Controlling Personalny, a rozwiązania w chmurze

W dzisiejszych czasach odchodzi się już od postrzegania personelu wyłącznie, jako źródło kosztów. Przeciwnie, pracownicy traktowani są, jako istotny składnik aktywów przedsiębiorstwa i źródło konkurencyjności organizacji. Dlatego też strategia personalna jest jedną z istotnych części strategii całej firmy, a controlling personalny służy weryfikacji założonych celów w tym obszarze.

Co to jest Controlling Personalny?

Controlling Personalny jest częścią całego systemy zarządzania firmą. Jest stosowany w celu możliwie najlepszego wykorzystania pracowników. Obejmuje planowanie, kontrolę i dostosowanie krótko i średnioterminowych wskaźników w obszarze personalnym. Szczególnymi obszarami zainteresowania controllingu personalnego są badania:

• zależności pomiędzy strategią personalną a innymi strategiami organizacji,
• posiadanego przez firmę potencjału społecznego,
• posiadanych przez pracowników kwalifikacji pod kątem wykonywania obecnych i przewidywanych zadań, • wpływu planów rozwojowych organizacji na zmianę wymagań w zakresie kwalifikacji zawodowych pracowników,
• zdolności systemu personalnego oraz stosowanych czynników motywacji do pobudzania oczekiwanego poziomu zaangażowania pracowników,
• prawidłowości decyzji dotyczących polityki personalnej podnoszących koszty zatrudnienia,
• dopasowania personelu do potrzeb firmy,
• reakcji pracowników na zmiany w systemie personalnym,
• kultury organizacyjnej,
• prawidłowości przyjęcia oraz poziomów mierników na każdym etapie zarządzania personelem.

Tak szeroko przyjęty zakres zainteresowania powoduje, że elementy controllingu personalnego obecne będą nie tylko w planowaniu, ocenie personelu, analizie kosztów pracy, ale także w doborze pracowników, doskonaleniu ich umiejętności, rozwoju zawodowym, BHP. W pełnym ujęciu mogą zostać nim objęte także stosunki pracy oraz mierzenie wydajności pracy. Aby móc efektywnie zaplanować i realizować strategię personalną potrzebna jest wiedza na temat procesów kadrowych, ale także pomiar odpowiednich wskaźników w zdefiniowanych wyżej obszarach. Najczęściej stosowane obszary, w których definiuje się wskaźniki to: fluktuacja kadr, rekrutacja, szkolenia i rozwój pracowników oraz czas pracy i bezpieczeństwo pracy. Gromadzeniu tej wiedzy służą systemy wspierające zarządzanie, w tym w szczególności rozwiązania związane z hurtowniami danych, business analytics i business intelligence.

Narzędzia Controllingu Personalnego

Zebranie licznych danych o procesach kadrowych zachodzących w organizacji to dopiero pierwszy etap w złożonych procesach Controllingu Personalnego. Kolejne zadanie to wyznaczenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI). Dzięki nim możliwa jest ocena zebranych danych pod kątem efektywności i strategicznego znaczenia dla organizacji.

Podstawowe jakościowe i ilościowe wskaźniki wykorzystywane w planowaniu, monitorowaniu i korygowaniu procesu zarządzania personelem to:

• Struktura kosztów pracy
• Stopa zwrotu z inwestycji w kapitał ludzki (ROIHC)
• Wartość dodana kapitału ludzkiego (VAHC)
• Wskaźniki dotyczące stanu i struktury zatrudnienia
• Wskaźniki rotacji (fluktuacji) zasobów osobowych
• Wskaźniki dotyczące produktywności i efektywności pracowników
• Wskaźniki jednostkowego kosztu pracy
• Wskaźniki wykorzystania czasu pracy
• Wskaźniki rentowności zatrudnienia
• Controllingowe planowanie zasobów osobowych przedsiębiorstwa
• Ustalanie i monitorowanie popytu i podaży pracowników
• Mapy strategiczne i analiza wskaźnikowa
• Wydajność pracowników w różnych grupach pracowniczych
• Wskaźniki odejść i koszty outpalcementu oraz wiele wiele innych.

