Salony Relay i Inmedio z sytemem ERP Dynamix AX

HDS Polska, sieć ponad 400 salonów prasowych i kawiarni Relay, Inmedio, Voyage cafe wykorzystuje system ERP Microsoft Dynamics AX. Rozwiązanie zostało dodatkowo wzbogacone o funkcje oprogramowania Retail Columbus, które specjalnie opracowano dla firm zajmujących się sprzedażą detaliczną i dystrybucją.

Projekt był wyjątkowy. HDS Polska jest firmą branży FMCG, którą charakteryzuje ciągły i dynamiczny przepływ produktów między dostawcą, a konsumentem. W niewielkich spółkach, posiadających kilka punktów sprzedaży, zapanowanie nad wszystkimi dziennymi operacjami jest względnie proste. Menedżer jest w stanie ręcznie nimi zawiadywać i kontrolować, szybko i na bieżąco. Ale gdy tych zadań jest coraz więcej, staje się to trudniejsze i popełnienie błędu przy ręcznym wprowadzaniu informacji z arkusza Excel do bazy danych coraz bardziej prawdopodobne. Takich operacji każdego miesiąca HDS Polska wykonuje setki tysięcy. Ponad 400 salonów Relay i Inmedio, które zlokalizowane są m.in. na lotniskach, dworcach kolejowych i warszawskim metrze, a więc w niezwykle ruchliwych miejscach, odwiedzają miliony osób. Kupują m.in. prasę, kosmetyki, artykuły spożywcze, baterie, bilety , wypełniają też kupony lotto. Asortyment jest niezwykle różnorodny i rozchodzi się w gigantycznych nakładach. System informatyczny, który miał wspomóc zarządzanie tak dużą liczbą danych, musiał więc być nie tylko wydajny i elastyczny ze względu na wysoką dynamikę rozwoju HDS Polska, ale też kompatybilny z innymi oprogramowaniami. – Nie ma bowiem na rynku systemu ERP, który byłby w stanie objąć wszystkie procesy charakterystyczne dla branży FMCG. Zarówno systemy z rodziny SAP, Oracle, Microsoft Business Solution, jak i oferowane przez polskich producentów wymagają dodatkowych funkcji, udostępnionych w wertykalnych rozwiązaniach. W HDS Polska system Microsoft Dynamics AX wzbogaciliśmy więc o własne rozwiązania, które umożliwiło m.in. połączenie ERP z systemami POS używanymi przez HDS Polska - wyjaśnia Artur Stypiński, project manager Columbus Polska, odpowiedzialny za projekt dla HDS Polska

Firma

HDS to międzynarodowa grupa kolportażu prasy, działająca w 15 krajach. W Polsce sieć tworzy ponad 400 znanych salonów Relay (największa na świecie sieć sprzedaży detalicznej prasy) oraz Inmedio. Oprócz prasy, oferta obejmuje m.in. książki, bilety autobusowe, zakłady lotto, , a także artykuły spożywcze, produkty multimedialne,. Salony HDS lokalizowane są głównie na lotniskach, dworcach kolejowych i autobusowych, galeriach handlowych oraz na stacjach warszawskiego metra.

Sytuacja firmy

Zanim rozpoczęto wdrożenie systemu Microsoft Dynamics AX, procesy biznesowe w HDS Polska (i to nie wszystkie) wspomagane były przez kilka, nie zintegrowanych ze sobą systemów informatycznych. Każdy z nich wspomagał jednak tylko wąski obszar firmy i dane należało ręcznie wprowadzać z jednego systemu do drugiego. Operacje te było nie tylko czasochłonne i kapitałochłonne, ale też obarczone ryzykiem popełnienia błędu przy transferowaniu danych zapisanych w arkuszach Excel do innej bazy.

Gdy w 1997 r. HDS pojawił się na polskim rynku i zakupił dwie pierwsze, lokalne spółki specjalizujące się w dystrybucji prasy w Gdańsku i Łodzi, takie rozwiązanie było dostateczne. Ale szybko stało się jasne, że tylko na krótką chwilę. Już rok później HDS przejął kolejne 68 lokalnych spółek i dziś liczy ponad 400 punktów sprzedaży w najbardziej ruchliwych miejscach (m.in. na lotniskach, dworcach kolejowych i autobusowych, galeriach handlowych). Każdego dnia odwiedzają je dziesiątki tysięcy kupujących.

