W dobie cyfrowej transformacji biznesu, coraz więcej firm zdaje sobie sprawę z potrzeby wdrożenia systemu ERP (Enterprise Resource Planning). Takie oprogramowanie pozwala na efektywniejsze zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa oraz usprawnienie procesów biznesowych. Jednak, aby osiągnąć maksymalny sukces, należy dobrze przygotować się do wdrożenia systemu ERP. W tym artykule znajdziesz kluczowe elementy, na które warto zwrócić uwagę, przygotowując się do implementacji systemu ERP.

1. Określenie wymagań i celów wdrożenia systemu ERP

Zanim przystąpisz do wdrożenia systemu ERP, ważne jest, aby dokładnie określić wymagania biznesowe oraz cele, które chcesz osiągnąć w ramach tego projektu. Zastanów się, jakie funkcjonalności oraz cechy pozafunkcjonalne powinien posiadać system ERP, aby spełnić potrzeby Twojej firmy. Może okazać się, że warto zatrudnić niezależnego doradcę, który pomoże Ci w analizie potrzeb oraz wyborze optymalnego rozwiązania.

1.1. Definiowanie wymagań funkcjonalnych i pozafunkcjonalnych

W procesie definiowania wymagań, warto zadać sobie następujące pytania:

1. Jakie kluczowe cele chcemy osiągnąć i jak zamierzamy je mierzyć? Jaki będzie punkt odniesienia dla prawidłowego pomiaru celów?
2. Jakie procesy powinny znaleźć się w zakresie wdrożenia i dlaczego?
3. Jakie istotne nieefektywności wynikające z obecnie funkcjonujących procesów lub systemów powinny zostać wyeliminowane?
4. W jakim zakresie można zmienić obecne procesy, aby jak najlepiej je dostosować do standardowych funkcjonalności systemu?
5. Jakie są krytyczne lub istotne wymagania dla poszczególnych procesów, które powinny być ujęte w nowym systemie, nawet jeśli będzie wymagało by to zmian w ramach jego standardowych funkcjonalności?
6. Jakie dodatkowe wymagania interesariuszy powinno spełniać rozwiązanie?
7. Co można określić jako „niekrytyczne" wymagania dla poszczególnych procesów? Jaki będą miały wpływ na organizację, jeśli nie zostaną wdrożone? Jak można je zaimplementować w inny sposób (np. w ramach obecnych systemów lub dedykowanych narzędzi)?

1.2. Wybór odpowiedniego podejścia do określenia wymagań

W przypadku, gdy organizacja dokonała wyboru konkretnej technologii, definiowanie wymagań należy rozpocząć od znalezienia luk między obecnymi procesami, a tymi standardowo uwzględnionymi w systemie, by następnie określić ich priorytet w docelowym rozwiązaniu. W ten sposób, jeszcze przed podjęciem finalnej decyzji o wdrożeniu, można porównać skalę zmian ze standardowymi funkcjonalnościami systemu i wstępnie ocenić możliwości oraz koszty ich implementacji.

W przypadku, gdy firma nie podjęła decyzji o wyborze konkretnego systemu, stosowane są najczęściej dwa podejścia:

1. Zidentyfikowanie nieefektywności w obecnych procesach, aby umieścić je w wymaganiach dla nowego systemu.
2. Podejście bazujące na referencyjnych procesach, stworzonych na podstawie najlepszych rynkowych praktyk, aby odzwierciedlić je w organizacji.

2. Oszacowanie budżetu i kosztów wdrożenia

Zarówno wdrożenie, jak i utrzymanie systemu ERP może wiązać się z dużymi kosztami. Dlatego ważne jest, aby oszacować budżet, jaki będziesz mógł przeznaczyć na wdrożenie oraz całkowity koszt posiadania (TCO) systemu ERP. Przygotowanie odpowiedniego budżetu pozwala na lepsze dopasowanie systemu oraz bardziej precyzyjne oszacowanie pełnego kosztu.

