MPWiK Wrocław wybrało system ERP IFS Applications

Narzędzia informatyczne ułatwiające zarządzanie wykorzystywano w MPWiK Wrocław od lat. Przed wdrożeniem zintegrowanego systemu klasy ERP wspomagającego zarządzanie – IFS Applications w firmie działało kilka niezależnych aplikacji, między innymi system finansowo-księgowy, obsługi klienta, system wspomagający zarządzanie gospodarką magazynową i transportem.

Woda, którą MPWiK dostarcza mieszkańcom Wrocławia, w dużej częśći pochodzi z gór. Pobierana jest z rzeki Oławy zasilanej przez Nysę Kłodzką, której źródła znajdują się w Sudetach. Dzięki stosowaniu w zakładzie najnowszych technologii, łącznie z filtrami węglowymi, wrocławianie piją wodę nie ustępującą jakością wodzie, dostarczanej mieszkańcom największych miast Europy.

W kwietniu 2009 roku zakończono w firmie MPWiK projekt wdrożenia systemu wspomagającego zarządzanie IFS Applications.

INFORMATYKA A WODOCIĄGI

Do niedawna korzystaliśmy z kilku rozproszonych, działających niezależnie od siebie systemów wspomagających zarządzanie. Te rozwiązania, zakupione w latach 90., w pewnym momencie przestały spełniać nasze oczekiwania. Brak integracji między aplikacjami zmuszał nas do wielokrotnego wprowadzania tych samych danych, a obsługa wielu różnych systemów była czasochłonna i uciążliwa – wyjaśnia Grzegorz Kamyk, zastępca kierownika wdrożenia.

Specyfika działalności w sektorze użyteczności publicznej wymaga od firmy realizacji różnorodnych zadań, takich jak utrzymanie rozległej infrastruktury, eksploatacja czy sprzedaż usług dla masowego odbiorcy. Ponadto z roku na rok przybywa nowych, współfinansowanych przez Unię Europejską, inwestycji w zakresie ochrony środowiska. Sprawne zarządzanie wszystkimi działaniami stało się dla wrocławskiego MPWiK czynnikiem krytycznym.

Zarząd MPWiK od dawna dostrzegał konieczność inwestycji w nowoczesne technologie informatyczne wspomagające zarządzanie. Decyzję o zakupie zintegrowanego systemu klasy ERP podjęto już kilka lat temu, ale przygotowania okazały się bardzo czasochłonne.

Prawie rok zajęło nam przygotowanie precyzyjnych założeń projektowych, rozeznanie rynku, uczestnictwo w prezentacji różnych systemów oraz sprawdzanie referencji. Musieliśmy wyważyć proporcje między tym, co chcieliśmy uzyskać, a tym, co rynek mógł nam zaproponować za akceptowalną cenę. Poszukiwaliśmy elastycznego systemu „skrojonego na miarę” i renomowanego dostawcy gwarantującego sprawne wdrożenie i serwis. Oferta IFS spełniła wszystkie nasze kryteria – mówi wiceprezes MPWiK Witold Ziomek. W wyniku przetargu publicznego wybrano IFS Applications.

PORA NA ERP

11 lipca 2008 roku podpisano umowę dotyczącą wdrożenia systemu IFS Applications oraz opracowano harmonogram prac w MPWiK.

Wdrożenie odbywało się w rekordowo szybkim tempie. Do 10 października 2008 r. – pomimo niesprzyjającemu pracy okresowi wakacyjnemu – opracowano procedury projektowe i przeprowadzono analizę przedwdrożeniową. Dzięki dużemu zaangażowaniu i determinacji Zespołu Wdrożeniowego MPWiK na czele z Elżbietą Prusak – Główną Księgową spółki, przez kolejne trzy miesiące wykonano instalację systemu, opracowano mechanizmy integracyjne, parametryzację, szkolenia i przeprowadzono weryfikacje najważniejszych funkcjonalności. Na tym etapie rozpoczęto również migrację danych z dotychczas użytkowanych systemów.

Równocześnie odbywało się w firmie wdrożenie systemu billingu i windykacji dostarczone przez innego dostawcę, który został następnie zintegrowany z IFS Applications.

Ostatni etap wdrożenia obejmował wsparcie użytkowników IFS Applications w rozwiązywaniu nowych zagadnień pojawiających się w trakcie użytkowania systemu, dokonywania niezbędnych kalibracji konfiguracji i dodatkowych dostosowań w kodach źródłowych systemu ERP, asystę powdrożeniową oraz zakończenie migracji danych z dotychczas użytkowanych systemów. Wszystkie prace, kierowane ze strony IFS przez Piotra Borowskiego, zakończono 30 kwietnia 2009 roku.

