| Tekst pochodzi z miesięcznika Nowy Przemysł - numer 11/2005 |
Prezes jak pilot
Aby przedsiębiorstwo mogło się rozwijać potrzebuje gromadzić informacje z wewnątrz i z otoczenia firmy i na ich podstawie podejmować decyzje biznesowe. Metoda intuicyjna jest dość ryzykowana, dlatego warto skorzystać z narzędzi, które odsłonią całą prawdę o biznesie i pomogą opracować strategię działania.
W biznesie najcenniejsze wydają się trafne odpowiedzi na pytania dotyczące przyszłości, czyli prognozy działalności. Mogą to być pytania typu: jak zachowa się klient gdy...; - jak wzrośnie lub spadnie sprzedaż jeśli...; - co stanie się z kosztami jeżeli...?
Pytania mogą być różne w zależności od potrzeb klienta. Co innego interesuje zarząd banku, co innego zarząd firmy produkcyjnej.
- Zarząd sieci restauracji może być na przykład zainteresowany odpowiedzią na pytanie, które placówki ma otworzyć o godzienie 9.00, a które o 10.00 czy 11.00 oraz czy powinien otwierać je w święta - mówi Grzegorz Rawicz-Mańkowski, dyrektor marketingu SAS Institute. - Zarząd operatora telefonii komórkowej będzie zainteresowany informacją, jak poszczególne decyzje strategiczne m.in. dotyczące nowych taryf czy promocji wpłyną na zyski i koszty przy uwzględnieniu maksymalnie wielu informacji, także tych o ruchach konkurencji. Takie pytania można mnożyć.
Na te i podobne pytania pomagają odpowiedzieć aplikacje business intelligence (BI). Warto się zastanowić, jakie cele można osiągnąć dzięki wdrożeniu tego ciągle mało popularnego w Polsce oprogramowania.
Okiem zarządu
Koncepcja BI koncentruje firmę wokół celów strategicznych i operacyjnych. Kiedy przedsiębiorstwo ma opracowane cele, dzięki BI może monitorować, czy nie ma odstępstw od wybranej drogi rozwoju, strategii działania.
- Kolejny poziom zarządzania przy wsparciu BI to praca nad budżetem - opowiada Ryszard Sadowski, prezes Solemis Group. - Po skonstruowaniu budżetu przedsiębiorstwa aplikacje pomagają śledzić odchylenia w jego realizacji. BI może dodatkowo pomagać wykonywać prognozy dla firmy, na przykład przy założeniu, że wzrosną ceny paliw o 10 proc. Wówczas zarząd dowiaduje się, jakie kroki należy podjąć, aby wzrost kosztów transportu nie odbił się na wynikach.
Kolejną zaletą BI jest otrzymywanie informacji z systemów zarządzania przedsiębiorstwem w postaci czytelnej dla zarządu. Menedżerowie patrzą na biznes w specyficzny, właściwy tylko im sposób, dlatego muszą mieć dostarczone dane poprzez komunikatywny interfejs.
Okiem zarządu
Koncepcja BI koncentruje firmę wokół celów strategicznych i operacyjnych. Kiedy przedsiębiorstwo ma opracowane cele, dzięki BI może monitorować, czy nie ma odstępstw od wybranej drogi rozwoju, strategii działania.
 – Kolejny poziom zarządzania przy wsparciu BI to praca nad budżetem - opowiada Ryszard Sadowski, prezes Solemis Group. |
Kolejną zaletą BI jest otrzymywanie informacji z systemów zarządzania przedsiębiorstwem w postaci czytelnej dla zarządu. Menedżerowie patrzą na biznes w specyficzny, właściwy tylko im sposób, dlatego muszą mieć dostarczone dane poprzez komunikatywny interfejs.
- Następna korzyść BI to możliwość szybkiego podejmowania decyzji. Pracownicy przedsiębiorstwa na każdym szczeblu podejmują decyzje związane z ich zakresem kompetencji. Obecnie niezwykle istotny jest czas podejmowania decyzji. BI pomaga skrócić ten czas, zoptymalizować przekazywanie informacji i podpowiada, jaka decyzja będzie właściwa. Dzięki temu mniej osób jest zaangażowanych w proces podejmowania decyzji biznesowych. Jednym z haseł propagujących BI jest: "mniej osób - więcej decyzji" - tłumaczy Sadowski.
Poziomy dojrzałości
Niewątpliwą korzyścią z wdrożenia BI jest fakt, że wiedza na temat funkcjonowania firmy staje się usystematyzowana i bardziej szczegółowa.
- Każdy pracownik, a przede wszystkim zarząd, może spojrzeć na organizacje przez pryzmat tych samych informacji. Korzystając z nich może podjąć konkretne działania, pozwalające na ekspansję lub umocnienie pozycji na rynku. Nie staje się to jednak automatycznie - mówi Grzegorz Rawicz-Mańkowski z SAS Institute.
