HR nie tylko dla działu kadr

O nowych rozwiązaniach w ob szarze zarządzania zasobami ludzkimi mówi Aneta Chuda, dyrektor działu R&D HR &Payroll w korporacji IFS.

Jakie są oczekiwania rynku rozwiązań HR wspomagających zarządzanie zasobami ludzkimi?

Obecnie te rozwiązania nie są przeznaczone wyłącznie dla działów kadr. Użytkownikiem aplikacji HR może być każdy pracownik bez względu na to, na jakim jest stanowisku i jaką rolę pełni w firmie. Na przykład jeśli wyjeżdża w delegację, to musi się później z niej co najmniej rozliczyć, ale często też wnioskować, otrzymać akceptację przełożonego lub kierownika projektu. Jeśli firma prowadzi działalność projektową, to niezależnie od rozliczania obecności i absencji, istnieje potrzeba określenia kosztów robocizny w ramach realizowanego projektu. O doborze pracowników do realizacji określonego projektu decyduje menedżer projektu, a nie osoba z działu kadr. Z kolei w firmach świadczących usługi dyspozytor w call center musi mieć dostęp do informacji, który pracownik znajduje się w pobliżu miejsca zgłoszenia oraz czy ma określone kwalifikacje i aktualnie ważne uprawnienia. Dziesięć lat temu dostęp do informacji o pracowniku był zarezerwowany dla działów kadr, obecne wyzwania i otoczenie biznesowe wymaga od naszych klientów szybkiej reakcji, a zatem klient oczekuje natychmiastowego i bezproblemowego dostępu do informacji dla pracowników operacyjnych.

Skąd R&D wie, jakie jest zapotrzebowanie na rynku?

Współpracujemy z grupą referencyjną, w której reprezentowane są największe rynki IFS (Europa, Ameryka Północna), której członkowie świetnie znają realia rynku HR i śledzą trendy. Dzięki nim otrzymujemy z rynku informacje, które służą za podstawę do stworzenia planu rozwoju produktu. Zawiera on opis obszarów, które zamierzamy rozwijać przez kolejne 3 lata, i jest aktualizowany raz w roku po spotkaniach z grupą referencyjną. Na światowym rynku obserwuje się m.in. potrzebę automatyzacji rozliczeń kosztów wyjazdów służbowych. To problem szczególnie ważny w dużych firmach, w których pracownicy korzystają ze służbowych kart płatniczych. Obecnie pracownik, rozliczając się z delegacji, musi ręcznie wprowadzić do systemu wszystkie rachunki. Nowe rozwiązania pozwolą zautomatyzować operacje rozliczeń tak, by pracownik mógł od razu zobaczyć w systemie transakcje, których dokonał przy użyciu karty, i sprawnie rozliczyć delegację. Pozwoli to na wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych i ryzyka błędów.

IFS zapowiada nowe narzędzia oparte na mechanizmach społecznościowych. Jednym z nich jest IFS Talk. Jakie funkcje pełni to rozwiązanie?

IFS Talk to rodzaj platformy społecznościowej dostępnej z poziomu IFS Applications, przeznaczonej do współpracy grupowej. Ma ona ułatwić komunikację i pozyskiwanie informacji w firmie. To niezwykle poręczne narzędzie na przykład w sytuacji, gdy w firmie po wdrożeniu nowego systemu jest wielu użytkowników, którzy nie potrafią jeszcze sprawnie się po nim poruszać. W IFS Talk za pomocą jednego kliknięcia można np. zrobić zrzut ekranu, aby zilustrować pytanie zadane innym użytkownikom systemu. Podobnie jak w Facebooku, można tworzyć grupy użytkowników, co oznacza, że pytania i komentarze są kierowane do właściwego grona osób. Prototyp IFS Talk opracował nasz dział badawczo-rozwojowy IFS Labs, a my obecnie przygotowujemy produkt do wydania wersji.

Dział R&D w korporacji IFS jest rozproszony geograficznie. Jak układa się współpraca?

Prace badawczo-rozwojowe są prowadzone w ośrodkach zlokalizowanych w Skandynawii, Polsce, Wlk. Brytanii oraz na Sri Lance. W zespole odpowiedzialnym za rozwój rozwiązania IFS Zasoby Ludzkie i Płace, którym kieruję, pracuje kilkadziesiąt osób z Polski i ze Sri Lanki. W ramach programu integracji nasi koledzy z Colombo na Sri Lance przyjeżdżają do Polski, co umożliwia integrację zespołu i lepsze poznanie się. Bezpośredni kontakt, nawet jeśli tylko krótkotrwały i realizacja wspólnych celów są absolutnie konieczne aby zbudować zespół i walczyć ze stereotypami kulturowymi. Pracownicy R&D z Polski równie często bywają na Sri Lance, chociaż odbywa się to już poza ramami specjalnego programu i jest związane bezpośrednio z aktualnym działaniami operacyjnymi. Wszystko to przekłada się na codzienną pracę zespołów i efektywność działania. Warto podkreślić, że przy tej okazji powstaje wiele przyjaźni, które wykraczają poza ramy zawodowe.

Źródło: www.ifsworld.com