Bezproblemowe przejście na nowy VAT dzięki Impuls 5

Prawie 91% spośród ponad 500 firm użytkujących system ERP Impuls 5 samodzielnie dokonało w swoim oprogramowaniu koniecznych zmian związanych z nowymi przepisami o podatku VAT. W pozostałych przypadkach dokonywane modyfikacje bądź skorzystanie ze wsparcia doradczego nie wiązało się ze znaczącymi nakładami czasu czy odczuwalnymi kosztami.

Klienci BPSC mogli skorzystać ze specjalnie przygotowanego skryptu, który aktualizował właściwe stawki. Na takie rozwiązanie zdecydowało się jedynie 16 firm. Do skorzystania z takiej pomocy konsultantów BPSC skłaniała najczęściej duża ilość indeksów materiałowych wymagających zmiany stawek (nawet kilkadziesiąt tysięcy pozycji).

Użytkownicy systemu Impuls 5 otrzymali także specjalnie przygotowane instrukcje zmian w oprogramowaniu. Obejmowały one zarówno listę obszarów aplikacji, które winny zostać zmodyfikowane zgodnie z wymogami nowych przepisów, jak i opisy konkretnych operacji jakie musi przeprowadzić użytkownik w aplikacji.

Zmiana stawek podatku VAT nie wywołała istotnego zamieszania w sposobie użytkowania naszego oprogramowania. Najwięcej znaków zapytania pojawiło się w związku z brakiem jednoznacznej interpretacji przepisów w zakresie faktur zaliczkowych – Michał Górecko, Dyrektor ds. Sprzedaży i Współpracy z Klientami BPSC – Z naszych obserwacji wynika, że zdecydowanie częściej wsparcia oczekiwały firmy z mniejszymi działami IT.

Najważniejszą operacją w systemie związaną z przystosowaniem oprogramowania do nowych przepisów o podatku VAT były zmiany w kartotekach towarów, materiałów i usług. W większości przypadków dotyczyło to zmiany stawek podatku. Istotny był również wymóg aby towary i usługi sprzedawane po północy 1 stycznia 2011 roku miały podatek obliczony według nowej stawki VAT, z wyłączeniem tych nabytych przez klientów w 2010 roku, a fakturowanych w pierwszych siedmiu dniach 2011 roku wg starej stawki VAT.

Po zmianie stawki system musiał być również przygotowany na konieczność obsługi korekt faktur zarówno dotyczących roku 2010 roku jak i 2011. W większości przypadków korekty z roku 2010 mają stare stawki VAT, te dotyczące faktur wystawionych po nowym roku – nowe. Użytkownicy systemu Impuls 5 otrzymali zalecenie dokonania zmian planu kont na rok 2011 w przypadku jeśli w danej firmie stawki VAT są odzwierciedlane w analitykach kont rozliczenia wartości netto i VAT dla podatku należnego i naliczonego. W tych przedsiębiorstwach, w których lata obrotowe nie pokrywają się z rokiem kalendarzowym musiały zostać rozbudowane istniejące analityki i schematy dekretacji.

Użytkownicy otrzymali możliwość zmiany stawki VAT („podpowiedzianej” na podstawie definicji indeksu) podczas fakturowania albo po jego zakończeniu, ale tylko z poziomu formatki do modyfikacji faktur (automaty zawsze wystawią fakturę zgodnie z aktualną konfiguracją systemu wg kartoteki indeksów).

Przełom roku był dość intensywny, nasz dział hot line pełnił ciągły dyżury w pierwszych dniach nowego roku, aby na bieżąco konsultować wszystkie niejasności jakie pojawiały w trakcie dostosowywania systemu do nowych realiów. Najczęściej pytania te dotyczyły wystawiania faktur w okresie przejściowym czyli gdy obowiązywały równocześnie nowe i stare stawki VAT - Hanna Lewkowicz, Dyrektor ds. Obsługi i Kontaktów z Klientem – W naszej ocenie czas potrzebny naszym klientom na dostosowanie oprogramowania do nowej sytuacji podatkowej wynosił około godziny w przypadku średnich firm oraz kilka godzin w przypadku dużych przedsiębiorstw – dodaje Hanna Lewkowicz.

Źródło: www.bpsc.com.pl