Według danych IDC z tego roku, 30% menadżerów i pracowników działów IT doświadcza problemów związanych z zarządzaniem dokumentami. Są one spowodowane m.in. bardzo dynamicznym rozwojem technologii mobilnych, cloud computingu i mediów społecznościowych, który sprawia, że firmy muszą radzić sobie w coraz szybciej zmieniającym się środowisku biznesowym. Sięgają więc po tzw. inteligentne dokumenty, które usprawniają procesy pracy. Można je łatwo generować w dużych ilościach, edytować i dzielić się nimi z innymi pracownikami. Dzięki temu firmy optymalizują swoje działania, zmniejszają koszty i zwiększają bezpieczeństwo danych.

 

Większość osób pracujących na co dzień na komputerach i urządzeniach mobilnych miała do czynienia z dokumentami, które można generować automatycznie, edytować w łatwy sposób lub zapisywać na nich ważne informacje w postaci elektronicznej. Są to tzw. smart dokumenty – do których według szerokiej definicji należą np. personalizowane prezentacje czy też nowoczesne legitymacje i dowody tożsamości z kodami przechowującymi wrażliwe dane. Tego typu rozwiązania dostępne są przeciętnemu użytkownikowi, mającemu np. możliwość samodzielnego tworzenia własnych szablonów pism, które można w prosty sposób uzupełniać konkretnymi danymi. Inteligentne dokumenty są też interaktywne, zaprojektowane tak, aby „podpowiadać” użytkownikowi rozwiązania. „Uczą się” schematów, w jakie człowiek wypełnia np. arkusz w Excelu i kopiują jego działania.

Powstanie inteligentnych dokumentów ma związek z rosnącą potrzebą zespołów roboczych do pracowania jednocześnie na jednym tekście. Z pomocą przychodzą systemy informatyczne klasy ECM/BPM, które umożliwiają dostęp do danego materiału dla wielu użytkowników i pracę nad jego aktualną wersją. Tego typu rozwiązania generują znaczną oszczędność czasu przetwarzania dokumentu, ale również pozwalają zwiększyć bezpieczeństwo danych firmy, poprzez wprowadzenie kontroli uprawnień użytkowników. W efekcie, wdrożenie nowoczesnych narzędzi dedykowanych zarządzaniu dokumentami umożliwia podniesienie efektywności organizacji oraz, co ważne, obniżenie kosztów działalności operacyjnej - mówi Joanna Jurkojć, Konsultant Zarządzający, Capgemini Polska.

Rosnące zainteresowanie takimi rozwiązaniami wiąże się z trendem operowania zmiennymi danymi. Firmy marketingowe rozsyłają ten sam materiał promocyjny w ramach reklamy bezpośredniej do tysięcy użytkowników, zmieniając w nim za pomocą specjalistycznych programów tylko niektóre elementy, takie jak dane kontaktowe, czy formułki grzecznościowe. Dynamiczne dokumenty tego typu mają różny wygląd i komunikaty marketingowe w zależności od odbiorcy. Konkretne oferty umieszczane są tak, aby pasować do określonego profilu konsumenta. Dla specjalistów od marketingu jest to wygodne rozwiązanie, dzięki któremu nie muszą ręcznie uzupełniać i modyfikować każdej informacji.

Na stworzenie smart dokumentów wpływ miał także rozwój technologii mobilnych i chmury obliczeniowej. Pracownicy przyzwyczajeni są do tego, że do swoich danych mają dostęp także poza pracą, 24 godziny na dobę, również ze smartfonów i tabletów. Sprzyjało to zaprojektowaniu rozwiązań pozwalających na grupowe operowanie tymi samymi materiałami.

Wzrost zainteresowania inteligentnymi dokumentami jest powiązany z doświadczaniem przez użytkowników problemów z zasobami danych zgromadzonych na papierowych i elektronicznych nośnikach. Według badań IDC z 2013 r. dla 30% menadżerów i pracowników działów IT praca na dokumentach w dobie cloud computingu, urządzeń mobilnych i mediów społecznościowych stanowi duże wyzwanie. Użytkownicy mają potrzebę posiadania elektronicznych dokumentów, które można łatwo przeszukiwać, edytować i przesyłać. Potwierdzają to badania IDC, które pokazały, że wzrosła ilość osób skanujących materiały zarówno tradycyjnymi skanerami, jak i tabletami, często bezpośrednio do repozytoriów w chmurze lub innych narzędzi umożliwiających dzielenie się nimi. Zaawansowane technologicznie urządzenia biurowe pozwalają już na tworzenie ze skanów PDF z opcją wyszukiwania, które stanowią wygodne narzędzie dla firm operujących na co dzień tysiącami dokumentów – mówi Maciej Nuckowski, Dyrektor Działu Usług, Xerox Polska.

Usprawnienie procesów pracy to nie jedyna zaleta smart dokumentów.

Dzięki inteligentnym dokumentom poprawia się płynność przepływu informacji i tym samym efektywność pracowników firm, wyposażonych we właściwy zbiór danych. Pozwalają one także na zwiększenie bezpieczeństwa IT w korzystających z nich przedsiębiorstwach. Dokumenty tego typu są specjalnie szyfrowane, aby zapobiec dostępowi do nich ze strony osób nieupoważnionych. Dzięki automatyzacji procesu tworzenia materiału umożliwiają także znaczne obniżenie częstotliwości występowania ludzkich błędów, ponieważ użytkownicy nie muszą w tym wypadku samodzielnie przepisywać i uzupełniać pism. Dzięki tym właściwościom inteligentnych dokumentów zmniejsza się także ilość niepotrzebnie drukowanych materiałów – mówi Wojciech Mach, dyrektor zarządzający Luxoft Poland.

Optymalizację pracy na dokumentach można także osiągnąć korzystając z usług zarządzania nimi. Zewnętrzni partnerzy dostarczają firmie specjalistyczne systemy (ang. DMS – Document Management Systems) do kategoryzowania, przechowywania i przetwarzania danych gromadzonych w magazynach, na wewnętrznych i zewnętrznych serwerach. Według wyliczeń Xerox, dzięki outsourcingowi procesów skanowania i przetwarzania dokumentów przedsiębiorstwa i instytucje publiczne odnotowują oszczędności na poziomie nawet do 40% związanych z tym kosztów.