| 23 | edycja RAPORTU ERP, przygotowywanego przez niezależnego konsultanta dr. inż. Ludwika Maciejca, obejmująca 57 rozwiązań ERP dostępnych na polskim rynku, opisanych przez ponad 565 funkcjonalności. |
Mennica Skarbowa poprawia obrót metalami szlachetnymi dzięki systemowi Comarch ERP XL
- Szczegóły
- Kategoria: ERP
Mennica Skarbowa, jeden z największych dealerów złota inwestycyjnego i innych metali szlachetnych w Polsce, notowany na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych, znacząco poprawiła swoją efektywność biznesową dzięki wdrożeniu systemu Comarch ERP XL. System ten pozwolił na automatyzację wielu procesów, co wpłynęło na wzrost efektywności rotacji towaru o 60%.| REKLAMA | ||
 |
Mennica Skarbowa - krótka charakterystyka
Mennica Skarbowa sprzedaje sztabki złota prestiżowych mennic, takich jak Argor-Heraeus, Valcambi, Perth Mint czy Heraeus, o wadze od 1g do 1000g, sztabki srebra, a także złote i srebrne monety bulionowe z całego świata. Oferta firmy obejmuje również monety kolekcjonerskie, diamenty, biżuterię oraz zegarki. Mennica posiada także własny skarbiec z możliwością składowania depozytów, a sprzedaż prowadzona jest przez 16 oddziałów w całej Polsce oraz online.
Wzrost zainteresowania metalami szlachetnymi jako inwestycja
W ostatnich latach obserwujemy znaczący wzrost inwestycji w metale szlachetne, wynikający z rosnącego zainteresowania Polaków taką formą lokaty kapitału. Szczyt zakupów nastąpił po wybuchu konfliktu na Ukrainie, kiedy to cena złota wzrosła z 7100 PLN za uncję do 13 000 PLN. W 2022 roku klienci w Polsce zakupili 19 ton produktów ze złota, głównie sztabek o wadze 1g i 100g, z czego 5 ton sprzedała Mennica Skarbowa.
Wybór systemu Comarch ERP XL i zdalne wdrożenie
Mennica Skarbowa planowała poszerzenie zarówno stacjonarnej sieci sprzedaży, jak i kanału e-commerce. Jednak strategia dalszego rozwoju wymagała wdrożenia nowoczesnych, bezpiecznych rozwiązań informatycznych, które zwiększyłyby efektywność i konkurencyjność biznesu. Dotychczas w firmie funkcjonowały cztery różne rozwiązania: ERP Optima, system IdoSell do sprzedaży internetowej, CRM oraz Excel, z którego w dużym stopniu korzystała księgowość i finanse, m.in. przy generowaniu raportów giełdowych.
Po analizie dostępnych na rynku rozwiązań zdecydowano się na Comarch ERP XL w Comarch Cloud (początkowo w hostingu Comarch). System pozwolił scalić całą organizację w jednym rozwiązaniu oraz zapewnić rozszerzalność systemu w razie rosnących potrzeb przedsiębiorstwa. Wdrożenie wykonała firma partnerska Comarch - HQS Systems z Poznania. System ma obecnie 68 czynnych użytkowników (poza administratorami). Warto podkreślić, że wdrożenie, mimo iż było duże i skomplikowane, przeprowadzono całkowicie zdalnie, lokalnie odbyła się jedynie część szkoleń.
Automatyzacja procesów i uwzględnienie potrzeb branżowych
Mennica Skarbowa, z racji prowadzonej działalności, ma bardzo specyficzne potrzeby. Musi między innymi co 3 minuty ustalać ceny w oparciu o dane z giełdy surowców oraz z Forex, największego na świecie pozagiełdowego rynku wymiany walut. Ponadto potrzebuje usług hedgingu, czyli zabezpieczenia przed ryzykiem wahań cenowych wynikających z nagłych zmian kursów, które mogą prowadzić do strat. Firma zajmuje się również skupem, dlatego musi posiadać usługę sprzedaży komisowej i konsygnacji.
Wiele procesów w mennicy było świetnymi kandydatami do automatyzacji ze względu na swoją powtarzalność oraz oparcie na regułach. Automatyzacja wymaga jednak integracji danych z różnych obszarów przedsiębiorstwa, dlatego wdrożenie Comarch ERP XL pozwoliło zrealizować ten cel.
