W listopadzie br. zakończyliście Państwo prace nad technicznym podniesieniem systemu SAP R/3 z wersji 3.0F do 4.7 Enterprise. Dlaczego zdecydowaliście się na tak trudny upgrade?

 

Na decyzję o przeprowadzeniu projektu złożyło się kilka czynników - Andrzej Ochej – Dyrektor IT Amica Wronki S.A.. Do najważniejszych należą:

• Wygaśnięcie wsparcia dla wersji 3.0F. Po szczegółowym przekalkulowaniu kosztów utrzymywania starej wersji systemu – z uwzględnieniem jego ograniczonych możliwości funkcjonalnych w stosunku do rozwoju strony biznesowej naszej firmy – zdecydowaliśmy się na wybór najwyższej wersji, do której możliwe było podniesienie naszego systemu. W tym wypadku była to wersja SAP 4.7 Enterprise.
• Drugą – nadrzędną przyczyną – jest rozwój naszej działalności biznesowej naszej firmy. Dotychczasowa wersja systemu nie była już w stanie ich obsłużyć w satysfakcjonujący sposób.
• Przystąpienie do Unii Europejskiej i związane z tym faktem nowe rozliczenia celne (dokumenty Intrastat i Ekstrastat) zmobilizowały nas do wdrożenia takiej wersji systemu, która pozwoliłaby bezkolizyjnie zarządzać tym obszarem działalności firmy.

Czy może Pan nieco szerzej opowiedzieć o zmianach, które miały miejsce w ostatnich 2 latach w Państwa firmie? Jak bardzo wpłynęły one na dział IT?

Rok 2003 był rokiem zmian. Powołano nowy Zarząd, powstała nowa strategia firmy. Nowe projekty wymagały „restrukturyzacji” i firmy, i systemu informatycznego, który firmę wspiera. Na przykład, przed zmianami Amica nie posiadała zespołu reprezentantów handlowych. To poniekąd nowatorskie przedsięwzięcie zostało wsparte przez dział IT utworzeniem aplikacji „Mobilne Biuro Amiki”, zrealizowane zresztą z pomocą ICG. Aplikacja oparta o Hurtownię Danych pozwala na bezpośrednie pobieranie rzeczywistych danych sprzedażowych z systemu SAP. Firma wzbogaciła się również o osoby odpowiedzialne za kreowanie i zarządzanie produktem w firmie, którym również zaoferowano wsparcie IT. O nowe narzędzia informatyczne wzbogacił się dział kadr, który posługuje się już aplikacją do planowania oraz rozliczania urlopów i delegacji.

Agregacja oraz właściwa i szybka dystrybucja informacji wewnątrz firmy wciąż niejednokrotnie stanowi o sukcesie przedsiębiorstwa. Amica jest nowoczesną firmą, która bardzo aktywnie poszukuje swojej przewagi konkurencyjnej nie tylko na rynku polskim, ale również na rynkach zagranicznych. Jednym z nadrzędnych celów strategicznych jest tzw. „firma bez papierów”, czyli elektronizacja dokumentacji, prowadząca do całkowitego wyeliminowania dokumentów papierowych. Elektronizacja będzie się opierać o procesy SAP Workflow, które zostaną wykorzystane do wdrożenia wszystkich procedur wynikających z przyjętych przez Amicę norm ISO w skali całej firmy. W związku z tym, aktualnie rozpoznajemy możliwości zastosowania podpisu elektronicznego jako niezbędnego narzędzia do wprowadzenia ww. rozwiązania.

To bardzo trudny i jednocześnie pierwszy upgrade z tak dużą różnicą między wersjami systemu w Polsce. Jak się do niego przygotowywaliście?

Byliśmy świadomi wyzwania, które sami sobie postawiliśmy. Wiedzieliśmy, że czeka nas cały ogrom ciężkiej pracy i że nie możemy się pomylić. Dlatego już we wrześniu 2003 roku zacząłem prace przygotowawcze nad projektem. Projekt wystartował 28 stycznia 2004 roku z pracą własnych, wewnętrznych specjalistów firmy. Konsultanci od strony Partnera wdrożeniowego – w tym wypadku SAP Polska i głównego podwykonawcy ICON Consulting Group - rozpoczęli prace dopiero w czerwcu 2004 roku. Czas poświęcony na przygotowanie projektu świadczy niezbicie o skali jego trudności.
Po tym jak wiedzieliśmy już, czego potrzebujemy, zaczęliśmy się zastanawiać – jak to zrobić. Jak przeprowadzić projekt, aby zmieścić się w czasie i założonym budżecie, realizując przyjęte założenia, a przy tym ani na chwilę nie zachwiać bieżącą działalnością firmy Amica.

