IT a zarządzanie zmianą w firmie

Jedyną stałą jest zmiana – ta sentencja obowiązuje również w świecie biznesu. Reorganizacje, fuzje, przejęcia, nowe regulacje prawne i wewnętrzne to wyzwania, przed którymi stają przedsiębiorstwa każdej wielkości. Niezależnie od tego, jakie jest źródło zmiany, niemal zawsze dotyka ona pracowników i wymaga zaangażowania działu HR. Z pomocą przychodzą tutaj jednak narzędzia informatyczne, które umożliwiają wprowadzenie zmiany w organizacji bez negatywnego wpływu na ciągłość procesów biznesowych firmy.
Narzędzia szyte na miarę

W 2010 roku w ramach zmian organizacyjnych wynikających ze sprzedaży Banku Zachodniego WBK zdecydowano o migracji jego systemów informatycznych, w tym rozwiązania do zarządzania kadrami – SAP HCM, na serwer zlokalizowany w Polsce. Dzięki narzędziu informatycznemu skonstruowanemu specjalnie na potrzeby tego projektu możliwe było przeniesienie wszystkich danych pracowniczych w krótkim czasie, przy zachowaniu ciągłości działalności operacyjnej firmy. Migracja danych została przeprowadzona w weekend, dzięki czemu wszystkie dane kadrowe takie jak struktura organizacyjna, historia wynagrodzeń czy historia czasu pracy zostały skopiowane bez konieczności zamrażania procesów kadrowo-płacowych, a zmiana dokonana została niemal niezauważalnie dla pracowników Banku.
Chcieliśmy mieć pewność, że podczas realizacji projektu ryzyko utraty danych będzie ograniczone do minimum. Założyliśmy bardzo krótki okres wyłączenia systemu – był praktycznie nieodczuwalny dla pracowników. Rejestr ryzyk był bardzo dobrze określony i ściśle analizowany, dzięki czemu możliwe było podjęcie wszelkich działań zapobiegawczych i wyeliminowanie potencjalnych problemów już na etapie przygotowań. – powiedział Krzysztof Kiedrzyn, Kierownik SAP Competence Center z Banku Zachodniego WBK.
Na nowych torach

W latach 2009 – 2011 PKP CARGO S.A., publiczny operator kolejowych przewozów towarowych, zatrudniający obecnie ponad 24 tysiące pracowników, przeszedł restrukturyzację, której celem była optymalizacja kosztów związanych z zarządzaniem spółką. Projekt realizowany wieloetapowo, był jedną z największych restrukturyzacji w historii przewozów kolejowych. Reorganizacja polegała na łączeniu lub rozdzieleniu istniejących wcześniej jednostek organizacyjnych, co wiązało się z koniecznością migrowania pracowników pomiędzy poszczególnymi zakładami. Jednym z największych wyzwań podczas prowadzonej reorganizacji była także konieczność obsłużenia sytuacji wstecznych tj. np. korekt wynagrodzeń, przesunięć organizacyjnych czy innych zdarzeń kadrowych występujących w żyjącej organizacji. Sprawne i efektywne przeprowadzenie zmiany organizacyjnej – przeniesienie danych ponad 40 tysięcy pracowników do 11 nowych zakładów, było możliwe m.in. dzięki narzędziu SAP, które wspiera proces reorganizacji dla masowych ilości pracowników.
Większość zdarzeń w obszarze HR to procesy długofalowe, mające swoje źródło w przeszłości, dlatego tak ważna jest możliwość korzystania z narzędzia umożliwiającego wgląd w historyczny układ organizacji i zachowanie ciągłości podstawowych procesów kadrowych. – mówi Szymon Knobloch, Dyrektor ds. Konsultingu w GAVDI Polska, firmy odpowiedzialnej za realizację projektu w PKP CARGO S.A.
Czas to pieniądz

Mennica Polska, jedyny w Polsce producent monet obiegowych i kolekcjonerskich emitowanych przez Narodowy Bank Polski, w ramach zmian organizacyjnych i ambitnych planów rozwoju utworzyła w swoich strukturach oddzielną spółkę Mennica Polska od 1766, do której przeniesiona została działalność handlowa i marketingowa organizacji. Zmiana wymagała przeniesienia w krótkim czasie danych wskazanych pracowników, w tym historii ich zatrudnienia oraz historii płacowej do nowopowstałej spółki, przy zachowaniu ciągłości działalności biznesowej całej grupy kapitałowej.

Proces kopiowania danych pracowników spółki do nowej jednostki trwał zaledwie miesiąc. Dzięki zastosowaniu autorskiego narzędzia GAVDI Replicator, wspierającego proces tworzenia realistycznego środowiska testowego, grupa uniknęła ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z ponownym wprowadzaniem danych pracowników i ich historii zatrudnienia. Pracownicy zostali przeniesieni w krótkim czasie do nowej spółki, przy zachowaniu ich historii zatrudnienia w Mennicy Polskiej.
Dzięki wykorzystaniu narzędzia Replicator uniknęliśmy ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z koniecznością zaangażowania naszego działu HR do wprowadzenia wszystkich danych pracowników od początku. – powiedział Mariusz Lesiak, Dyrektor Działu Personalnego i Organizacyjnego w Mennica Polska S.A.
Źródło: Gavdi Polska

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top