Wraz z szybkim rozwojem sieci HDS Polska, który chce co miesiąc otwierać kolejne nowe punkty sprzedaży, coraz pilniejsza stawała się potrzeba wdrożenia jednego, zintegrowanego systemu informatycznego, który mógłby efektywnie (kompleksowo) wspomagać skomplikowane i liczne procesy towarzyszące sprzedaży detalicznej. Każdego dnia konsumenci kupują w salonach Relay i Inmedio prasę, bilety autobusowe, napoje, a nawet kosmetyki czy baterie do odtwarzaczy płyt CD z muzyką. Asortyment jest niezwykle różnorodny i każdego dnia rozchodzi się w setkach tysięcy sztuk.

- Przy takiej masie operacji ryzyko popełnienia błędu np. przy ręcznym księgowaniu lub naliczaniu marży jest bardzo duże. HDS nie mógł sobie na to pozwolić, dlatego oczekiwał od nowego systemu prowadzenia skrupulatnej kontroli każdego procesu - mówi Artur Stypiński.

Kontrola miała rozpoczynać się już na etapie składania i przyjmowania zamówień u dostawców (np. czy cena wystawiona na fakturze zgadza się z przesłaną ofertą?), monitorowaniu dziennej sprzedaży (czy i który punkt sprzedaży potrzebuje pilnej dostawy wybranych produktów?), a kończyć na rozliczaniu utargu (czy menedżer salonu odprowadził pod koniec dnia cały utarg?).

Powierzenie systemowi monitoringu i kontroli pozwoliłoby odciążyć pracowników HDS, którzy teraz - zamiast skupiać się np. na każdorazowym weryfikowaniu faktur – koncentrowaliby się na wynikach gigantycznej masy przetworzonych dokumentów. Tym samym nie tylko do minimum ograniczono by ryzyko popełnienia błędów (na skutek ludzkich słabości, dających o sobie znać np. przy księgowaniu), ale też udoskonalono by mechanizm (szybszego) naliczania konkurencyjnej marży na produkty w salonach HDS (w branży FMCG ma to strategiczne znaczenie).

- Bez jednego, zintegrowanego systemu informatycznego wraz z rozwiązaniem wertykalnym przeznaczonym dla handlu detalicznego byłoby to niemożliwe. Można by wprawdzie zatrudnić kolejne osoby, które zostałyby oddelegowane do nowych zadań, ale taka taktyka generowałaby dodatkowe koszta w firmie i potęgowałaby ryzyko popełnienia błędów, rosnących wraz z wyższą liczbą pracowników – dodaje Artur Stypiński.

Rozwiązanie

Zarząd HDS Polska, który delegował do projektu niezwykle kompetentny i zdeterminowany zespół, miał jasną wizję. System miał być nie tylko wystarczająco wydajny, by przetwarzał miesięcznie setki tysięcy operacji, ale też skrupulatny w kontroli wszystkich operacji związanych z dystrybucją i handlem detalicznym (każdy z salonów HDS to lokalna spółka, prowadzona przez ajenta), elastyczny (ze względu na dynamiczny rozwój firmy) i, co równie ważne, kompatybilny z zewnętrznymi oprogramowaniami, m.in. obsługującymi kasy fiskalne. Nie ma bowiem na polskim i zagranicznych rynkach systemu ERP w pełni dostosowanego do specyfiki branży FMCG w zakresie dystrybucji. Duże firmy tego sektora muszą przetwarzać każdego dnia gigantyczną liczbę różnorodnych danych, informujących m.in. o przychodach i wolumenie sprzedanych czasopism, baterii, wyrobów tytoniowych, książek, dziennych raportach ajentów, dostawach towarowych, fakturach zakupowych w każdym ze swych salonów.

Czas, w jakim odbywa się transfer i weryfikacja tych danych, a nawet księgowanie wyciągów bankowych i rozliczanie dokumentów dostawców (co z kolei przekłada się na realizowanie zamówień na czas, do odpowiedniego salonu i w odpowiedniej liczbie) – ma strategiczne znaczenie przy zarządzaniu konkurencyjnymi cenami w salonach. Wystarczy, że ajent nie odprowadziłby pod koniec dnia utargu lub wprowadziłby do oferty produkt, nie odpowiadający strategii firmy, by ta równowaga została zachwiana.

HDS Polska początkowo zakładał, że procesy te powinny być wspomagane przez system ERP z rodziny SAP albo Oracle. Ale po przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej okazało się, że ich implementacja byłaby kosztowniejsza i bardziej czasochłonna niż wdrożenie systemu Microsoft Dynamics AX, który ostatecznie zastąpił wcześniejsze nie zintegrowane oprogramowania w firmie.

Jego standardowe funkcje (podobnie jak SAP i Oracle) musiały być jednak rozbudowane i dostosowane do specyfiki firmy HDS i branży FMCG. W tym celu Columbus Polska opracował na platformie Microsoft Dynamics AX wertykalne rozwiązanie do zarządzania dystrybucją i sprzedażą detaliczną.