I jakie było rozwiązanie?

Stwierdziłem, że warto podzielić cały projekt na 3 kluczowe etapy:
Wymianę serwerów, upgrade techniczny i upgrade funkcjonalny systemu. Tak duże zmiany w systemie SAP, które chcieliśmy wprowadzić, wymagały wymiany serwerów. Te, które posiadaliśmy do tej pory nie miały szans udźwignąć nowego systemu. Wymiana sprzętu odbywała się równocześnie z bieżącą migracją danych. Całkowita wymiana – która nadal trwa – zostanie zakończona w styczniu 2005 roku. Jak do tej pory wszystko idzie dobrze, bez przerw w pracy pozostałych działów firmy.

W przypadku upgrade’u technicznego systemu SAP R/3, zdecydowaliśmy się wybrać możliwie najwyższą wersję systemu, do której udałoby się podnieść stary system. Licząc się ze skalą trudności projektu, dyktowaną ogromną różnicą wersji, Amica zdecydowała się na wersję SAP 4.7 Enterprise. Dodatkowym wyzwaniem był sam start produktywny, który miał dotyczyć uruchomienia wszystkich modułów jednocześnie, a nie – jak to zwykle bywa – po kolei. Firma nie mogła odczuwać negatywnych skutków prowadzonych prac, dlatego oba etapy musiały przebiegać równocześnie, a od wszystkich uczestników projektu wymagano w pełni skoordynowanych działań. Pracowaliśmy pod wielką presją.

Przeniesienie systemu z wersji 3.0F do 4.7 Enterprise nie objęło zmian funkcjonalnych. Teraz przechodzicie do reimplementacji - trzeciego etapu projektu?

Dokładnie tak. Za nami najtrudniejsza część projektu, przed nami – część najważniejsza: III etap – reimplementacja funkcjonalności.

Ten etap z kolei wymaga absolutnego porozumienia osób odpowiedzialnych za działalność biznesową firmy z informatykami. Na szczęście, obie strony dobrze rozumieją potrzebę bieżącej koordynacji prac i wykazują pełną gotowość oraz chęć do dalszej współpracy przy unowocześnianiu systemu.

Jak wygląda taka współpraca?

Kluczowym zagadnieniem jest zdefiniowanie i „zamodelowanie” procesów biznesowych przez osoby odpowiedzialne za działalność biznesową, a następnie ich „wstawienie” do systemu informatycznego przez specjalistów IT. Można powiedzieć, że nad ogólną koncepcją, opartą o strategię firmy pracujemy wspólnie, tzn. ściślej mówiąc, osoby odpowiedzialne za działalność biznesową firmy dokładnie wiedzą jak firma funkcjonuje i czego potrzebuje, a informatycy znają rozwiązania proponowane przez SAP dla poszczególnych obszarów biznesowych. Wspólna koordynacja działań pozwala osiągnąć najlepsze rezultaty, ograniczając przy tym poświęcony czas do niezbędnego minimum. Dopiero potem wszystkie procesy napisane „językiem biznesowym” zostają przełożone na „język IT”. Naszym celem nie jest bowiem „wkładanie” siłą procesów biznesowych do systemu informatycznego, ale ich wdrożenie w oparciu o nowe funkcjonalności SAP.

Wszystkie tak „zamodelowane” procesy biznesowe wraz z nowymi rozwiązaniami funkcjonalnymi dostępnymi w nowej wersji systemu SAP składają się na reimplementację.

Do tej pory, projekt przebiegał bez większych zakłóceń. Upgrade techniczny został wykonany terminowo, zgodnie z wyznaczonym budżetem i co najważniejsze, według przygotowanych założeń. Wierzymy, że dalszy etap tego ogromnego przedsięwzięcia, realizowanego przez firmę Amica Wronki SA przebiegnie równie sprawnie i efektywnie.

Szczególnie, jeśli będziemy nadal pracować z tak zaangażowanymi zespołami – i wewnętrznymi, i partnerami zewnętrznymi, znakomitymi specjalistami, którzy system SAP znają niemal od podszewki, jak miało to miejsce do tej pory.

Źródło: www.icg.pl