W zakładach Briggs & Stratton (stan Milwaukee, USA), wytwarzających chłodzone powietrzem silniki, przeznaczone m.in. do kosiarek, w systemie poprawy jakości produktów nie wykorzystuje się typowej aplikacji do zarządzania produkcją, ale platformy business intelligence (BI – system inteligentnej analizy danych zgromadzonych w systemach informatycznych przedsiębiorstwa).

Znakomite wyniki dostatecznie wyjaśniają, dlaczego Briggs & Stratton zalicza się do rosnącej grupy producentów zainteresowanych funkcjonowaniem BI w całym przedsiębiorstwie. Dostawcy rozwiązań BI przekonują, że ich produkty będą przez długie lata służyć użytkownikom z różnych działów firmy. Ukuto nawet określenie operational business intelligence, oznaczające obsługę za pomocą techniki BI procesów biznesowych [nie tylko na poziomie strategicznym czy taktycznym, ale i operacyjnym]. Dopiero niedawno pojawiła się bowiem możliwość wykorzystania narzędzi BI także przez użytkowników spoza wąskiego kręgu specjalistów potrafiących zrobić użytek z informacji gromadzonych w hurtowniach lub zbiorczych bazach danych.

Eric Rogge jest wiceprezesem i kierownikiem badań w Ventana Research (San Mateo, Kalifornia). Jego zdaniem ów trend wynika przede wszystkim z rozwoju technik internetowych. – Dzięki Internetowi można każdemu pracownikowi dostarczać raporty lub interaktywne narzędzia analityczne.

Jak zapewnia Michael Newkirk, kierownik ds. marketingu produktów dla przemysłu wytwórczego w firmie SAS, dostawcy rozwiązań BI, zapotrzebowanie na sprawne narzędzia typu operational BI wywołało gwałtowny wzrost sprzedaży. – W ubiegłym roku klientom na całym świecie dostarczyliśmy ponad tysiąc rozwiązań. Oznacza to ogromny krok naprzód i wskazuje, że w coraz większej liczbie przedsiębiorstw docenia się inwestowanie w informatykę. Narzędzia wspomagające podejmowanie decyzji trafiają do rąk zarówno szefów, jak i szeregowych pracowników.

Analitycy potwierdzają zapewnienia producentów oprogramowania dotyczące różnorodności zastosowań rozwiązań BI. W niedawnym badaniu przeprowadzonym przez Ventana Research przedstawiciele 403 z 549 firm przyznali, że stosują rozwiązania BI na poziomie operacyjnym przedsiębiorstwa. – Tego rodzaju narzędzia nie służą już wyłącznie do analizy danych na poziomie strategicznym – wyjaśnia Eric

Rogge. – Posługując się nimi, można na przykład ustalić, ile towaru załadować na konkretną ciężarówkę, ile dziennych raportów powinien otrzymywać dział sprzedaży lub czy w magazynach przechowuje się odpowiednie ilości towarów. Dzięki zaawansowanym funkcjom analitycznym przedsiębiorstwa mogą liczyć na usprawnienie takich procesów, jak planowanie zdolności produkcyjnych, gospodarka magazynowa, sprzedaż wiązana czy kalkulacja cen.

Internet ułatwia jednoczesne korzystanie z danych przez różne grupy użytkowników, ale eksperci uważają, że w pełni funkcjonalne rozwiązanie typu operational BI może działać dzięki opracowanym dopiero w ostatnich latach wszechstronnym platformom technicznym. Większość systemów BI wyposaża się w narzędzia, które pobierają dane z rozmaitych systemów przedsiębiorstwa, takich jak ERP, CRM czy SCM, przekształcają je do wspólnego formatu, a następnie umieszczają w specjalnym repozytorium, określanym zazwyczaj jako hurtownia danych. Zgromadzone w ten sposób informacje można wykorzystywać do dowolnych celów.

W niektórych firmach zamiast hurtowni zakłada się mniejsze, tzw. zbiorcze bazy danych (data marts, data stores), gromadzące informacje dotyczące poszczególnych obszarów biznesu, takich jak sprzedaż, obsługa klienta, zapasy czy wydajność produkcji. Dzięki dostępowi do owych mniejszych zbiorów informacji każdy użytkownik, zajmujący się analizowaniem i monitorowaniem procesów zachodzących w określonej części przedsiębiorstwa, uzyskuje potrzebne mu dane.

Niektórzy dostawcy dodają do swoich rozwiązań BI funkcje integracji systemów, ułatwiające łączenie informacji pochodzących z różnych aplikacji oraz bardziej wszechstronną analizę danych.

Zdaniem Paula Hoya, menedżera w firmie Cognos odpowiedzialnego za rozwiązania dla przemysłu, zdolność integrowania systemów to niezwykle ważna funkcja oprogramowania dla przedsiębiorstw produkcyjnych. W wielu z nich działają systemy do zarządzania sprzedażą, łańcuchem dostaw czy ERP. – Rozwiązania typu operational BI stanowią rodzaj pomostu łączącego różne systemy za pośrednictwem jednego interfejsu czy portalu.

Opracowany przez firmę Cognos produkt o nazwie Cognos 8 Business Intelligence oferuje funkcje raportowania, analizy, prezentacji danych za pomocą kart wyników lub tablic wskaźników (kokpitów menedżerskich), zarządzania zdarzeniami oraz integracji danych. Służy do generowania raportów, tablic wskaźników i kwerend, a raporty mogą mieć postać e-maili, dokumentów HTML, PDF, Microsoft Excel czy XML.