2.1. Budżet wdrożenia

Wycena usługi wdrożenia systemu ERP zwykle obejmuje oprogramowanie, wsparcie w pierwszym roku oraz doradztwo w zakresie wdrożenia. Warto jednak pamiętać, że całkowity koszt posiadania ma zdecydowanie szerszy zakres.

2.2. Całkowity koszt posiadania (TCO)

W skład TCO wchodzą dodatkowo koszty licencji na użytkownika, szkolenia, utrzymanie oprogramowania ERP, dostosowanie do bieżących potrzeb czy aktualizacje. Należy więc precyzyjnie oszacować własne możliwości finansowe i dopytać o zakres realizowanych usług dostawcę systemu ERP.

3. Weryfikacja doświadczenia branżowego dostawcy ERP

Wybierając system ERP, warto zweryfikować doświadczenie branżowe dostawcy oprogramowania. Dany dostawca może posiadać doświadczenie w branży, ale może nie mieć gruntownej wiedzy na temat unikalnych potrzeb Twojego biznesu. Przed podjęciem decyzji warto więc sprawdzić, czy oferowany przez sprzedawcę zestaw funkcjonalności ERP jest stosowany przez firmy takie jak Twoja.

3.1. Ocena cech i funkcji oprogramowania

Poświęć czas, aby ocenić konkretne cechy i funkcje oprogramowania, aby zobaczyć, jak dopasowują się one do aktualnych i przewidywanych wyzwań w branży.

4. Dostosowanie wyboru systemu ERP do posiadanej infrastruktury IT

Oprogramowanie ERP musi być odpowiednio dostosowane do posiadanej infrastruktury IT w Twojej organizacji. Dlatego dział informatyczny powinien odgrywać zasadniczą rolę w definiowaniu wymagań wobec systemu ERP oraz weryfikowaniu zasobów do utrzymania, integracji i aktualizacji oprogramowania, jak również być w stanie zapewnić niezbędną infrastrukturę, serwery, bazy danych i bezpieczeństwo.

5. Porównanie ofert dostawców systemów ERP

Warto przed wyborem oprogramowania ERP dokładnie weryfikować rzetelność świadczonych przez danego sprzedawcę usług oraz zakres dopasowania funkcji systemu ERP do faktycznych potrzeb Twojego biznesu. Może się okazać, że oprogramowanie dedykowane dla Twojej branży będzie lepszym rozwiązaniem, niż korzystanie z rozbudowanego systemu.

5.1. Referencje i opinie innych

Aby uzyskać jak najlepszy obraz tego, jak wdrożenie systemu ERP pomoże Twojej firmie w usprawnianiu codziennej pracy i wykonywaniu procesów, można poprosić dostawcę o referencje. Warto odnieść się do doświadczeń przedsiębiorców, którzy przez co najmniej rok korzystają już z oprogramowania ERP, działają w tej samej branży, mają podobne wymagania co do funkcjonalności systemu ERP, a ich firma jest mniej więcej tej samej wielkości. Opinie realnych użytkowników dają dogłębny pogląd na to, jak dane rozwiązanie sprawdza się w praktyce.

Stosując powyższe najlepsze praktyki, Twoja firma będzie mogła lepiej zrozumieć mocne i słabe strony potencjalnych dostawców ERP. Ponadto łatwiej będzie zawęzić listę sprzedawców i wybrać system ERP, który zapewni większą wydajność, lepszą przejrzystość procesów i przewagę konkurencyjną.

Podsumowanie

Przygotowanie do wdrożenia systemu ERP to proces wymagający starannego podejścia oraz uwzględnienia wielu aspektów. Kluczowe elementy, na które warto zwrócić uwagę, to m.in. określenie wymagań i celów wdrożenia, oszacowanie budżetu i kosztów, weryfikacja doświadczenia branżowego dostawcy ERP, dostosowanie wyboru systemu do posiadanej infrastruktury IT oraz porównanie ofert dostawców. Pamiętając o tych elementach, możesz zwiększyć szanse na sukces wdrożenia systemu ERP w swojej organizacji.