System ERP Microsoft Dynamics NAV w firmie
Firma Silspek wdrożyła system ERP Microsoft Dynamics NAV w celu usprawnienia produkcji i zarządzania relacjami z klientami. Rozwiązanie ułatwiło także przepływ informacji pomiędzy firmą Silspek a współpracującym z nią przedsiębiorstwem handlowym Woburg.
Wprowadzenie
Firma Silspek specjalizuje się w produkcji mieszanek elastomerowych na bazie kauczuku silikonowego. Przedsiębiorstwo od 1999 roku prowadzi dystrybucję i sprzedaż, zaś w 2005 roku rozpoczęło produkcję mieszanek silikonowych, które służą do wytwarzania wyrobów gumowych, mających zastosowanie we wszystkich gałęziach przemysłu – począwszy od smoczków dla niemowląt, a skończywszy na uszczelnieniach statków kosmicznych. Firma prowadzi również sprzedaż na rynki poza granicami Polski.
Oferowane przez firmę mieszanki bazują na najlepszych składnikach światowych dostawców i podlegają ścisłej kontroli laboratoryjnej. Potwierdza to kontrola jakości przeprowadzana na najnowszych urządzeniach według europejskich standardów.
Mając na uwadze wysoką jakość obsługi klienta, Silspek zapewnia także wsparcie w zakresie wyboru odpowiedniej mieszanki, doradztwo na etapie projektowania, możliwość optymalizacji przetwórstwa mieszanki przez klienta, a także transport gotowego produktu pod wskazany adres.
Dynamiczny rozwój firmy, wysoka jakość oferowanych produktów, sprawna obsługa oraz konkurencyjne ceny sprawiają, że Silspek może się poszczycić rosnącą liczbą klientów, dołączając do grona wiodących producentów komponentów silikonowych.
Wyzwanie
Silspek jest młodym przedsiębiorstwem, które stawia na dynamiczny rozwój oraz doskonalenie kwalifikacji swoich pracowników i standardów obsługi klienta. Zwiększenie produkcji, a co za tym idzie wzmacnianie kadry pracowniczej sprawiają, że firma dąży do usprawnienia procesów zarządzania w taki sposób, aby nadążały za szybkim rozwojem organizacji.
Wobec perspektywy rozwoju zakładanej na najbliższe lata oraz idei coraz doskonalszej obsługi klienta, firma zdecydowała się na zakup i wdrożenie nowoczesnego systemu klasy ERP – Microsoft Dynamics NAV, który w pełni odpowiadał jej wizji i możliwościom finansowym.
Kolejnym ważnym wymaganiem było przeniesienie wszystkich rozwiązań stosowanych w autorskim systemie zrealizowanym w oparciu o aplikację Access oraz danych z eksploatowanych systemów magazynowych.
Co więcej, firma potrzebowała narzędzia, które pozwoliłoby na prowadzenie obszernej specyfikacji produktów tak, aby umożliwić szczegółowe ofertowanie, budowanie receptur (BOM-ów) według schematów PHR oraz drukowanie kart technologicznych – atestów oraz zaświadczeń o spełnianiu norm.
Ważna była też obsługa produkcji w zakresie zleceń produkcyjnych, realizowanych na bazie zamówień sprzedaży. Chodziło o zyskanie kontroli nad zużyciem surowca i magazynowaniem wyrobów, a także nad czasem pracy. System miał również zautomatyzować znakowanie przesyłek przekazywanych do spedycji, umożliwić obsługę księgową przez zewnętrzną firmę oraz przygotować do współpracy z systemami kontroli jakości.
Specyfika działalności firmy wymagała elastycznego systemu, który dostosuje się do jej indywidualnych potrzeb i będzie współpracował z istniejącymi aplikacjami. Wybór firmy padł na Microsoft Dynamics NAV, który wyróżnia się otwartością, dużym potencjałem adaptacji, możliwością tworzenia nowych rozszerzeń oraz stosunkowo krótkim czasem wdrożenia.
Zakres implementacji obejmował wdrożenie kilku kluczowych modułów do efektywnego działania przedsiębiorstwa, takich jak Produkcja, Magazyn, Zakupy, Księga Główna (częściowo w Biurze Rachunkowym) oraz Sprzedaż, wspierana przez system CRM.
