Nasze doświadczenia wskazują na trzy główne przyczyny niepowodzeń we wdrożeniach systemów klasy Bussines Intelligence, które są specyficzne dla tej grupy rozwiązań i nie pojawiają się w krytycznej skali podczas implementacji oprogramowania ERP: 1. Zbyt duże obciązenie technologiczne 2. Niewykorzystane możliwośći 3. Ergonomia pracy użytkownika końcowego.

 

 

Zbyt duże obciążenie technologiczne

Klasyczna technologia BI opiera się na skomplikowanej architekturze, zbudowanej z wielu warstw i elementów. Dane z bazy źródłowej są pobierane za pośrednictwem zestawu zapytań ETL, przetwarzane do postaci przydatnej do analiz i zapisywane w oddzielnej bazie zwanej hurtownią danych. Hurtownia danych jako baza relacyjna oraz obsługujący ją serwer nie radzą sobie z szybkim przetwarzaniem wielkiej ilości danych. Dlatego zanim informacje trafią do użytkownika, są konwertowane do postaci tzw kostek OLAP zebranych w kolejnej bazie danych. Proces pobierania i transformacji danych jest skomplikowany i niezwykle czasochłonny. Wymaga również dodatkowego oprogramowania i odrębnego serwera. W praktyce oznacza to że:

• Dane mogą być aktualizowane tylko raz na dobę – zwykle w nocy
• Koszt zakupu i serwisowania sprzętu jest wysoki
• Awarie systemu są bardzo częste

Problemy generowane przez każdy z elementów z osobna oraz powstające na ich styku raczej się mnożą niż sumują. Z tego powodu utrzymanie BI opartego na tradycyjnej technologii wymaga wysoko wykwalifikowanego administratora lub akceptacji wysokich kosztów zewnętrznego supportowania. Koszt taki jest uzasadniony tylko w przypadku rozwiązań koroporacyjnych o dużej skali, z kilkudziesiącioma do kilkuset użytkownikami, którzy muszą analizować terabajty danych.

Aby uniknąć ryzyka przeciążenia technologicznego, należy właściwie ocenić skalę wdrożenia, potrzeby wydajnościowe i funkcjonalne. W oparciu o te kryteria trzeba dokonać wyboru między ciężką technologią OLAP, a lekkim rozwiązaniem korzystającym bezpośrednio z danych źródłowych. Na rynku dostępne są już systemy wykorzystujące bazy asocjacyjne – QlikView lub nowe możliwości baz relacyjnych. Duże nadzieje wiązane są z nową wersją MS SQL Server 2011, wykorzystującą tryb tabelaryczny analiz i wyposażoną w zaawansowaną warstwę prezentacyjną PowerView. Obydwa rozwiązania wykorzystują ultraszybką technologię Analysis in Memory, która imponująco skraca czas oczekiwania na wyniki zapytań.

Niewykorzystane możliwości

Kompetencje oferentów BI koncentrują się zwykle na zagadnieniach technicznych. Systemy BI widziane są przez sprzedających i większość użytkowników jako zaawansowane narzędzie do raportowania. Często ignorowane jest ich podstawowe przeznaczenie: wspomaganie zarządzanie efektywnością przedsiębiorstwa. Systemy BI i CPM powinny umożliwiać mierzenie efektywności w różnych, powiązanych ze sobą perspektywach, na różnych poziomach zarządzania oraz ułatwiać identyfikację przyczyn sukcesów lub niepowodzeń.

Zaawansowane rozwiązania dostarczają takich informacji nie tylko post factum, ale pozwalają je również prognozować. To podejście wykracza daleko poza klasyczne wykresy prezentujące mniej lub bardzej wiarygodną marżę w podziale na asortyment, klientów i handlowców.

Wiedza o kluczowych klientach i dochodowych towarach jest łatwo dostępna poprzez prosty system raportowania, ale oprócz zaspokojenia ciekawości menadżerów nie pozwala podjąć skutecznych działań. Właściwie skonfigurowane analizy powinny wskazać raczej na klientów i towary, które posiadają duży, ale nie wykorzystany potencjał marżowy, bądź ich dochodowość staje się zagrożona. Połączenie takich analiz jak ABC, RFM i kosztu utrzymywania zapasów stwarza tu ogromne możliwości. W klasczynych rozwiązaniach integracja tych narzędzi analitycznych jest albo niemożliwa, albo znacznie wykracza poza czas jaki może na nie poświęcić manager.