Procesy objęte automatyzacją
Automatyzacja objęła między innymi:
- magazyn i rozdysponowanie dostaw względem zamówień;
- statusy w IdoSell (oprogramowaniu obsługującym sklepy internetowe);
- łączenie przelewów z zamówieniami w celu wsparcia BOK;
- obsługę zaliczek i przedpłat oraz generowanie dokumentów fiskalnych zaliczek;
- proces rozdzielenia zamówień na osobne dokumenty sprzedaży względem stawek VAT;
- wysyłki pocztowe, w tym generowanie i wydruk listów przewozowych;
- powiązanie zamówień zakupu z zamówieniami sprzedaży;
- wybieranie daty ważności na dokumentach rozchodowych jako cechy priorytetowej;
- wykrywanie transakcji podejrzanych, blokada takich zamówień i płatności oraz przekazanie ich do systemu AML, przeciwdziałającego praniu brudnych pieniędzy oraz do BOK w celu analizy klienta i zamówienia.
Dodatkowe aplikacje
System Comarch ERP XL został dodatkowo dostosowany do potrzeb Mennicy Skarbowej. Ze względu na specyfikę branży, wiele wdrożonych rozwiązań oznaczonych jest klauzulą tajności, dlatego nie można ich wymienić. Specyficzne funkcje, jakie pojawiły się w systemie, to:
- Umowy lombardowe - stworzone w oparciu o moduł Umowy w ERP XL, które ułatwiają tworzenie dokumentów na podstawie form płatności i sposobów rozliczenia skupowanych towarów.
- Data ważności jako priorytet wyboru cech - istotnym elementem rozwiązań była odpowiednia kolejność w systemie rozchodu towaru, dlatego system jako priorytet ustawia zawsze datę ważności.
- Powiązanie zamówienia zakupu z zamówieniem sprzedaży - skutkujące automatycznym powiązaniem dostawy towaru ze wskazanym zamówieniem.
- Pełna integracja z Idosell - poprzez integrację z platformą IdoSell, firma może pobierać wszystkie zamówienia ze sklepu i wysyłać informacje o stanach magazynowych. Bardzo ważną funkcją tej aplikacji jest bieżąca aktualizacja cen wszystkich produktów.
- Menadżer zarządzania cenami i parametry obliczeń - umożliwia podejrzenie aktualnych kursów pobieranych co 3 minuty z Forex oraz z giełdy surowców. Dodatkowo pokazuje na bieżąco aktualne ceny sprzedaży oraz skupu.
- Szybka zmiana cen na zamówieniach zakupu powiązana z zamówieniami sprzedaży.
- Generowanie listu przewozowego, który pobiera dane bezpośrednio z systemu ERP.
- Moduł odkupu - depozytów oddanych do obrotu, który w intuicyjny sposób pozwala na zarządzanie całym procesem odkupu.
- Seryjna fiskalizacja i auto-wiązanie płatności - dla zamówień terminowych z przedpłatą został dodany moduł seryjnej fiskalizacji i generowania faktur zaliczkowych (FSL). System umożliwia fiskalizację wyłącznie zamówień opłaconych.
- Moduł wysyłki powiadomień - w procesie windykacji treść wysyłanej wiadomości jest uzależniona od statusu sprawy.
- Log Viewer - centralne zarządzanie automatami i wgląd do informacji.
Korzyści z wdrożenia systemu Comarch ERP XL
- Dzięki uruchomieniu systemu nastąpiła możliwość otworzenia kolejnych oddziałów.
- Efektywność rotacji towaru wzrosła o 60%.
- Pomimo wzrostu zamówień o 120%, który nastąpił w I kwartale 2022 roku, sprawność działania logistyki została zachowana.
- Excel przestał być narzędziem do tworzenia giełdowych sprawozdań finansowych.
- Dzięki automatycznemu powiązaniu przelewów z zamówieniami sprzedaży i ofertami sprzedaży, a potem z rozrachunkami, biuro obsługi klienta może skupić się na innych pracach.
- Możliwość śledzenia listu przewozowego.
- Śledzenie działań operatorów w przypadku reklamacji i zmian w zamówieniach.
- Możliwość uzyskania właściwej marży ze sprzedaży i wyliczenia prowizji dla handlowców. Marża nie jest liczona jedynie w oparciu o wartość w magazynie, ale również o wartość fixu - pozycji na giełdzie i odkupu po sprzedaży.
- Wspólna baza asortymentu pozwala uzyskać bieżące informacje o stanach magazynowych.
- Księgowość posiada wreszcie ujednolicone dane z obszaru logistyki i produkcji.
- Zintegrowane i jednolite dane umożliwiają szybkie podejmowanie decyzji w oparciu o ruchy na giełdach.
