Skutecznie zmigrować dane. Tylko jak?

Wdrożenie zintegrowanych rozwiązań informatycznych klasy ERP wiąże się z koniecznością importowania firmowych danych do nowego systemu. Rozproszone dane, przechowywane w kilku miejscach, w różnych formach, należy uporządkować i przenieść do wdrażanej aplikacji.

Innymi słowy, konieczne jest przeprowadzenie procesu migracji danych, która zapewni ciągłość procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Z praktyki wynika jednak, że większość procesów migracyjnych nie przebiega w modelowy, bezproblemowy sposób, a duża część z nich zostaje zakończona po wyznaczonym terminie.

Dobrze przeprowadzona migracja danych jest niezbędnym warunkiem sukcesu całego projektu wdrożeniowego. Choć jest procesem niezwykle złożonym (w przypadku implementacji systemu SAP HR stanowi ok. 20-30% pracochłonności całego wdrożenia) i narażonym na niepowodzenia, dzięki odpowiedniemu zaplanowaniu działań oraz wsparciu kompetentnego zespołu, można zminimalizować ryzyko porażki i zapewnić firmie sukces wdrożenia nowego systemu. Trudno wyobrazić sobie skuteczną migrację bez uprzedniego przygotowania danych.

Dane źródłowe, często rejestrowane w różnych technologiach i systemach, są niespójne lub niekompletne. W czasie migracji okazuje się niejednokrotnie, że wiele z nich wymaga ręcznego uzupełnienia czy poprawienia, a te czynności wykonywane już w trakcie trwania procesu migracyjnego są najczęstszą przyczyną wykraczania poza ustalone ramy czasowe projektu – mówi Szymon Knobloch, Dyrektor ds. Konsultingu GAVDI Polska S.A.

Takie „dziurawe” dane powinny więc zostać uzupełnione bezpośrednio w systemie źródłowym, tak by każda kolejna migracja związana z testami czy startem produktywnym systemu nie generowała wciąż tych samych problemów. Dane pochodzące z różnych systemów, zapisane w różnych formatach powinny także być przygotowane według odpowiednich procedur, mieć określoną strukturę i formę wymaganą w systemie docelowym.

Nagminnym błędem popełnianym przez firmy planujące proces wdrożenia nowego systemu jest zbyt duży optymizm przy określaniu założeń czasowych projektu i nieumiejętność zidentyfikowania potencjalnych problemów, które mogą pojawić się w trakcie jego trwania.

Już na samym początku planowania wdrożenia trzeba uwzględnić okna czasowe, w których będą mogły zostać dokonane wszelkie niezbędne uzupełnienia i ręczne poprawki danych. Jeśli ustalony plan wdrożenia będzie zbyt napięty, wówczas możemy być niemal pewni, że migracja zostanie zrealizowana z opóźnieniem – przypomina Szymon Knobloch.

Jeśli zasoby danych do zmigrowania są duże, czas na wdrożenie ograniczony, a zasoby IT niewystarczające, warto także przemyśleć rozłożenie procesu migracyjnego na co najmniej dwa etapy. W pierwszym etapie należy zmigrować dane kluczowe dla prawidłowego działania systemu. Import danych o znaczeniu drugorzędnym może wówczas odbyć się w późniejszym terminie.

Dla sukcesu projektu migracyjnego konieczny jest także zespół kompetentnych ludzi, zarówno po stronie klienta jak i firmy wdrożeniowej. Tego typu przedsięwzięcie wymaga zespołu potrafiącego obsłużyć technologie, z których firma rezygnuje i wyciągnąć z nich niezbędne dane. Konieczne jest też zaplanowanie zaangażowania zespołu wdrożeniowego po stronie klienta w proces weryfikacji i uzupełnienia danych.

Należy pamiętać, że migracja jest procesem długotrwałym, przebiegającym przez cały projekt wdrożenia, dlatego powinna być planowana już pierwszego dnia projektu implementacji nowego systemu. Przygotowanie zasobów, określenie co będziemy migrować, przygotowanie narzędzi weryfikacji i uzupełnienia danych czy zorganizowanie zespołów wdrożeniowych to tylko niektóre elementy niezbędne do prawidłowego przygotowania migracji. Niezwykle ważny jest też nadzór kierownictwa projektu, które powinno restrykcyjnie pilnować terminów dostarczania poszczególnych elementów – komentuje Szymon Knobloch.

Źródło: www.gavid.pl