System faktoringowy i CRMCRM dla Grupy Finansowej Premium SA
Integracja systemu z modułem finansowo-księgowym Systemu Zarządzania Forte
Grupa Finansowa Premium S.A. to notowana na GPW spółka świadcząca kompleksowe usługi finansowe dla firm, w szczególności z zakresu faktoringu. Empathy na zlecenie Spółki zaprojektowało i wdrożyło dostępny przez przeglądarkę internetową dedykowany system usprawniający proces zarządzania procedurami obsługi umów faktoringowych. Dla maksymalnej efektywności system został zintegrowany z modułem finansowo-księgowym Systemu Zarządzania Forte firmy Sage.
Projekt dla GFP został zrealizowany w oparciu o Imagine.Platform, autorski framework Empathy służący tworzeniu aplikacji webowych. Dzięki modułowej budowie i dopasowaniu funkcjonalności do potrzeb, system znacznie optymalizuje proces przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi działami Spółki, pozwala na większą wydajność działu handlowego oraz ułatwia komunikację z klientami.
W ostatnich latach struktura wielu przedsiębiorstw staje się coraz bardziej rozproszona, równocześnie użytkownicy oczekują stałego dostępu do niezbędnych danych niezależnie od miejsca i czasu. Na znaczeniu zyskuje mobilność i łatwość dostępu oferowane przez aplikacje webowe. Aplikacje te, to dostępne poprzez sieć programy, z których użytkownicy korzystają przy pomocy przeglądarki internetowej. Sam program instalowany jest wyłącznie na serwerze, a interface aplikacji wykorzystywany przez użytkowników opiera się na językach obsługiwanych przez przeglądarki, np. XHTML, JavaScript itp.
W ramach wdrożenia przeprowadzonego przez Empathy, obowiązujący poprzednio w Grupie Finansowej Premium S.A. tradycyjny obieg dokumentów i informacji zastąpiono systemem upraszczającym i automatyzującym proces obsługi umów faktoringowych i kredytowych. Został on oparty na rozwiązaniach webowych i stworzony w technologiach PHP i .NET. Cała jego obsługa odbywa się zatem poprzez przeglądarkę internetową.
System m.in. sam generuje i księguje faktury i noty odsetkowe oraz tworzy harmonogramy rozliczeń i spłat należności. Ta ostatnia funkcjonalność została dodatkowo zintegrowana z funkcją automatycznego generowania i wysyłania powiadomień. Zautomatyzowaniu uległ również proces obsługi płatności, a wprowadzenie modułu odpowiedzialnego za zarządzanie płatnościami masowymi umożliwiło sprawne rozliczanie się klientów ze spółką.
Każdy Klient współpracujący z Grupą Finansową Premium w ramach umowy faktoringowej lub kredytowej posiada dostęp do indywidualnego panelu transakcyjnego poprzez przeglądarkę. Dzięki niemu może zdalnie zgłaszać kolejne faktury do rozliczenia, wprowadzać do systemu informacje i dokumenty niezbędne do realizacji konkretnych transakcji. Ma również możliwość podglądu swojego konta i wszystkich realizowanych działań.
Internetowy panel klienta jest również podstawowym kanałem komunikacji w relacjach klienta z pracownikami spółki. Dzięki niemu możliwe jest odbieranie wystawionych dokumentów oraz wygenerowanych przypomnień i alertów. Stworzenie panelu dla klientów umożliwiło poprawę i optymalizację zewnętrznych procesów komunikacyjnych spółki oraz zwiększyło atrakcyjność oferty GFP w zakresie jakości i komfortu obsługi klienta.
Jednym z kluczowych dla wdrożenia założeń, było zoptymalizowanie procesów związanych z wewnętrznym obiegiem dokumentów i informacji. Autorzy opracowanego przez IDC raportu „The hidden costs of information work”, policzyli ile czasu tygodniowo pracownicy poświęcają na czynności związane z przetwarzaniem informacji. Wyszukiwanie i analizowanie informacji zabiera w sumie 19,1 godzin tygodniowo. Działania obejmujące współpracę z innymi osobami, takie jak przeglądanie i akceptowanie dokumentów zajmują 4,3 godziny, a zarządzanie obiegiem dokumentów kolejne 4 godziny.
Narzędzia informatyczne mogą usprawnić te obejmujące wiele osób procesy, zmniejszając czas przeznaczany na kontrolę wersji dokumentów, zarządzanie ich obiegiem oraz akceptację. W GFP funkcje te spełnia platforma elektronicznego obiegu dokumentów ściśle zintegrowana z pozostałymi systemami obecnymi w Spółce. Odpowiada ona za przekazywanie, zatwierdzanie i opracowywanie dokumentów znajdujących się w wewnętrznym obiegu spółki. Platforma posiada szereg dedykowanych funkcjonalności umożliwiających np. tworzenie profili i schematów procedury akceptacji dla określonych typów dokumentów, rozbudowany moduł przydzielania dokumentom określonych statusów ważności, czy wysyłanie i odbieranie faksów z pozycji platformy obiegu dokumentów.
System faktoringowy Grupy Finansowej Premium S.A. jest aplikacją samodzielną, jednak w celu ułatwienia komunikacji pomiędzy poszczególnymi działami został on zintegrowany ze stworzonym przez Empathy Interactive systemem zarządzania relacjami z klientami, w którym znajdują się wszelkie dane dotyczące rozliczeń, transakcji, czy przyznawanych poszczególnym klientom limitów.