Microsoft Dynamics AX został następnie zintegrowany za pomocą specjalnych, równie wydajnych interfejsów (przygotowanych także przez Columbus Polska) z zewnętrznymi systemami. Część z nich stanowią różnorodne oprogramowania u dostawców, którzy współpracują z HDS. Pozostałe, końcowe systemy to tzw. POS’y (Point Of Sales) obsługujące kasy fiskalne w salonach i kafeteriach Relay oraz Inmedio. Wykorzystywane jest w tym zakresie rozwiązanie autorskie firmy HDS Polska, w pełni dostosowane do potrzeb biznesowych, funkcjonalne, łatwe w obsłudze i wydajne.

Pod koniec dnia z każdego salonu transferowane są do centralnej bazy informacje o tym, co, gdzie, w jakiej liczbie oraz w jakim tempie jest sprzedawane. Firma może więc monitorować i reagować na wahania popytu w czasie rzeczywistym (obecnie Columbus Polska pracuje nad funkcją, umożliwiającą m.in. zarządzanie bazą towarową i bazą klientów z centralnego poziomu).

Ale oprócz raportów sprzedaży, całkowicie zautomatyzowano m.in. rozliczanie kosztów, księgowanie wyciągów bankowych, płatności, a także weryfikację wszystkich przychodzących i wychodzących dokumentów, np. faktur wystawianych przez dostawców, czy raportów potwierdzających wydanie produktu z magazynu do konkretnego salonu. Wymagało to uprzednio stworzenia przez Columbus Polska zaawansowanej techniki księgowania i weryfikowania.

Dzięki temu pracownicy HDS nie muszą osobiście przeglądać i porównywać każdy z setek tysięcy dokumentów, tracąc na to cenny czas i ryzykując pomyłką. Zamiast tego, swoją uwagę koncentrują na wynikach olbrzymiej masy danych, które na bieżąco analizują i aktualizują system Microsoft Dynamice Ax. Nawet niewielki błąd jest przez nie natychmiast wychwytywany i sygnalizowany.

Wystarczy, że jeden z salonów nie odprowadzi całego utargu ze sprzedaży np. kart telefonicznych a centrala błyskawicznie wysyła do wybranego salonu zespół, by sprawdził zarejestrowaną przez system nieprawidłowość.

- Reakcja musi być błyskawiczna. HDS rozwija się w oparciu o lokalne punkty sklepowe prowadzone przez ajentów. Dlatego kontrola w firmie jest traktowana równie priorytetowo, co konieczność automatycznego przetwarzania olbrzymiej i różnorodnej masy danych – wyjaśnia Artur Stypiński.

Korzyści biznesowe

Rozwiązanie, które zostało oparte na platformie jednego, zintegrowanego systemu informatycznego Microsoft Dynamics AX wraz z rozszerzeniem funkcjonalnym firmy ColumbusIT Polska okazało się na tyle praktyczne, że Grupa HDS rozważa decyzję, by wykonać jego roll out w innych krajach. Rekomendacją są efekty wdrożenia w polskim oddziale. Setki tysięcy operacji, które wykonuje każdy z ponad 400 salonów, są rejestrowane i kontrolowane na centralnym poziomie w czasie rzeczywistym. Ryzyko popełnienia błędów, które wcześniej mogłoby wystąpić podczas ręcznego wprowadzania danych, teraz zostało ograniczone do minimum. Wszystkie procesy (m.in. raportowanie zarządcze) odbywają się automatycznie. Menedżerowie HDS Polska mogą więc wyłącznie skoncentrować się na wynikach ogromnej liczby danych. Ich analizą zajmuje się bowiem jeden, centralny system – wydajny, elastyczny, kompatybilny z zewnętrznymi oprogramowaniami i kontrolujący każde zadanie wykonane przez ajenta (wydanie z magazynu sklepowego i sprzedanie choćby jednego produktu jest automatycznie rejestrowane w centrali).

- Wdrożenie nowego zintegrowanego systemu ERP jakim jest Microsoft Dynamics AX było ogromnym wyzwaniem dla całej firmy. Pociągnęło za sobą wiele godzin pracy początkowo użytkowników kluczowych a następnie końcowych. Jednak dzięki zaangażowaniu konsultantów Columbus byliśmy w stanie normalnie wypełniać swoje normalne zadania. Po półrocznej pracy produkcyjnej można śmiało stwierdzić, że było warto. Wdrożony system spełnia większość naszych oczekiwań a w obszarach działalności firmy HDS Polska, które do tej pory nie są nim objęte dzięki doskonałej współpracy z konsultantami firmy Columbus wkrótce zostaną zaimplementowane kolejne moduły – mówi Grzegorz Drozd z HDS Polska sp. z o.o.

Źródło: www.columbus.pl