Benchmarki

Zebranie danych i ich wielowymiarowa analiza jest ważnym obszarem Controllingu Personalnego. Każdy zarząd jest zainteresowany aktualną informacją ze wszystkich obszarów działania firmy, w tym także z obszaru kadrowego. Wiedza ta jest niezbędna do podejmowania właściwych decyzji. Jednak dla menadżerów nie do przecenienia jest także wiedza o tym, jak działają liderzy na ich rynku. Możliwość porównania wskaźników osiąganych we własnej organizacji do wskaźników, jakie odnotowują najlepsi na tym samym rynku, jest niezwykle ciekawa i inspirująca. Takie przydatne benchmarki (analizy porównawcze) nie są ani tanie, ani łatwo dostępne. Jednak ich wykorzystanie pomaga w określeniu pozycji danej organizacji w stosunku do przedsiębiorstw konkurencyjnych i pozycjonowaniu firmy.

Usługi HR w chmurze - wymierna pomoc w tworzeniu KPI’s i Benchmarków

Pozyskiwanie benchmarków i obliczanie wskaźników KPI jest kosztowne i długotrwałe. Z pomocą przychodzą tu rozwiązania, które są dostępne w tzw, „chmurze” - czyli usługi internetowe, które nie wymagają zakupu i instalacji sprzętu, czy oprogramowania.

Jedną z podstawowych i ważnych cech tych rozwiązań jest ich wysoka efektywność. Chodzi nie tylko o efektywność cenową w kontekście dostępu do rozwiązania, ale także w ujęciu kosztów i czasu otrzymywania informacji.

Oszczędności przynosi także możliwość skorzystania z metody Shared-Services, która optymalizuje struktury organizacyjne np. działów kadrowo-płacowych. Dzięki rozwiązaniom „w chmurze” wykonywanie powtarzalnych, transakcyjnych zadań odbywa się w krótszym czasie, przy wyższej jakości i za niższą cenę - w porównaniu z wykonywaniem ich w pojedynczych oddziałach firmy rozsianych po całym świecie. Dodatkową zaletą jest fakt, iż dzięki Shared-Services uwalniane są zasoby ludzkie w działach HR i możliwa jest zmiana ich roli. Specjaliści HR mogą pracować bliżej biznesu, a także pełnić bardziej strategiczne role.

Dodatkową zaletą jest fakt, iż jeden globalny system udostępniany „w chmurze” obsługujący tysiące użytkowników, daje możliwość budowania benchmarków wewnątrz rozwiązania. Dane klientów wykorzystywane są do analiz porównawczych, a następnie udostępniane użytkownikom. To genialne rozwiązanie: firmy anonimowo udostępniają swoje dane, a w zamian za to otrzymują bezcenne szczegółowe informacje o interesującym je rynku.

Dzięki rozwiązaniom „w chmurze” łatwiejsze staje się także wdrażanie innowacji. Wykorzystanie nowych rozwiązań w ramach systemu nie wymaga zmian i aktualizacji wersji oprogramowania. Wraz z rozwojem rozwiązania nowe funkcjonalności pojawiają się w systemie automatycznie, a użytkownicy mogą z nich po prostu skorzystać. To kolejne oszczędności zwiększające efektywność kosztową aplikacji – klient nie ponosi kosztów upgrade’u w celu uzyskania dostępu do najnowszej wersji oprogramowania.

Model udostępniania aplikacji „w chmurze” daje możliwość skorzystania z zaawansowanych technologii, bogatej wiedzy i doświadczenia. W tradycyjnym modelu wiąże się to zawsze z dodatkowymi kosztami lub brakiem możliwości pozyskania ważnych informacji, ze względu na brak dostępu do źródeł.

Na rynku znane są obecnie 2 rozwiązania „w chmurze” wspierające controlling personalny:

1 - Zarządzanie efektywnością pracowników Success Factors oraz 2 - RaaS - rozwiązanie wspomagające proces raportowania na żądanie.