Dodatkowo na potrzeby firmy opracowano funkcjonalność wspomagającą gospodarkę ubraniami roboczymi oraz wprowadzono szereg zaawansowanych dostosowań nie będących oddzielnymi funkcjonalnościami, takich jak obszerne adaptacje w obsłudze procesów międzyfirmowych, automatyczne powiadamiania, dostosowania z obszaru produkcji, np. wprowadzenie pojęcia partii i zautomatyzowanie wybranych procesów. Ważne usprawnienia dotyczyły także raportowania, w tym raportowania w zakresie rozliczania handlowców. Oddzielnym, ale bardzo istotnym obszarem dostosowań były realizacje dla Biura Rachunkowego, głównie w zakresie opracowania danych do uzgodnień z magazynami.
W ramach wspólnej bazy SQL, którą firma dysponowała przed wdrożeniem, należało zintegrować nowe oprogramowanie z systemem Magazynier firmy DataConsult w zakresie obsługi obrotów magazynowych surowców i wyrobów. Ważna była także współpraca Dynamics NAV z programami obsługującymi w czasie rzeczywistym elementy procesu produkcyjnego, a więc ważenie surowców, ewidencja czasu pracy mieszania i pakowania, ważenie i znakowanie produktów. Współpraca z tymi aplikacjami polega zarówno na wspólnej obsłudze danych gromadzonych w tych systemach oraz w Dynamics NAV, jak też na uruchamianiu procesów realizujących zadania.
Plan wdrożenia Microsoft Dynamics NAV został podzielony na kilka etapów. We wrześniu 2008 roku dokonano zakupu systemu oraz jego instalacji. W październiku 2008 roku trwały prace wdrożeniowe polegające na dostosowaniu i parametryzacji systemu, zaś w listopadzie i grudniu szkolenia pracowników i weryfikacje przyjętych rozwiązań. Zaledwie po czterech miesiącach, z początkiem stycznia 2009 roku, system ruszył zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem. Do końca marca 2009 roku firma wdrożeniowa intensywnie nadzorowała działanie systemu, zaś od kwietnia zajmowano się już tylko bieżącą eksploatacją oraz rozwojem systemu, wprowadzając dodatkowe stanowiska, język niemiecki oraz zmianę Biura Księgowego. W 2010 roku trwała natomiast integracja rozwiązania z systemami MAGAZYNIER i PRODUKCJA.
Wdrożenie systemu powierzono firmie Softart, posiadającej wieloletnie doświadczenie w implementacji systemów wspomagających zarządzanie w różnych branżach gospodarczych.
Firma Silspek specjalizuje się w produkcji mieszanek elastomerowych na bazie kauczuku silikonowego. Przedsiębiorstwo od 1999 roku prowadzi dystrybucję i sprzedaż, zaś w 2005 roku rozpoczęło produkcję mieszanek silikonowych, które służą do wytwarzania wyrobów gumowych, mających zastosowanie we wszystkich gałęziach przemysłu – począwszy od smoczków dla niemowląt, a skończywszy na uszczelnieniach statków kosmicznych. Firma prowadzi również sprzedaż na rynki poza granicami Polski.
Oferowane przez firmę mieszanki bazują na najlepszych składnikach światowych dostawców i podlegają ścisłej kontroli laboratoryjnej. Potwierdza to kontrola jakości przeprowadzana na najnowszych urządzeniach według europejskich standardów.
Mając na uwadze wysoką jakość obsługi klienta, Silspek zapewnia także wsparcie w zakresie wyboru odpowiedniej mieszanki, doradztwo na etapie projektowania, możliwość optymalizacji przetwórstwa mieszanki przez klienta, a także transport gotowego produktu pod wskazany adres.
Dynamiczny rozwój firmy, wysoka jakość oferowanych produktów, sprawna obsługa oraz konkurencyjne ceny sprawiają, że Silspek może się poszczycić rosnącą liczbą klientów, dołączając do grona wiodących producentów komponentów silikonowych.
