Wybór najlepszego systemu ERP jest kluczowym krokiem dla każdej organizacji, który wymaga dokładnego przygotowania i analizy. W tym artykule przedstawimy najlepsze praktyki, które pomogą w tym procesie.

Określenie wymagań i celów wdrożenia systemu ERP

Pierwszym etapem procesu wyboru systemu ERP jest określenie wymagań biznesowych i celów, które chcesz osiągnąć dzięki temu narzędziu. Musisz dokładnie zrozumieć, jakie funkcjonalności i cechy powinien posiadać system ERP, aby spełnić potrzeby Twojej firmy.

Definiowanie wymagań funkcjonalnych i pozafunkcjonalnych

Podczas definiowania wymagań, warto zadać sobie następujące pytania:

• Jakie kluczowe cele chcemy osiągnąć i jak zamierzamy je mierzyć?
• Jakie procesy powinny znaleźć się w zakresie wdrożenia i dlaczego?
• Jakie istotne nieefektywności wynikające z obecnie funkcjonujących procesów lub systemów powinny zostać wyeliminowane?
• W jakim zakresie można zmienić obecne procesy, aby jak najlepiej je dostosować do standardowych funkcjonalności systemu?
• Jakie są krytyczne lub istotne wymagania dla poszczególnych procesów, które powinny być ujęte w nowym systemie?

Wybór odpowiedniego podejścia do określenia wymagań

Wybór odpowiedniego podejścia do określenia wymagań jest kluczowy dla sukcesu wdrożenia systemu ERP. Możesz skorzystać z dwóch głównych podejść: identyfikacja nieefektywności w obecnych procesach lub podejście bazujące na referencyjnych procesach, stworzonych na podstawie najlepszych rynkowych praktyk.

Oszacowanie budżetu i kosztów wdrożenia

Wdrożenie i utrzymanie systemu ERP może wiązać się z dużymi kosztami. Dlatego ważne jest, aby oszacować budżet, jaki będziesz mógł przeznaczyć na wdrożenie oraz całkowity koszt posiadania (TCO) systemu ERP.

Budżet wdrożenia

Wycena usługi wdrożenia systemu ERP zwykle obejmuje oprogramowanie, wsparcie w pierwszym roku oraz doradztwo w zakresie wdrożenia.

Całkowity koszt posiadania (TCO)

W skład TCO wchodzą dodatkowo koszty licencji na użytkownika, szkolenia, utrzymanie oprogramowania ERP, dostosowanie do bieżących potrzeb czy aktualizacje.

Weryfikacja doświadczenia branżowego dostawcy ERP

Przy wyborze systemu ERP, warto zweryfikować doświadczenie branżowe dostawcy oprogramowania.

Ocena cech i funkcji oprogramowania

Poświęć czas, aby ocenić konkretne cechy i funkcje oprogramowania, aby zobaczyć, jak dopasowują się one do aktualnych i przewidywanych wyzwań w branży.

Dostosowanie wyboru systemu ERP do posiadanej infrastruktury IT

Oprogramowanie ERP musi być odpowiednio dostosowane do posiadanej infrastruktury IT w Twojej organizacji.

Porównanie ofert dostawców systemów ERP

Przed wyborem oprogramowania ERP dokładnie weryfikuj rzetelność świadczonych przez danego sprzedawcę usług oraz zakres dopasowania funkcji systemu ERP do faktycznych potrzeb Twojego biznesu.

Referencje i Opinie Innych

Aby uzyskać jak najlepszy obraz tego, jak wdrożenie systemu ERP pomoże Twojej firmie w usprawnianiu codziennej pracy i wykonywaniu procesów, można poprosić dostawcę o referencje.

Przygotowanie do wdrożenia systemu ERP to proces wymagający starannego podejścia oraz uwzględnienia wielu aspektów. Kluczowe elementy, na które warto zwrócić uwagę, to m.in. określenie wymagań i celów wdrożenia, oszacowanie budżetu i kosztów, weryfikacja doświadczenia branżowego dostawcy ERP, dostosowanie wyboru systemu do posiadanej infrastruktury IT oraz porównanie ofert dostawców. Pamiętając o tych elementach, możesz zwiększyć szanse na sukces wdrożenia systemu ERP w swojej organizacji.