1. Zarządzanie efektywnością pracowników Success Factors

Rozwiązanie SuccessFactors służy do zwiększenia efektywności zatrudnianych pracowników.

Obszar zarządzania talentami podlega częstym zmianom. To sprawia, że jest on idealnym miejscem dla zastosowania rozwiązań „w chmurze” z uwagi na sposób udostępniania funkcjonalności. Taki model wdrożenia pozwala na szybsze uzyskanie efektów, łatwiejsze wdrażanie innowacji, daje wysokie bezpieczeństwo, przy jednoczesnym braku konieczności posiadania własnej infrastruktury IT i administracji. Wszystkie te aspekty składają się na łatwość adaptacji, niskie TCO i szybkie ROI.

Rozwiązanie koncentruje się na usługach związanych z rozwojem pracownika w firmie, ale posiada także szereg narzędzi pozwalających na obliczanie wskaźników oraz pozyskiwanie benchmarków w poszczególnych obszarach związanych z działalnością działów HR. Dzięki nim można uzyskać informacje, w jaki sposób kontrolując procesy kadrowe w firmie zwiększyć udział w rynku, poprawić wydajność, czy zmniejszyć koszty operacyjne. To wszystko jest możliwe dzięki analizom danych HR. Zatrzymanie kluczowych pracowników w firmie, zapewnienie spójności pomiędzy demografią zatrudnienia, a bazą klientów, aspekty zarządzania jakością i wiele innych aspektów związanych z kadrami, stają się możliwe do kierowania. Dodatkowo wiedza o zjawiskach, jakie mogą mieć miejsce w przyszłości daje menadżerom możliwość przygotowania organizacji na nadchodzące zmiany.

Raportowanie na żądanie - RaaS

Kolejnym rozwiązaniem dostępnym w chmurze jest RaaS – Raportowanie na żądanie. Jest to usługa polegającą na przetworzeniu niesformatowanych danych dostarczonych przez klienta na dane w postaci wskaźników efektywności, raportów, wykresów, kokpitów menedżerskich oraz innych kokpitów specyficznych dla firmy.

W przypadku przygotowywania bardziej złożonych danych nie są tworzone jedynie wskaźniki efektywności, ale wizualizowane są również wzajemne zależności. Wymagania w zakresie raportów są udostępniane w zdefiniowanych odstępach czasu (np. miesięcznie, kwartalnie, rocznie, ad-hoc) za pomocą bezpośredniego dostępu poprzez przeglądarkę internetową. Dostarczone rozwiązanie umożliwia także przeprowadzenie różnego rodzaju symulacji, co dodatkowo ułatwia podejmowanie decyzji. Użytkownicy RaaS nie muszą tworzyć własnego systemu hurtowni danych czy business iteligence. Oznacza to brak kosztów sprzętu, licencji na oprogramowanie oraz kosztów wynagrodzeń dla specjalistów BI. Dostęp do aplikacji można uzyskać na stronie: http://www.raas-hcm.com/

Z rozwiązania RaaS korzysta już wiele firm m.in.: Mitsubishi, SCHOTT AG, Stahl AG, Astellas, FIT IT AG, Weidmann.

Jak dobrać odpowiednie rozwiązanie i usługodawcę?

Wybór właściwego dla firmy rozwiązania nie jest prosty, dlatego warto skorzystać z usług firm doradczych, które od wielu lat zajmują się controllingiem personalnym. Firmy te mają obszerna wiedzą popartą wieloletnim doświadczeniem w projektach w różnych przedsiębiorstwach. Dodatkowo będąc ekspertami w swojej dziedzinie, znają najnowsze osiągnięcia branżowe i technologiczne, produkty i mogą wymiernie pomóc zarówno w przygotowaniu strategii personalnej firmy, jak i wyborze narzędzi, które najlepiej sprawdzą się w każdym poszczególnych przypadku. Wiedza konsultantów zdobyta w projektach jest wartościowa, ponieważ teoria jest zweryfikowana praktyką. Dodatkowo, doświadczenie z wielu projektów przeradza się w wiedzę o najlepszych i sprawdzonych praktykach biznesowych.

