Mobilizacja kryzysowa - outsourcing IT

W obliczu kryzysu zarządy firm szukają oszczędności i racjonalizacji kosztów działania przy jednoczesnym zagwarantowaniu pełnego wykorzystania wszystkich działów firmy. Jednym z wyraźnie zauważalnych już trendów – na świecie i w Polsce - jest rosnące zainteresowanie usługami outsourcingu m.in. kadrowo-płacowego oraz oprogramowaniem udostępnianym w trybie „on demand” przez internet.

Dobrą ilustracją tego jest np. ogłoszony właśnie ponad 43% kwartalny wzrost sprzedaży firmy salesforce.com (funkcje CRM realizowane w modelu on demand). Sztandarowym rozwiązaniem z nowej kategorii „on demand” jest system do administrowania płacami i kadrami Quinyx WorkForce. Aplikacja zapewnia stały dostęp do danych pracowników z możliwością edycji i podziału prac między firmę zewnętrzną, a dział HR. Dostawcą Quinyx WorkForce na terenie Polski jest PayrollCenter Sp. z o.o.

Rosnąca popularność outsourcingu spowodowana jest nie tylko tym, że przedsiębiorcy tną koszty, ale przede wszystkim chcą mieć pewność, że wszystkie procesy płacowo-kadrowe są wykonywane prawidłowo. Praktyka pokazuje, że niemal połowa zainteresowanych outsourcingiem to firmy, które w przeszłości zostały ukarane za nieprawidłowości i uchybienia w zakresie kadr i płac. Jednocześnie psychologiczną barierą korzystania z outsourcingu jest obawa przed utratą dostępu i kontroli procesów kadrowo-płacowych w firmie. A przecież outsourcing to koniec z kłopotami związanych z rozliczaniem urlopów, zwolnień lekarskich, czy szkoleniami pracowników – klient przenosi je na firmę usługową – po prostu „kupuje” terminowe wykonanie konkretnych zadań.

Zainteresowanie naszymi usługami rośnie i ma to związek z faktem szukania przez firmy oszczędności, co w perspektywie spowolnienia gospodarczego nabiera dodatkowego znaczenia. Licząc długoterminowe oszczędności, jakie uzyskamy z outsourcingu, także dostarczanego jako „Software On Demand”, pamiętać trzeba o uwzględnieniu całości kosztów, a nie tylko kosztów osobowych wynikających z ew. redukcji personelu – mówi Piotr Macieja, Dyrektor Zarządzający PayrollCenter.- Pod uwagę należy wziąć całkowite koszty funkcjonowania działu HR (tzw.TCO – Total Cost of Ownership). Do najważniejszych należą koszty osobowe, koszty infrastruktury informatycznej oraz koszty użytkownia oprogramowania wraz z kosztami jego aktualizacji i dostosowania do potrzeb przedsiębiorstwa. Z naszej praktyki wynika, że działom HR trudno prawidłowo obliczyć te koszty, między innymi dlatego że część tych kosztów jest budżetowana i rozliczana poza tymi działami. Tymczasem koszty naszych usług są dokładnie zdefiniowane i przewidywalne – klient otrzymuje raz w miesiącu jedną fakturę. Ponadto, outsourcing oraz korzystanie z oprogramowania w modelu „on demand” oferują klientowi większą elastyczność oraz łatwiejsze i szybsze (czyli tańsze) dostosowanie do zmieniających się potrzeb – dodaje Piotr Macieja.

W krajach Europy zachodniej od 35% do 50% firm korzysta z usług outsourcingu płacowo-kadrowego. W Polsce jest to ok. 5% przedsiębiorstw, a tylko jedna trzecia z nich przekazuje do obsługi zewnętrznej kadry. Firmy obawiają się braku stałego dostępu do danych pracowników, braku kontroli nad procesami kadrowymi. Obawy jednak coraz szybciej maleją.

Odpowiedzią na wątpliwości jest system do administrowania płacami i kadrami z kategorii „on demand” - Quinyx WorkForce. Daje on możliwość samodzielnego realizowania całości, bądź wybranej części zagadnień płacowo-kadrowych, z jednoczesnym stałym dostępem do danych za pośrednictwem Internetu. Bardzo ważne jest, że Quinyx WorkForce w elastyczny sposób umożliwia także powierzenie części lub całości obsługi kadrowo-płacowej na zewnątrz, w klasycznej formule outsourcingu, przy zachowaniu pełnego dostępu do danych pracowników. Tak więc klient ma praktycznie całkowitą swobodę zakresu realizacji swoich zadań, usprawniając pracę działu HR i zapewniając sobie absolutną zgodność z obowiązującym prawem. Najważniejsze, że przedsiębiorca na początku współpracy nie ponosi – często zaporowego – kosztu licencji systemu, a jedynie comiesięczną opłatę subskrypcyjną. Nie kupuje on bowiem systemu z konieczną instalacją, a korzysta tylko z jego wybranych funkcjonalności. Oczywiście klient musi ponieść koszty wdrożenia i dopasowania systemu do swoich indywidualnych potrzeb – są one jednak znacznie niższe od kosztów wdrożenia systemu w tradycyjnym modelu. Co więcej, nie ponosi kosztów zakupu i utrzymania serwerów z oprogramowaniem – są one u dostawcy. Użytkownik potrzebuje jedynie komputerów z dostępem do Internetu.

Niezwykle istotne jest to, że klient nie martwi się zmianami przepisów podatkowych, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych – to dostawca ma obowiązek dbać o stałe aktualizacje systemu, które pozwolą na prawidłowe wypełnianie zobowiązań wynikających z przepisów prawa. Co ważniejsze, aktualizacje są wykonywane bez konieczności angażowania jakichkolwiek zasobów klienta. Dla zapewnienia wysokiej wydajności i bezpieczeństwa serwery są zwykle usytuowane w centrach przetwarzania danych podłączonych do sieci szkieletowej Internetu szerokopasmowymi łączami światłowodowymi. Automatycznie wykonywane są kopie zapasowe danych (backup), a klient korzysta z szyfrowanych połączeń – podobnie jak w bankowości internetowej.

Źródło: www.payrollcenter.pl