Rozwiązanie takie eliminuje również konieczność angażowania poszczególnych osób (np. handlowców) na każdym etapie obsługi klienta. Raz wprowadzone do systemu dane pozostają do dyspozycji wszystkich upoważnionych do ich przetwarzania pracowników, przez co poszczególne osoby mogą skoncentrować się tylko i wyłącznie na obowiązkach im przypisanych.
System CRM znacznie usprawnia również pracę handlowców, umożliwiając im wygodne zarządzanie relacjami z klientami spółki poprzez szereg funkcjonalności obejmujących min: budowanie historii kontaktów z Klientem, ustalanie statusów dla poszczególnych klientów, możliwość przypisywania ich do konkretnych handlowców itd.
Ponieważ nasze rozwiązania wspomagające zarządzanie są oparte o międzynarodowe standardy i zgodne z bieżącymi przepisami, stanowią dla klientów doskonałą podstawę działalności. Pozwalają jednocześnie na dalszą rozbudowę o różnorodne rozwiązania zewnętrzne, dedykowane np. specyficznym branżom – mówi Paweł Przedpełski, dyrektor działu sprzedaży Sage sp. z o.o., - Szczególnie System Zarządzania Forte, wykorzystujący bazę MS SQL, pozwala na szybką i bezproblemową integrację z nowoczesnymi rozwiązaniami, pochodzącymi od innych dostawców, w tym, między innymi, z zyskującymi na popularności aplikacjami webowymi.
Za integrację między aplikacją webową a modułem FK Systemu Forte (dalej: system FKF) odpowiedzialna jest dedykowana usługa Windows, stanowiąca oprogramowanie pośredniczące (middleware), które działając w tle automatycznie synchronizuje dane pomiędzy aplikacją a systemem księgowym. Za jej pośrednictwem udostępniane są usługi sieciowe (Web services) umożliwiające wymianę danych i wykonywanie księgowania w systemie FKF.
Działania wykonywane przez middleware:
- Księgowanie faktur sprzedażowych
- Księgowanie płatności masowych
- Synchronizacja rozliczeń (sald) z kontrahentami
- Naliczanie not odsetkowych (Klient zdecydował się na wystawianie not przez middleware ze względu na większe możliwości konfiguracji)
- Synchronizacja kontrahentów między systemami
- Wykonywanie symulacji naliczeń odsetek dla okresów przyszłych
- Generowanie Wezwań Do Zapłaty
- Wysyłanie powiadomień e-mail do Klientów o zdarzeniach finansowych (np. o zaległych płatnościach oraz dokonanych spłatach)
Middleware, podobnie jak wykorzystywane webservice’y, został stworzony w technologii Microsoft .NET Framework i komunikuje się z systemem księgowym poprzez Obiekt Integracji oraz połączenie SQLClient. Dzięki temu możliwe jest synchronizowanie danych finansowych między niezależnymi od siebie systemami, księgowanie w systemie dokumentów: faktur, wyciągów bankowych itd., rozliczanie rozrachunków, zarządzanie bazą kontrahentów i słownikami. Integracja daje również takie możliwości dostępne online, jak np. tworzenie wielowymiarowych statystyk stanowiących rozszerzenie funkcji aplikacji Kontroling obecnej w systemie FKF, wysyłanie powiadomień mailowych o zdarzeniach finansowych oraz przeprowadzanie symulacji odsetek.
Elastyczność Systemu Zarządzania Forte pozwala na jego wszechstronne dopasowanie i niemal dowolne rozbudowanie, precyzyjnie do potrzeb klienta – podsumowuje Paweł Przedpełski, dyrektor działu sprzedaży Sage.
Jednym z ważniejszych elementów gwarantujących bezpieczeństwo danych jest system certyfikatów generowanych dla każdego użytkownika indywidualnie. Pełni on funkcję osobistego podpisu elektronicznego. Jest to mechanizm wykorzystywany w bankowości internetowej, wymagający autoryzacji każdej operacji dokonywanej zarówno przez Klienta, jak i pracowników spółki.
Aby rozwiać obawy dotyczące daleko idącej automatyzacji procesów, zarówno w e-mailach z powiadomieniami, jak i w zapisywanej w middleware historii wszystkich operacji znajdują się szczegółowe informacje o tym, jak zostały one przeprowadzone (zawierając nawet równania prowadzące do wyliczenia ostatecznych kwot). Tym samym zmienia się rola działu księgowości: powtarzalne czynności są automatyzowane, dział wykonuje mniej pracy operacyjnej polegającej na uzupełnianiu ksiąg, a zaczyna spełniać bardziej funkcję kontrolną i nadzorczą.
Mimo automatyzacji tak wielu procesów wszystkie czynności odbywają się za wiedzą i pod kontrolą odpowiednich osób – zwraca uwagę Wojciech Bublik, IT Team Leader w Empathy– przykładowo wszystkie księgowania są weryfikowane przez dział księgowości. Ponadto dodany został mechanizm mailowego powiadamiania o każdym działaniu.Jedną z cech aplikacji przygotowanej na zlecenie Grupy Finansowej Premium S.A. jest jej modułowa budowa, umożliwiająca rozwój systemu w przyszłości, o kolejne przydatne Klientowi funkcjonalności. Jest to o tyle korzystne, że nie wymaga tworzenia nowych aplikacji od podstaw, a jedynie modyfikowania obecnie istniejącej platformy. Dodatkowo system opracowany został w taki sposób, aby możliwa była jego integracja z kolejnymi zewnętrznymi aplikacjami.
Źródło: www.empathy.pl