Osoby decydujące o wyborze rozwiązania informatycznego nie zawsze zdają sobie sprawę z celów biznesowych firmy i sposobu ich mierzenia. Brak wiedzy analitycznej zespołu wdrożeniowego powoduje zaniżenie poziomu wymagań funkcjonalnych i kieruje je w niewłaściwą stronę – zwykle dublując możliwości zwykłych narzędzi raportujących. W efekcie nabywcy ponoszą koszty funkcjonalności, których nie potrzebują a jednocześnie nie potrafią wykorzystać cech potencjalnie przydatnych. W obydwu przypadkach zwrot z inwestycji pozostaje na bardzo niskim poziomie. Dobrym remedium na powyższe problemy jest zaangażowanie zarządu firmy w proces selekcji ofert i wdrożenia. Zarządzający nie tylko są głównymi użytkownikami systemów wspomagających podejmowanie decyzji, ale przede wszystkim potrafią określić cele projektu wdrożeniowego odnosząc je do strategicznych celów biznesowych. Jeszcze lepszym rozwiązaniem jest znalezienie profesjonalnego partnera - niezależnej firmy doradczej lub dostawcy oferującego kilka alternatywnych produktów. Ważne, aby partner wdrożeniowy łączył kompetencje techniczne z wiedzą merytoryczną w obszarze zastosowań BI.

Bariera ergonomii

Kłopotliwą specyfiką systemów BI jest to, że podczas wyboru rozwiązania każdy z oferentów może odpowiedzieć twierdząco na dowolne pytanie o funkcjonalność. Co ciekawsze, pozytywnych odpowiedzi na większość wymagań może również udzielić dostawca klasycznego narzędzia raportującego. Różnica między systemami, na które warto wydać pieniądze, a tymi, które mimo poniesionych kosztów nigdy nie będą używane jest bardzo subtelna: polega na łatwości dostępu do informacji. Ten najmniej zauważalny czynnik sukcesu jest jednocześnie najbardziej zabójczy.

Wiedzę o przyczynach spadku marży można uzyskać poświęcając parę godzin na wygenerowanie kilku wydruków i porównywanie zawartych w nich informacji. Jednak czy dla menadżera będzie to właściwie wykorzystany czas? Zniechęcenie nastąpi prawdopodobnie już po kilku tygodniach, a koszt poniesiony na wdrożenie systemu nigdy się nie zwróci. Problem ten nabiera krytycznego charakteru w przypadku, gdy w jednej analizie musimy wykorzystać kilka źródeł danych. Jeśli np. chcemy analizować wyniki finansowe na tle budżetu w odniesieniu do danych sprzedażowych to zazwyczaj musimy skorzystać z dwóch lub trzech źródeł – zestawienia obrotów i sald z modułu finansowego, transakcji z modułu handlowego i być może budżetu rejestrowanego w arkuszu kalkulacyjnym. Nawet jeśli posiadamy tradycyjny system BI, te informacje przechowywane są prawdopodobnie w oddzielnych „kostkach” analitycznych i atomatyczne zebranie ich do jednej tabeli przestawnej jest niemożliwe. W ten sposób, mimo poniesionia dużych wydatków na system Bussiness Intelligence, spędzamy długie wieczory ze starym dobrym narzędziem: Excelem.

Tym, czego musimy wymagać od nowoczesnego Business Intelligence jest łatwość dostępu do informacji kluczowych dla efektywności przedsiąbiorstwa z możliwością drążenia przyczyn obecnych oraz przewidywania przyszłych zjawisk. Analizy skonfigurowane w formie pulpitów menadżerskich pozwalają każdego dnia skontrolować w ciągu kilku minut bieżącą kondycję firmy. Ergonomię rozwiąznia można zweryfikować korzystając z referencji i wdrożenia pilotażowego. Doświadczenie firm z branży i o podobnej wielkości, które dłużej korzystają z tego samego oprogramowania jest bezcenne. Wdrożenie pilotażowe, mimo że generuje pewien koszt, pozwala na ocenę systemu w warunkach zbliżonych do rzeczywistych. Nie wymaga zakupu licencji i w przypadku niepowodzania ogranicza do minimum koszty usług. Są one tym mniejsze, im prostsza technologia rozwiązania. Nie do przecenienia są pod tym względem systemy nie wymagające klasycznych hurtowni danych oraz omijające standardową technologię OLAP.

Wszystkie opisane ryzyka ujawniają się zbyt późno – po zakupie systemu. Żaden z trzech problemów nie występuje na etapie wyboru rozwiązania. Prezentacje oraz wstępne testy nie ujawniają opisywanych zjawisk. Kłopoty manifestują się z całą mocą dopiero po operacyjnym uruchomieniu systemu i rozpoczęciu pracy przez użytkowników innych, niż wyspecjalizowani konsultanci.

Chcąc odnieść sukces przy wyborze i wdrożeniu systemu klasy BI trzeba przede wszystkich określić wymagania i cele inwestycji odnosząc je do strategiczych celów biznesowych. Następnie należy dobrać technologię odpowiednią dla skali przedsięwzięcia oraz przetestować rozwiązanie przed zakupem. Większość z tych postulatów można spełnić korzystając z niezależnego doradztwa lub wybierając na partnera dostawcę oferującego kilka różnych produktów. Świadomość specyficznych dla systemów BI ryzyk ma tu kluczowe znaczenie.

Autor: Wojciech Szyprowski - PMP
Źródło: www.astrafox.pl