Innym dostawcą specjalizującym się w rozwiązaniach typu operational BI jest firma Information Builders, promująca produkt o nazwie WebFOCUS. – 90% prac poświęcamy aplikacjom BI działającym na poziomie operacyjnym przedsiębiorstwa – mówi Michael Corcoran, dyrektor ds. strategii w Information Builders. – Narzędzia BI nie służą już wyłącznie do analiz trendów. Z tego rodzaju oprogramowania korzystają zarówno kierownicy najwyższego szczebla, jak i personel telefonicznych centrów obsługi, przedstawiciele handlowi czy pracownicy magazynów. Jeszcze kilka lat temu nie przyszłoby nam do głowy, że z rozwiązań BI będą korzystać szeregowi pracownicy. Obecnie użytkownicy narzędzi typu operational BI nie są pochłonięci analizą trendów czy prognozami długoterminowymi dla całej firmy, muszą natomiast mieć dokładne informacje o działaniach na poziomie operacyjnym.

We wrześniu 2005 r. firma Business Objects udostępniła nową wersję platformy BI o nazwie BusinessObjects XI Release 2. Do funkcji systemu należą: zarządzanie wydajnością, raportowanie, kwerendy i analizy oraz integracja danych. Dzięki narzędziom do integracji danych za pośrednictwem portalu informacje pochodzące z systemu BI mogą być szybko udostępniane pracownikom firmy, klientom, partnerom i dostawcom. Z kolei platforma BusinessObjects Live Office XI służy do powiązania oprogramowania BI ze środowiskiem Microsoft Office, umożliwiając eksport danych do takich programów, jak PowerPoint, Excel czy Word.

– System można dostosować do wymagań różnych grup użytkowników – mówi Steve Wooledge, kierownik ds. marketingu produktu w firmie Business Objects. – Pracownicy różnych szczebli potrzebują innych danych i analizują je na różne sposoby. Wychodząc z tego założenia, opracowaliśmy narzędzia i aplikacje konfiguracyjne, dzięki czemu na przykład dyrektor wykorzystuje tablice wskaźników, a szeregowy pracownik otrzymuje raporty w formie e-maili.

Integracja danych oraz zaawansowane funkcje analityczne to najważniejsze atuty oferowanej przez SAS platformy Enterprise BI Server. – Informacje gromadzone są w hurtowniach danych, a następnie
analizowane za pomocą odpowiednich narzędzi – zapewnia Michael Newkirk. – Sama platforma BI nie przynosi wiele pożytku, jeżeli nie wiadomo, jak wykorzystać zgromadzone informacje.

Platformę SAS Enterprise BI Server wdrożono w przedsiębiorstwie Briggs & Stratton w 2004 r. W ramach programu poprawy jakości produktów zespół informatyków firmy opracował system śledzenia danych historycznych i monitorowania trendów dotyczących jakości, operacji realizowanych w zakładach oraz częstotliwości awarii poszczególnych rodzajów produkowanych silników.

Na podstawie tych wskaźników system automatycznie powiadamia kierownictwo o potencjalnych problemach, dzięki czemu można je usunąć, zanim zaszkodzą jakości produktów. Tuż po wdrożeniu platformy SAS personel produkcji wykrył problem związany z jakością, którego pozostawienie oznaczałoby niepotrzebne straty.

– Udało nam się wykryć usterkę we wczesnej fazie produkcji, dzięki czemu zaoszczędziliśmy ponad 1 mln USD – wspomina Grant Felsing. – Bez oprogramowania firmy SAS nasi kierownicy znaleźliby przyczynę problemu dopiero po czterech miesiącach.

Informacje z systemu BI służą kierownikom produkcji także do dostosowania planów produkcyjnych do aktualnego zapotrzebowania ze strony klientów. Z kolei znajdujący się na wyższym szczeblu przedsiębiorstwa kierownicy operacyjni czerpią z systemu informacje o wynikach sprzedaży poszczególnych produktów w różnych regionach kraju lub wynikach osiąganych przez punkty sprzedaży detalicznej w danym okresie. Natomiast przedstawiciele najwyższej w hierarchii kadry zarządzającej regularnie otrzymują zestawy wskaźników informujących o ogólnych wynikach całego przedsiębiorstwa.

Usprawnianie procesów to w zakładach chemicznych Buckman Laboratories (Memphis, stan Tennessee) zadanie oprogramowania WebFOCUS opracowanego przez Information Builders. Wdrożono je w 2005 r. z zamiarem udostępnienia funkcji BI użytkownikom szczebla strategicznego, taktycznego i operacyjnego. – Do analizowania m.in. wyników sprzedaży wykorzystuje je około tysiąca pracowników, przede wszystkim w działach marketingu i sprzedaży – mówi Mike Anderson, dyrektor pionu informatycznego.

Zdaniem Andersona zbyt mało czasu upłynęło od wdrożenia, aby dało się wskazać znaczące korzyści, należy jednak spodziewać się, że system inteligentnej analizy danych odegra istotną rolę w usprawnianiu łańcucha dostaw i raportowania finansowego.

Oczekuje się, że systemy BI będą w dalszym ciągu rozwijać się w kierunku obsługi poziomów operacyjnych przedsiębiorstwa. – Firmy liczą, że rozwiązania typu BI przyspieszą podejmowanie trafnych decyzji – uważa Keith Gile, główny analityk Forrester Research. – Oprogramowanie BI może okazać się niezwykle wartościowym narzędziem w rękach wszystkich osób odpowiedzialnych za sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.