiego sektora naukowego i administracji, nie stanowi już w takim stopniu rozbudowana infrastruktura informatyczna, co w szczególności efektywny przepływ informacji możliwy dzięki wdrażaniu i rozwojowi usług informacyjnych – podsumowuje Lapierre.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top