Wyzwanie
Silspek jest młodym przedsiębiorstwem, które stawia na dynamiczny rozwój oraz doskonalenie kwalifikacji swoich pracowników i standardów obsługi klienta. Zwiększenie produkcji, a co za tym idzie wzmacnianie kadry pracowniczej sprawiają, że firma dąży do usprawnienia procesów zarządzania w taki sposób, aby nadążały za szybkim rozwojem organizacji.
Wobec perspektywy rozwoju zakładanej na najbliższe lata oraz idei coraz doskonalszej obsługi klienta, firma zdecydowała się na zakup i wdrożenie nowoczesnego systemu klasy ERP – Microsoft Dynamics NAV, który w pełni odpowiadał jej wizji i możliwościom finansowym.
Ze względu na nietypowy charakter działalności spółki oraz dynamikę zmian poszukiwaliśmy takiego systemu informatycznego, który w pełni odpowiadałby potrzebom naszej firmy. – mówi Piotr Wochnik, Prezes Zarządu, Silspek Sp. z o.o.Od nowego systemu oczekiwano między innymi usprawnienia przepływu informacji pomiędzy spółką i ściśle współpracującą z nią firmą handlową Woburg, która obsługuje rynek krajowy, zlecając produkcję firmie Silspek.
Kolejnym ważnym wymaganiem było przeniesienie wszystkich rozwiązań stosowanych w autorskim systemie zrealizowanym w oparciu o aplikację Access oraz danych z eksploatowanych systemów magazynowych.
Co więcej, firma potrzebowała narzędzia, które pozwoliłoby na prowadzenie obszernej specyfikacji produktów tak, aby umożliwić szczegółowe ofertowanie, budowanie receptur (BOM-ów) według schematów PHR oraz drukowanie kart technologicznych – atestów oraz zaświadczeń o spełnianiu norm.
Ważna była też obsługa produkcji w zakresie zleceń produkcyjnych, realizowanych na bazie zamówień sprzedaży. Chodziło o zyskanie kontroli nad zużyciem surowca i magazynowaniem wyrobów, a także nad czasem pracy. System miał również zautomatyzować znakowanie przesyłek przekazywanych do spedycji, umożliwić obsługę księgową przez zewnętrzną firmę oraz przygotować do współpracy z systemami kontroli jakości.
Do najważniejszych wyzwań stawianych względem nowego rozwiązania należało usprawnienie planowania i rozliczania produkcji, udoskonalenie zarządzania relacjami z klientami oraz umożliwienie dokonywania analiz finansowych, a także sprawny przepływ informacji pomiędzy Silspek a Woburg. – mówi Piotr Wochnik, Prezes Zarządu, Silspek Sp. z o.o.Rozwiązanie
Specyfika działalności firmy wymagała elastycznego systemu, który dostosuje się do jej indywidualnych potrzeb i będzie współpracował z istniejącymi aplikacjami. Wybór firmy padł na Microsoft Dynamics NAV, który wyróżnia się otwartością, dużym potencjałem adaptacji, możliwością tworzenia nowych rozszerzeń oraz stosunkowo krótkim czasem wdrożenia.
Zakres implementacji obejmował wdrożenie kilku kluczowych modułów do efektywnego działania przedsiębiorstwa, takich jak Produkcja, Magazyn, Zakupy, Księga Główna (częściowo w Biurze Rachunkowym) oraz Sprzedaż, wspierana przez system CRM.
Dodatkowo na potrzeby firmy opracowano funkcjonalność wspomagającą gospodarkę ubraniami roboczymi oraz wprowadzono szereg zaawansowanych dostosowań nie będących oddzielnymi funkcjonalnościami, takich jak obszerne adaptacje w obsłudze procesów międzyfirmowych, automatyczne powiadamiania, dostosowania z obszaru produkcji, np. wprowadzenie pojęcia partii i zautomatyzowanie wybranych procesów. Ważne usprawnienia dotyczyły także raportowania, w tym raportowania w zakresie rozliczania handlowców. Oddzielnym, ale bardzo istotnym obszarem dostosowań były realizacje dla Biura Rachunkowego, głównie w zakresie opracowania danych do uzgodnień z magazynami.
