MGEN to jedna z największych firm na rynku francuskim zajmujących się ubezpieczeniami zdrowotnymi dla pracowników państwowej oświaty. W jej skład wchodzi pięć przedsiębiorstw ubezpieczeniowych o zróżnicowanej działalności takiej, jak między innymi zarządzanie obowiązkowymi ubezpieczeniami zdrowotnymi w oświacie, opieką zdrowotną, funduszami reasekuracyjnymi, ubezpieczeniami na życie, działaniami socjalnymi, a także działalnością społeczną i zdrowotną.

 

 

Obecnie z usług MGEN korzysta około 3 124 000 klientów. Biura firmy rozlokowane są we wszystkich rejonach Francji. Przedsiębiorstwo realizuje dziennie ponad 150 tysiące przelewów i zatrudnia 9300 osób. We władaniu firmy znajduje się również sieć 37 placówek zdrowotnych.

Kilka lat temu kierownictwo MGEN podjęło decyzję o konieczności całkowitej przebudowy systemu IT do zarządzania przedsiębiorstwem. Związane to było między innymi z koniecznością wprowadzenia gruntownych zmian w zarządzaniu rachunkowością ubezpieczeń zdrowotnych. Wcześniej działalność ta prowadzona była w ponad 100 różnych lokalizacjach w całej Francji. Po zmianach zarządzanie rachunkowością ulokowane miało być już tylko w dwóch miejscach – w Lille i Reims. Kompleksowy projekt przebudowy systemu IT powierzony został firmie Qualiac.

Wyzwanie na dziesięć miesięcy

W trakcie zmian organizacyjnych prowadzonych w przedsiębiorstwie zdecydowaliśmy się na całkowitą przebudowę naszego systemu informatycznego. Postanowiliśmy porzucić naszą dotychczasową platformę IT i wdrożyć zupełnie nowy system ERP, który byłby w stanie zaoferować naszym użytkownikom przyjazny, prosty w obsłudze interfejs. Najlepiej jeśli do swojego działania wykorzystywałby technologie internetowe – mówi Nicolas Demont, szef działu rachunkowości i finansów, który był odpowiedzialny za projekt realizowany wspólnie z firmą Qualiac.

Ponieważ nie mieliśmy dużego doświadczenia dotyczącego systemów ERP, postanowiliśmy skorzystać z usług firmy doradczej specjalizującej się w tej dziedzinie. Pomogła nam ona wybrać dostawcę oprogramowania spełniającego nasze, zdefiniowane wcześniej wymagania. W ten sposób uniknęliśmy też wyboru dużego producenta oprogramowania na rzecz mniejszej spółki, która byłyby bardziej elastyczna i poprowadziła wdrożenie samodzielnie, a nie poprzez swoich partnerów lub podwykonawców. Po wysłaniu zapytań ofertowych, poprosiliśmy zakwalifikowane do dalszego postępowania firmy o zorganizowanie prezentacji produktowej tak, abyśmy mogli zapoznać się z wymaganiami, ustawieniami, użytecznością i funkcjonalnościami oferowanego przez nie oprogramowania. – zaznacza Nicolas Demont.

Jeśli chodzi o sprawdzenie aspektu funkcjonalnego, to bardzo dobrym pomysłem okazało się umówienie się z klientami, którzy korzystali już z danego systemu ERP. Ich opinie były dla nas bardzo cenne. Ostatecznie podjęliśmy decyzję o wyborze systemu ERP Qualiac. Z technicznego punktu widzenia było to dobre rozwiązanie. Wszystkie moduły zostały zaprojektowane w sposób spójny i konsekwentny. Wersja internetowa była zgodna z naszym wymaganiami dotyczącymi pracy zdalnej. Oferowane funkcjonalności również pokrywały obszar naszych wymagań. Na korzyść systemu ERP Qualiac przemawiał też fakt, że wszyscy użytkownicy mieli bardzo dobrą opinię na temat ergonomii oprogramowania – wspomina Nicolas Demont.

Projekt polegał na wdrożeniu takich modułów systemu Qualiac, jak: finanse, zakupy, gospodarka magazynowa i WIM (Workflow Information Manager).

Umowa wdrożeniowa podpisana została pod koniec stycznia, a procesy przenoszenia umiejętności miały miejsce między marcem a majem. Bardzo szybko byliśmy też w stanie rozpocząć transfer danych ze starego do nowego systemu oraz zintegrować wszystkie niezbędne interfejsy, jeszcze przed przejściem z fazy funkcjonalnej i parametryzacji danych do dalszych etapów wdrożenia – mówi Thierry Augay, kierownik projektu.

W tym samym czasie z pomocą konsultantów firmy Qualiac ułożono skuteczny plan szkoleń dla 800 osób. W ciągu zaledwie jednego miesiąca, 220 głównych użytkowników systemu ERP zostało nauczonych obsługi nowego oprogramowania. Do końca grudnia przeszkolono już wszystkich pracowników, a na początku stycznia miała miejsce oficjalna inauguracja systemu.

Dotrzymane obietnice

Po zaledwie kilku miesiącach użytkowania nowego oprogramowania mogliśmy stwierdzić, że system Qualiac ERP całkowicie spełnia nasze oczekiwania i pozwala nam odnosić założone korzyści. To doskonale pokazuje, jak dobrze wykonana została parametryzacja systemu Qualiac w odniesieniu do naszych potrzeb – mówi Nicolas Demont. – Podczas wdrożenia nie mieliśmy do czynienia z opóźnieniami, a założony budżet były przestrzegany. Dzięki temu nasza współpraca z firmą Qualiac, mogła opierać się, i w dalszym ciągu opiera, na zaufaniu – dodaje Nicolas Demont.

Ten producent oprogramowania, jak mało który, doskonale rozumie swoją rolę, jako partnera biznesowego. Podczas wdrożenia wielokrotnie mogliśmy docenić jakość pracy i wysoki stopień zaangażowania zespołów projektowych. Właśnie rozważamy możliwość rozszerzenia naszej współpracy na inne projekty. Chcielibyśmy między innymi wykorzystać interfejs Qualiac, stosowany w naszym systemie zarządzania oraz kontroli i dopasować go do współpracy z modułem Sage-Fasset, obsługującym środki trwałe. Chcielibyśmy również skonfigurować nasz automatyczny bankowy system uzgodnieniowy, a także rozbudowywać system IT - podsumowuje Nicolas Demont.

Źródło: Qualiac Polska