Bezpieczeństwo danych

Dane kadrowe to jedne z najbardziej wrażliwych danych w każdym przedsiębiorstwie. Podlegają one ścisłej ochronie. Firmy, które rozważają możliwość skorzystania z rozwiązań oferowanych w chmurze obawiają się o bezpieczeństwo danych, które „wychodzą poza firmę” i są przechowywane w nieznanym fizycznie miejscu.

Dlatego warto sprawdzić, czy firmy oferujące takie rozwiązania dokładają wszelkich starań służących ochronie danych. Powinny mieć one sprawdzone procedury postępowania z danymi, aby możliwe było przestrzeganie wszystkich regulacji w zakresie ochrony danych. Obecnie jest już wiele firm, które weryfikują kanały przesyłania danych i wydają odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa. Takie podejście powoduje, że klienci rozwiązań w chmurze mogą czuć się bezpiecznie, jeżeli chodzi o udostępnianie firmą zewnętrznym swoich newralgicznych danych.

Niezbędny jest także bezpieczny dostęp do danych z wykorzystaniem najnowszych technologii szyfrowania oraz możliwość utworzenia połączenie VPN z unikalną kombinacją użytkownika i hasła. Dodatkowym elementem może być tzw. „silne uwierzytelniane”, które gwarantuje, że tylko dany użytkownik może dokonać transferu danych z firmy za pomocą zapewnionego połączenia VPN. Dostęp do danych (raporty, kokpity etc.) oraz do funkcji odczytu danych powinien być realizowany za pomocą protokołu HTTPS, który gwarantuje bezpieczną wymianę danych. Niezawodność protokołu HTTPS musi być regularnie sprawdzana przez specjalistów w obszarze szyfrowania. Dodatkowym zabezpieczeniem jest wczytywanie danych bezpośrednio do systemu. Dzięki temu nie są one przechowywane w pamięci tymczasowej na serwerze.

Podsumowanie

Dzięki rozwiązaniom „w chmurze” controlling personalny może stać się codziennością w wielu organizacjach. Benchmarki pozwalają na prowadzenie rankingów, narzędzia raportujące automatyzują dystrybucję raportów, wbudowane narzędzia pozwalają na dostosowanie analiz do potrzeb użytkowników. Wszystko to porządkuje i dopasowuje komunikację pomiędzy działem HR, a menadżerami. Dzięki temu kierownicy redukują ilość zapytań ad-hoc, a skupiają się na podejmowaniu decyzji. Pozyskanie istotnych informacji staje się łatwe i proste. Dlatego sam proces ich pozyskiwania przestaje być celem samym w sobie, a głównym zadaniem staje się analizowanie i wykorzystywanie ich do zarządzania.

Autor: Katarzyna Pisańska

Dyrektor zarządzający firmy ROC w Polsce i jej założyciel. Od 11 lat zajmuje się wdrażaniem rozwiązań SAP HCM w Polsce. Jest współtwórcą polskiej wersji HR. Jako jedna z pierwszych brała udział w pracach SAP na rynku polskim i zajmowała się tworzeniem prekonfigurowanych rozwiązań SAP HR opartych na najlepszych praktykach wdrożeniowych. Brała udział w ponad 30 projektach wdrożeniowych rozwiązań HR w roli konsultanta wiodącego i/lub kierownika projektu. Jej kariera zawodowa wiąże się z takimi firmami jak LST czy Infovide-Matrix. W obu tych firmach była odpowiedzialna za rozwój usług SAP HR i zarządzanie zespołem konsultantów w tym obszarze. Zajmowała się także lokalizacją na polski rynek rozwiązań komplementarnych, których producentem były firmy zachodnie. Współpracowała z firmami międzynarodowymi takimi jak Lionbridge Technology czy Nestle.

ROC Polska