W ramach wspólnej bazy SQL, którą firma dysponowała przed wdrożeniem, należało zintegrować nowe oprogramowanie z systemem Magazynier firmy DataConsult w zakresie obsługi obrotów magazynowych surowców i wyrobów. Ważna była także współpraca Dynamics NAV z programami obsługującymi w czasie rzeczywistym elementy procesu produkcyjnego, a więc ważenie surowców, ewidencja czasu pracy mieszania i pakowania, ważenie i znakowanie produktów. Współpraca z tymi aplikacjami polega zarówno na wspólnej obsłudze danych gromadzonych w tych systemach oraz w Dynamics NAV, jak też na uruchamianiu procesów realizujących zadania.
Plan wdrożenia Microsoft Dynamics NAV został podzielony na kilka etapów. We wrześniu 2008 roku dokonano zakupu systemu oraz jego instalacji. W październiku 2008 roku trwały prace wdrożeniowe polegające na dostosowaniu i parametryzacji systemu, zaś w listopadzie i grudniu szkolenia pracowników i weryfikacje przyjętych rozwiązań. Zaledwie po czterech miesiącach, z początkiem stycznia 2009 roku, system ruszył zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem. Do końca marca 2009 roku firma wdrożeniowa intensywnie nadzorowała działanie systemu, zaś od kwietnia zajmowano się już tylko bieżącą eksploatacją oraz rozwojem systemu, wprowadzając dodatkowe stanowiska, język niemiecki oraz zmianę Biura Księgowego. W 2010 roku trwała natomiast integracja rozwiązania z systemami MAGAZYNIER i PRODUKCJA.
Wdrożenie systemu powierzono firmie Softart, posiadającej wieloletnie doświadczenie w implementacji systemów wspomagających zarządzanie w różnych branżach gospodarczych.
Elastyczność, łatwość konfiguracji systemu, możliwość wyboru i parametryzacji funkcji dostosowanych do potrzeb firmy oraz intuicyjność i prostota użytkowania poprzez znany pracownikom interfejs Microsoft Outlook sprawiły, że Microsoft Dynamics NAV okazał się idealnym rozwiązaniem, łączącym w sobie wszystkie oczekiwania firmy wobec systemu klasy ERP. – mówi Stanislaw Kukuła, dyrektor Softart Sp. z o.o.
Jak to działa?
Sprawna współpraca między firmami
System Microsoft Dynamics NAV pozwolił na sprawną współpracę i przepływ informacji pomiędzy firmami Silspek i Woburg. Zautomatyzowany został proces wystawiania wszystkich dokumentów w obu przedsiębiorstwach, dzięki czemu współpraca przebiega sprawniej i nie wymaga czasochłonnych i skomplikowanych formalności. W ten sposób obie firmy mogą się skupić na korzyściach biznesowych wynikających ze współpracy, nie zaś na kwestiach organizacyjno-logistycznych.
Stały dostęp do aktualnych informacji
Informatyzacja produkcji sprawiła, że każdy jej proces oraz stany magazynowe wszystkich surowców rejestrowane są na bieżąco w czasie rzeczywistym. Dzięki temu kierownictwo firmy ma pełny obraz aktualnej sytuacji każdego zlecenia i może lepiej zarządzać działalnością przedsiębiorstwa oraz podejmować trafniejsze decyzje na podstawie rzetelnych danych widocznych w systemie.
Możliwości adaptacyjne
Możliwość nieustannego rozszerzania systemu sprawia, że można będzie go rozwijać w miarę ewolucji firmy. Na przykład zmiana siedziby firmy wymagała rozszerzenia zakresu jego działania o produkcję modeli oraz wprowadzenia zagranicznych przedstawicieli handlowych.
Elastyczność systemu oraz jego możliwości adaptacyjne czynią go rozwiązaniem „szytym na miarę”, które potrafi dostosować się do specyficznych wymogów działalności biznesowej.
Korzyści biznesowe
System Microsoft Dynamics NAV przyniósł firmie wiele korzyści biznesowych związanych z automatyzacją procesów wewnątrz firmy i sprawniejszą obsługą klienta, np.:
Sprawna współpraca między firmami
System Microsoft Dynamics NAV pozwolił na sprawną współpracę i przepływ informacji pomiędzy firmami Silspek i Woburg. Zautomatyzowany został proces wystawiania wszystkich dokumentów w obu przedsiębiorstwach, dzięki czemu współpraca przebiega sprawniej i nie wymaga czasochłonnych i skomplikowanych formalności. W ten sposób obie firmy mogą się skupić na korzyściach biznesowych wynikających ze współpracy, nie zaś na kwestiach organizacyjno-logistycznych.