Wdrożenie IFS Applications odbywało się w szybkim tempie. Mieliśmy na to raptem sześć miesięcy, bo system finansowo-księgowy musiał wystartować najpóźniej 1 stycznia – wspomina Grzegorz Kamyk, zastępca kierownika wdrożenia. Trzeba było tak zorganizować pracę, by pracownicy z jednej strony uczyli się obsługi nowego systemu, a z drugiej – mogli wykonywać bez zakłóceń swoje rutynowe obowiązki. Sprawę dodatkowo komplikował fakt, że równolegle odbywało się wdrożenie systemu wspomagającego sprzedaż i windykację.

Na szczęście wszystkie prace zakończyły się zgodnie z harmonogramem.

Pierwszym celem do zrealizowania stało się „procesowe” zorganizowanie działania firmy. Już na etapie analizy przedwdrożeniowej starano się w miarę możliwości przeprowadzić reengineering procesów biznesowych. Przygotowane też zostały szczegółowe założenia projektowe – opracowano od kilkudziesięciu do nawet 200 założeń do każdego modułu IFS Applications.

Podczas wdrażania systemu IFS Applications dużo uwagi poświęcono procedurze rozliczenia kosztów. W MPWIK automatyczne rozliczanie kosztów musiało uwzględnić cały proces produkcji i dystrybucji, charakterystyczny dla przedsiębiorstw branży wodociągowo-kanalizacyjnej. Wymagało to wykorzystania takich zaawansowanych sposobów i reguł rozliczania kosztów, jak wielowymiarowa analiza kosztów, raportowanie i analizy w dowolnym przekroju.

Obecnie wszystkie systemy informatyczne w MPWiK są oparte na wspólnej bazie kontrahentów. IFS Applications czerpie dane z informacji o rozliczeniach zgromadzonych w innych systemach i jest przez nie zasilany informacjami księgowymi. Z systemu IFS Applications korzysta bezpośrednio 100 użytkowników.

SPRAWNIEJ I SZYBCIEJ

Wdrożenie systemu klasy ERP wspomagającego zarządzanie – IFS Applications pozwoliło wrocławskiemu MPWiK na usprawnienie procesów zaopatrzenia, od momentu zgłoszenia zapotrzebowania aż do fizycznego wydania, umożliwiając równocześnie monitorowanie każdego z etapów tego procesu.

Obecnie wszystkie zakupy wynikają ze zgłaszanych w systemie zapotrzebowań powiązanych bezpośrednio z celem. Tym procesem są objęte wszystkie komórki przedsiębiorstwa, co przyczynia się do polepszenia i usprawnienia gospodarki materiałami – mówi Grzegorz Kamyk.

Dzięki zapewnieniu dostępu do aktualnych i spójnych danych skróceniu uległ czas podejmowania decyzji, zaś automatyzacja procesu przetwarzania danych umożliwiła ich analizę niemal na bieżąco.

Dużą korzyścią jest eliminacja papierowego obiegu dokumentów z procesów dystrybucji. Dawniej każdy dokument materiałowy musiał być ponownie zweryfikowany i zaakceptowany w księgowości. Zdarzało się, że dokumenty spływały z opóźnieniem, a ponowna weryfikacja powodowała nadmiarową pracę. Obecnie każda transakcja jest nie tylko na bieżąco rejestrowana w systemie IFS Applications ale też automatycznie księgowana na podstawie parametryzowanych reguł księgowych – wyjaśnia Grzegorz Kamyk.

Przed wdrożeniem systemu IFS Applications działanie narzędziowni było oparte na papierowym obiegu dokumentów. Obecnie nastąpiła całkowita automatyzacja obsługi wypożyczalni narzędzi.

Udało nam się zintegrować z IFS Applications niektóre z wykorzystywanych aplikacji. Dzięki temu systemy pracują na wspólnych danych. Wdrożenie systemu ERP wymusiło poprawę tych procesów, na które został on nałożony. Usprawniliśmy księgowość i finanse oraz gospodarkę materiałową – podsumowuje osiągnięcia celów biznesowych Grzegorz Kamyk. W tych obszarach nie ma już miejsca na improwizację, operacje są zautomatyzowane, powtarzalne, system wyznacza też czasowe ramy przebiegu procesów. Najbardziej jest to widoczne w sferze związanej z dystrybucją. Przed wdrożeniem systemu IFS Applications zdarzało się, że część zakupów była dokonywana „na magazyn”, co powodowało powstawanie niepotrzebnych zapasów. Obecnie materiały są zamawiane zawsze do konkretnego zamówienia, a procedura zamawiania i rozliczania materiałów odbywa się jednotorowo, jednakowo dla wszystkich. Dzięki temu poprawiły się wskaźniki poziomu zapasów.

