Jak systemy IT oszczędzają nasz czas

Zarządzanie. Słowo-klucz wyrażające zarówno administrowanie, kontrolowanie, ulepszanie i kierowanie przedsiębiorstwem, w oparciu o przyjęty plan rozwoju. To właśnie sprawne zarządzanie, spinające skutecznie wszelkie projekty, terminy i obowiązki osób zatrudnionych, zapewnia perfekcyjną pracę każdego trybiku firmowej machiny. W obecnej rzeczywistości biznesowej praktycznie niemożliwe staje się uzyskiwanie maksymalnej efektywności bez wykorzystania wielomodułowych systemów informatycznych.
 REKLAMA 
 ERP-VIEW.PL- STREAMSOFT 
Zarządzanie korespondencją

Spływające na jeden adres faktury, spamy, informacje handlowe czy zapytania klientów stanowią prawdziwą zmorę przedsiębiorcy. Wyobraź sobie inteligentny system, który pozwoli na usprawnienie przychodzącej wciąż korespondencji, rozdzielanie jej i łatwe przeszukiwanie wartościowych wiadomości. Planowe organizowanie środowiska poczty tradycyjnej jak i elektronicznej wpływa znacznie na kontrolę przepływu informacji wśród uprawnionych pracowników, oszczędności czasu poświęcanego na indywidualną selekcję oraz przekierowywanie informacji do wybranych osób.

Po wprowadzeniu systemu informatycznego żaden z pracowników nie traci cennego czasu na żmudne przeszukiwanie zawartości skrzynki. Dodatkowe narzędzia pozwalają na przekazanie wiadomości wraz z przypomnieniem, powiadamianiem, załącznikiem lub adnotacją.

Zarządzanie dokumentami

Odszukiwanie przez pracownika jednego, konkretnego dokumentu trwać może godzinami – zwłaszcza jeśli w firmie występują duże rotacje. Czas, który powinien zostać wykorzystany na produktywne, ramowe obowiązki stracony zostaje na przeszukiwaniu szuflad, teczek i skoroszytów, ale i pamięci dysku komputera swojego i zaprzęgniętych do pomocy współpracowników.

System informatyczny rozwiązuje w zupełności opisane problemy. Szybka digitalizacja dokumentów pozwala na przeniesienie każdego papieru do formy elektronicznej. Wirtualne wersje faktur, pokwitowań, druków, biurokracji pracowniczej i listów trafiają do centralnego, uporządkowanego systemu, do którego dostęp mają wszyscy uprawnieni pracownicy, każdy w wybranym zakresie. System zarządzania dokumentami zmniejsza również znacznie koszty związane z drukowaniem, kopiowaniem i przesyłaniem dokumentów. Zaawansowane wyszukiwanie pozwala na szybkie i bezbłędne dotarcie do każdego z druków, także przy niecierpliwym, zerkającym na zegarek kliencie.
Elektroniczny obieg i archiwum dokumentu w firmie jest w tej chwili na ustach większości liczących się dostawców oprogramowania i integratorów. Przy wyborze dostawcy warto jednak pamiętać nie tylko o użyteczności interfejsu czy skali usprawnień procesów biznesowych w firmie, dających wymierne oszczędności, ale także upewnić się czy dany dostawca posiada wiedzę i doświadczenie w zakresie wymogów prawa na styku dokumentu papierowego i elektronicznego. Brak dużego doświadczenia w tym obszarze może spowodować nieświadome łamanie prawa przez klienta, a co za tym idzie w konsekwencji pojawienie się kar w miejscu oszczędności – precyzuje Mateusz Radziszewski, Dyrektor Obszaru Biznesowego Fabryka Oprogramowania w Unizeto Technologies SA.
Zarządzaniem czasem pracy

Systemy informatyczne pozwalają także na sprawne kontrolowanie czasu pracy wszystkich zatrudnionych. W sposób automatyczny rejestrowany jest moment zalogowania każdego z kont co najczęściej równoznaczne jest z czasem pracy. Dodatkowo, odnotowywane są wszystkie wysyłane maile czy zmiany statusu zadań, co w wystarczającym stopniu wskazuje na tempo pracy i systematyczność wykonywania obowiązków.

Kontrola efektywności pracy pomoże wyeliminować bezproduktywne tracenie go przez pracowników. Jak pokazują wyniki badania przeprowadzonego przez TimeCamp na grupie 3141 pracowników, średnio każdy zatrudniony tracił 1 godzinę i 11 minut dziennie (co w ogólnym rozrachunku złożyło się na 19% badanego czasu.) Najczęściej odwiedzali oni w tym czasie Facebooka, Youtuba, Gadu-Gadu i Allegro.

Zarządzanie poleceniami i terminami


Człowiek, jako istota z natury leniwa, ma skłonność do wykonywania jedynie niezbędnego minimum. Dlatego tak ważne jest skrupulatne określanie obowiązków i rozdzielanie poleceń, wraz z dokładnym określeniem osób wykonujących i nadzorujących dany proces. Dodatkowo, każde z zadań posiadać powinno zaznaczony deadline, zaprezentowany równocześnie w przejrzystej formie kalendarza. Na bieżąco pokazywany jest status wykonywania poleceń, odnotowując wszelkie nieprawidłowości. System umożliwia wzajemną kooperację zespołu, dzięki możliwości załączania komentarzy, notek i wytycznych – a także pliku z wykonanym zadaniem, do którego dostęp będą mieć wszystkie uprawnione osoby.

Źródło: Unizeto Technologies SA

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top