Stały dostęp do aktualnych informacji
Informatyzacja produkcji sprawiła, że każdy jej proces oraz stany magazynowe wszystkich surowców rejestrowane są na bieżąco w czasie rzeczywistym. Dzięki temu kierownictwo firmy ma pełny obraz aktualnej sytuacji każdego zlecenia i może lepiej zarządzać działalnością przedsiębiorstwa oraz podejmować trafniejsze decyzje na podstawie rzetelnych danych widocznych w systemie.
Możliwości adaptacyjne
Możliwość nieustannego rozszerzania systemu sprawia, że można będzie go rozwijać w miarę ewolucji firmy. Na przykład zmiana siedziby firmy wymagała rozszerzenia zakresu jego działania o produkcję modeli oraz wprowadzenia zagranicznych przedstawicieli handlowych.
Elastyczność systemu oraz jego możliwości adaptacyjne czynią go rozwiązaniem „szytym na miarę”, które potrafi dostosować się do specyficznych wymogów działalności biznesowej.
Korzyści biznesowe
System Microsoft Dynamics NAV przyniósł firmie wiele korzyści biznesowych związanych z automatyzacją procesów wewnątrz firmy i sprawniejszą obsługą klienta, np.:
- Zapewnił dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym oraz bieżącą rejestrację zmian zachodzących w Silspek. Dzięki temu system zautomatyzował pracę w firmie i przyczynił się do zwiększenia kontroli kierownictwa nad procesami produkcji.
- Automatyzacja kluczowych procesów oraz ich integracja pozwoliły zwiększyć produktywność pracy w wielu obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa.
- Funkcje raportowania i analiz umożliwiły łatwe przygotowywanie zestawień i sprawozdań, co znacznie usprawniło pracę i pozwoliło zaoszczędzić czas.
- Zaawansowane narzędzia analityczne, dostarczające konkretnych informacji na temat aktualnej sytuacji firmy, pozwoliły na monitorowanie bieżącej sytuacji przedsiębiorstwa i podejmowanie strategicznych decyzji opartych na racjonalnych przesłankach.
- Łatwość obsługi, intuicyjny interfejs oraz możliwość integracji z aplikacjami pakietu Microsoft Office, a w szczególności z programem Outlook sprawiły, że pracownicy szybko opanowali działanie nowego systemu i chętnie z niego korzystają. Dzięki temu zminimalizowano nakłady finansowe na szkolenia i zwiększono wydajność pracy od momentu uruchomienia narzędzia. Pracownicy nie tracą już czasu na wyszukiwanie i zestawianie danych czy ich ręczne przepisywanie, skupiając się wyłącznie na wykonywaniu merytorycznych obowiązków.
- System pozwolił na optymalizację obsługi klienta poprzez dostęp do aktualnych informacji o nim, możliwość dostosowania oferty do indywidualnych potrzeb, szybkie odpowiadanie na wszelkie pytania oraz uzyskanie jeszcze lepszej przejrzystości zachodzących operacji.
- Dzięki integracji ze SQL Server, Microsoft Dynamics NAV umożliwia wzrost wydajności i korzystanie z funkcjonalności analizy biznesowej programu SQL Server, pozwalając na łatwiejszy i szybszy wgląd w bieżące funkcjonowanie firmy.
Z perspektywy dwóch pełnych lat obrachunkowych przepracowanych na systemie Microsoft Dynamics NAV można powiedzieć z pełną odpowiedzialnością, że decyzja o jego wdrożeniu była słuszna. Odczucie satysfakcji uwydatnia fakt, że firma wdrażająca system w naszej spółce stanęła na wysokości zadania, służąc szybką pomocą techniczną, doradztwem i nieszablonowymi pomysłami, umożliwiającymi wprowadzenie jeszcze lepszych rozwiązań. System Microsoft Dynamics NAV można nazwać rozwiązaniem, które rozwija się wraz z firmą i jej potrzebami. – komentuje Piotr Wochnik, Prezes Zarządu, Silspek Sp. z o.o.Źródło: MICROSOFT