DALSZE PLANY

MPWiK Wrocław myśli o objęciu systemem IFS Applications kolejnych obszarów swojej działalności, takich jak zarządzanie remontami, zarządzanie projektami oraz system informowania kierownictwa.

IFS Applications ułatwi nam sprawne rozliczanie i ewidencjonowanie w odpowiednich tabelach środków trwałych skomplikowanych zadań, które sobie wyznaczyliśmy – zapewnia Witold Ziomek, wiceprezes Zarządu. Obecnie realizujemy bardzo ambitny program inwestycyjny, rozłożony na najbliższe pięć lat. Wartość inwestycji wyniesie prawie miliard złotych. Program składa się z około 300 zadań inwestycyjnych pogrupowanych w kilku blokach. Jednym z nich jest projekt o nazwie „Poprawa gospodarki wodno-ściekowej we Wrocławiu – Etap II”. Jego wartość to ponad 50 mln euro, z czego ponad 31 mln euro pokryją unijne dotacje. Priorytetową inwestycją jest rozbudowa i modernizacja oczyszczalni ścieków. Dzięki niej powstanie tzw. docelowy system oczyszczania, który pozwoli na skierowanie wszystkich ścieków Wrocławia do jednej oczyszczalni, spełniającej wszystkie wymagania dyrektyw unijnych.

Na tym jednak nie poprzestajemy. Obecnie aplikujemy do UE o dofinansowanie etapu III, którego wartość szacujemy na ponad 280 mln zł. Realizacja projektu jest przewidziana na lata 2010-2015. W ramach tego etapu nastąpi między innymi budowa kanalizacji w osiedlach na peryferiach Wrocławia.

Aby zrealizować tak ambitne cele i uzyskać maksymalny efekt końcowy w MPWiK Wrocław myśli się o wdrożeniu kolejnych modułów, wspomagających zarządzanie remontami oraz zarządzanie projektami. Rozważany jest też też zakup systemu informowania kierownictwa.

W tej chwili prawie jedna trzecia wszystkich stanowisk komputerowych we wrocławskim MPWiK jest już objęta systemem ERP. Ale to dopiero początek.”

Pracujemy nad założeniami przyszłych projektów, które pozwolą nam zinformatyzować i zintegrować kolejne sfery działania firmy. Zakładamy, że docelowo wszystkie zdarzenia gospodarcze będą rejestrowane w systemie klasy ERP – informuje Grzegorz Kamyk, zastępca kierownika wdrożenia.

---

O MiejskiM Przedsiębiorstwie Wodno-Kanalizacyjnym Wrocław

Miejskie Przedsiębiorstwo Wodno-Kanalizacyjne (MPWiK) Wrocław to jedna z najstarszych firm wodociągowych w Polsce. Zakład przy ulicy Na Grobli rozpoczął działalność 1 sierpnia 1871 r.

Z tamtego okresu zachowała się wieża ciśnień – jeden z najpiękniejszych europejskich zabytków architektury przemysłowej. Pod obecną nazwą MPWiK działa od 1952 r. W roku 1993 firma przekształciła się w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, w której 100% udziałów posiada Gmina Wrocław. MPWiK działa aktywnie na rzecz poprawy środowiska, wykorzystując przy tym fundusze Unii Europejskiej. Obecnie firma realizuje drugi etap projektu „Poprawa gospodarki wodno-ściekowej we Wrocławiu” o wartości ponad 50 mln euro. Od początku 2009 r. zarządzanie przedsiębiorstwem wspomaga system klasy ERP – IFS Applications. Korzysta z niego bezpośrednio 100 użytkowników, co oznacza, że prawie jedna trzecia stanowisk komputerowych w MPWiK jest objęta systemem klasy ERP.

---

• zwiększenie sprawności operacyjnej przedsiębiorstwa
• optymalizacja wykorzystania firmowych zasobów
• usprawnienie gromadzenia i przekazywania informacji na potrzeby kadry zarządzającej
• automatyzacja procesu przetwarzania danych
• usprawnienie obiegu i przetwarzania dokumentów
• usprawnienie gospodarki materiałami
• automatyzacja procesów w zakresie płatności i tworzenia budżetów
• poprawa zarządzania narzędziami i odzieżą roboczą: automatyzacja obsługi wypożyczalni narzędzi, integracja zarządzania odzieżą roboczą z systemem magazynowym • automatyzacja inwentaryzacji stanów magazynowych
• usprawnienie komunikacji wewnętrznej w firmie

---

Źródło: www.ifsworld.com