MPK S.A. W KRAKOWIE USPRAWNIA PROCESY, WDRAŻAJĄC NOWĄ WERSJĘ IFS APPLICATIONS™

Wdrożenie nowej wersji systemu IFS Applications™ w Miejskim Przedsiębiorstwie Komunikacyjnym S.A. w Krakowie (MPK S.A. w Krakowie) usprawniło zarządzanie projektami, zapewniło poprawę kontroli wydatków, usprawnienie obiegu dokumentów oraz poprawę efektywności w obszarze zaopatrzenia, gospodarki magazynowej i remontów.

Dla Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacji S.A. w Krakowie najważniejszym celem jest zapewnienie pasażerom jak największego komfortu podróży. Dzięki wielu inwestycjom krakowianie i liczni turyści mają do dyspozycji nowoczesny i wygodny tabor, m.in. nowoczesne, niskopodłogowe tramwaje Bombardiera wyposażone w system informacji pasażerskiej i klimatyzację. W trosce o środowisko i czyste powietrze w 2014 roku uruchomiono w Krakowie pierwszą, regularną linię obsługiwaną przez autobusy z napędem elektrycznym.

WDROŻENIE ZGODNIE Z POTRZEBAMI

MPK S.A. w Krakowie używa IFS Applications™ od roku 2002. Od tamtej pory przedsiębiorstwo rozwinęło działalność i zmieniły się jego potrzeby w zakresie zarządzania.

Od czasu pierwszego wdrożenia systemu IFS Applications™ w naszej firmie wiele się zmieniło – informuje Mariusz Wawak, kierownik Działu Informatyki w MPK S.A. w Krakowie. Najbardziej nam doskwierał brak narzędzia do zarządzania projektami „spiętego” z systemem finansowym. Brakowało również narzędzia wspomagającego obieg dokumentów, a także możliwości mobilnego wspomagania pracy magazynierów i mechaników na stacjach obsługi pojazdów.

W roku 2011 przeprowadzono aktualizację systemu do nowej wersji, poszerzając zakres funkcjonalny rozwiązania o zarządzanie projektami (moduł IFS Projekt™). Systemem IFS Applications™ objęto wszystkie kluczowe obszary działalności: finanse, dystrybucję, remonty, projekty oraz zasoby ludzkie i płace. W ramach aktualizacji wdrożono również funkcjonalność elektronicznego obiegu faktur i wprowadzono rozwiązania mobilne usprawniające obsługę operacji magazynowych. W roku 2013 wdrożono nowoczesny, intuicyjny interfejs użytkownika IFS Enterprise Explorer.

SPRAWNE ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI I LEPSZA KONTROLA WYDATKÓW

Funkcjonalność modułu IFS Projekt™ zapewnia sprawne zarządzanie projektami prowadzonymi przez MPK S.A. w Krakowie.

Zyskaliśmy narzędzie, które ułatwia gromadzenie i analizowanie informacji o projektach oraz pozwala w przejrzysty sposób prezentować je organom kontrolującym realizację projektów – podkreśla Mariusz Wawak. Podejście projektowe stosujemy nie tylko w odniesieniu do projektów inwestycyjnych. Dzięki funkcjonalności modułu IFS Projekt™ możemy sprawnie rejestrować czas pracy, monitorować poszczególne etapy projektu i zarządzać dokumentacją.

Kontrola wydatków odbywa się już na etapie planowania. W procesie rejestracji zapotrzebowań na zakupy uczestniczą wszystkie jednostki organizacyjne w przedsiębiorstwie. W strukturze firmy zostały wydzielone służby autoryzacji zapotrzebowań, a proces autoryzacji daje możliwość śledzenia poziomu realizacji budżetów firmy.

Istotne korzyści przyniosło wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur zakupowych i elementów obsługi dokumentacji. Faktury zakupowe są skanowane, rejestrowane wstępnie w systemie IFS Applications™, a następnie przesyłane do autoryzacji. W efekcie nastąpiło skrócenie czasu opisu, zatwierdzania i autoryzacji faktur z kilku dni do jednego dnia.

Cały proces zakupowy odbywa się w systemie IFS Applications™. Wszystkie jego elementy od zapotrzebowania począwszy, przez zamówienie aż do faktury zakupowej są rejestrowane w systemie. Dzięki temu mamy zapewnioną lepszą kontrolę wydatków – podkreśla Mariusz Wawak.

MOBILNA OBSŁUGA OPERACJI MAGAZYNOWYCH

Do obsługi operacji magazynowych, w tym zleceń roboczych, operacji pobrania i zwrotów materiałów magazynowych, wykorzystywane są terminale radiowe z możliwością skanowania kodów kreskowych.

Obsługa magazynu została uproszczona i przyspieszona. Wdrożenie obsługi zleceń roboczych za pomocą urządzeń mobilnych umożliwia wykonywanie podstawowych operacji magazynowych bezpośrednio przez pracowników biorących udział w procesie, również przez pracowników spoza magazynu.

Pracownik przypisany do zlecenia roboczego ma możliwość wykonania operacji pobrania i zwrotów materiałów magazynowych w ramach zlecenia, do którego został przydzielony przez kierownika zmiany w dniu bieżącym i następnym. Pozwala to na kontrolę pobrań z magazynu, utrzymania spójności danych w procesie i unikania pomyłek ewidencyjnych – wyjaśnia Mariusz Wawak.

PLANY ROZWOJU SYSTEMU

Plany przedsiębiorstwa obejmują dalsze wykorzystanie modułu dokumentacji i związanego z nim obiegu dokumentów do realizacji innych, w tym również pozafinansowych procesów biznesowych oraz wykorzystanie modułu IFS Remonty™ do stworzenia centralnej bazy pojazdów. Kolejnym planowanym krokiem jest wykorzystanie urządzeń mobilnych w pracy mistrzów i mechaników na stacjach obsługi technicznej taboru.

Korzyści z wdrożenia IFS APPLICATIONS:

• Szybki dostęp do informacji
• Ograniczenie papierowej dokumentacji
• Poprawa kontroli wydatków
• Usprawnienie ewidencji umów
• Usprawnienie obsługi operacji magazynowych dzięki wprowadzeniu technologii mobilnych
• Szczegółowa analiza w obszarze kontrolingu
• Nowoczesny, intuicyjny interfejs użytkownika
• Elektroniczny obieg faktur zakupowych

WDROŻONE MODUŁY™:

• IFS Finanse™
• IFS Dystrybucja™
• IFS Remonty™
• IFS Projekt™ 
• IFS Zasoby Ludzkie™ 
• IFS Płace™

Liczba użytkowników: 326

Źródło: www.ifsworld.com