Firma, którą reprezentuje, wyróżnia 4 poziomy dojrzałości w zakresie BI. Pierwszy - operacji - gdy informacja jest "własnością" pojedynczych pracowników i każdy ma swoją "wersję prawdy". Wtedy każdy kieruje się własnym doświadczeniem czy wyczuciem. Drugi poziom - konsolidacji - gdy istnieją pewne rozwiązania departamentalne i w nich informacja jest spójna i zarządzana przy użyciu lokalnych standardów.
Trzeci poziom dotyczy integracji - gdy wydzielone informacje zostają zintegrowane w jeden pełny obraz firmy. I wreszcie czwarty - poziom optymalizacji, poziom najwyższy, gdy organizacja jest w stanie monitorować rynek i szybko dostosować się do jego wymagań.
Tu można mówić o podejmowaniu decyzji w oparciu o fakty. I na tym poziomie zarząd może być najbardziej wymagający, oczekując pełnych, spójnych informacji przed podejmowaniem wszelkich istotnych decyzji.
Raport dla handlowca...
Inny dostawca branżowego oprogramowania, firma Business Objects klasyfikuje funkcje systemów BI w zależności od grup ich użytkowników. Pierwszą z funkcji jest raportowanie. Jest to proces dostępu do danych, nadawania im właściwego formatu oraz dystrybucji już jako informacji do szerokiej rzeszy odbiorców wewnątrz organizacji i poza nią. Chodzi tu o informację statyczną dostarczoną w ściśle określonej formie. Jej odbiorcami są np. przedstawiciele firmy czy instytucje państwowe wymagające określonych raportów obowiązkowych.
Kolejnymi funkcjami BI są zapytania i analizy - funkcje umożliwiające interakcję z informacjami (np. drążenie ich) i znajdowania odpowiedzi na pytania tworzone w miarę potrzeb przez użytkowników; najczęściej z tych funkcji korzystają analitycy.
Ostatnią z funkcji jest zarządzanie wydajnością. Polega na monitorowaniu i analizowaniu kluczowych wskaźników biznesowych za pośrednictwem kokpitów, kart wyników oraz alertów. Pozwala ona powiązać cele działów czy osób ze strategią organizacji.
Tutaj głównym odbiorcą jest kadra zarządzająca.
... kokpit dla dyrektora
- Menedżerowie oczekują informacji, na podstawie których będą mogli szybko i z pełnym przekonaniem podejmować decyzje - podkreśla Paweł Gustaw, dyrektor ds. analiz biznesowych i rozwoju w firmie Premium Technology. - Dlatego dla nich tworzone są kokpity menedżerskie gromadzące w jednym miejscu wszelkie potrzebne do tego dane, a więc wartości kluczowych wskaźników (finansowych, operacyjnych i innych), plany i cele wynikające ze strategii oraz stopień ich realizacji, statusy podstawowych procesów biznesowych itp.
Kokpity pozwalają w szybki sposób, często zautomatyzowany, wykryć zagrożenie czy szansę rynkową, dociec jej istoty i skorzystać ze zgromadzonej bazy wiedzy w celu wyboru jak najlepszego działania.
Analogia w nazwie z kokpitami, które mają przed oczami piloci samolotów, jest nieprzypadkowa - chyba każdy menadżer chciałby mieć do swej dyspozycji zgromadzone w jednym miejscu wszystkie środki pozwalające mu świadomie i bezpiecznie zarządzać organizacją.
 Paweł Gustaw, dyrektor ds. analiz biznesowych i rozwoju Premium Technology: – Wdrożenie BI wprowadza dyscyplinę i kulturę zarządzania informacją. Kończą się czasy, gdy ważne dane były przesyłane w plikach arkuszy pocztą elektroniczną bądź przenoszone na dyskach. Ryzyko związane z możliwością dostania się do danych (często poufnych) przez niepowołane osoby lub ryzyko ich zmiany (celowej, bądź przypadkowej) jest zbyt duże i organizacje coraz większą uwagę przywiązują do aspektu bezpieczeństwa informacji. Oczywiście, wdrożenie daje wymierne rezultaty operacyjne – firma lepiej planuje swe działania, bardziej szczegółowo potrafi określić sytuację swoją oraz zagrożenia, okazje występujące w jej otoczeniu. To przekłada się na wymierne korzyści finansowe – niższe koszty działań, wyższą sprzedaż, czy zwiększenie marży operacyjnej. Informacja, nie tylko już intuicja, staje się podstawą podejmowania świadomych decyzji. |
Żródło: www.wnp.pl
Do zwiększenia odporności na zmiany, konieczna jest pełna kontrola nad codziennymi procesami zapewniającymi prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Oprócz przejrzystości we wszystkich obszarach i efektywności w zakresie operacji gospodarczych, obejmuje to również sprawny przebieg procesów wzdłuż łańcucha dostaw. Niekompletne lub błędne dane, duplikaty, czy też brakujące informacje, szybko stają się poważnymi przeszkodami do osiągnięcia wyznaczonych celów strategicznych przedsiębiorstwa. Warunkiem dla poprawnego i wydajnego przebiegu procesów oraz dla wykorzystania sztucznej inteligencji jest odpowiedni fundament: nienaganna jakość danych.
