System ERP w firmie Mexpol

System ERP Microsoft Dynamics NAV wspomaga firmę Mexpol w efektywnym zarządzaniu finansami, produkcją, dystrybucją i serwisem, a także oferuje możliwość przeprowadzania sprawnych analiz biznesowych. Mexpol jest spółką świadczącą usługi handlowe w zakresie spawalnictwa i procesów pokrewnych, oferującą takie grupy wyrobów jak urządzenia i sprzęt do spawania łukowego i gazowego, materiały spawalnicze, sprzęt i materiały do lutowania, akcesoria spawalnicze czy wyposażenie stanowisk spawalniczych. Firma obecna jest na rynku od przeszło 18 lat.
Oprócz działalności handlowej, przedsiębiorstwo świadczy także usługi serwisowe urządzeń spawalniczych (gwarancyjne i pogwarancyjne), usługi doradcze, montażowe oraz szkoleniowe w zakresie maszyn i urządzeń znajdujących się w jej ofercie.

Ponadto Mexpol dostarcza wyroby z zakresu środków ochrony indywidualnej i BHP, chemii przemysłowej (głównie z zakresu spawalnictwa), narzędzi i elektronarzędzi, materiałów ściernych czy zgrzewarek rezystancyjnych.

Spółka współpracuje z wieloma kontrahentami i dostawcami – zarówno krajowymi, jak i zagranicznymi. Są to firmy znane, prezentujące wysoki poziom techniczny i jakościowy. Celem zagwarantowania klientom usług najwyższej jakości, w firmie Mexpol w 2003 roku został wdrożony, a w 2004 roku certyfikowany system zarządzania jakością zgodny z normą PN-EN ISO 9001:2001.

Wyzwanie

Jednym ze strategicznych celów spółki Mexpol jest jej systematyczny rozwój i doskonalenie obszarów jej działalności. Firma inwestuje ponadto w tworzenie nowych oddziałów zamiejscowych oraz w podnoszenie kompetencji pracowników. Planowane działania spółki w zakresie rozwoju ujęte są w wieloletnich planach i obejmują zadania inwestycyjne, jak również techniczno – organizacyjne, które zakładają rozwój w zakresie wdrażania nowych technologii.
Ze względu na ciągły rozwój spółki potrzebowaliśmy takiego systemu, który wspomógłby realizację zaplanowanych zadań. Firma posiada szeroki wachlarz usług, co wymaga sprawnego zarządzania oraz ciągłego monitoringu. Uznaliśmy zatem, że wskazana jest inwestycja w innowacyjny system informatyczny, w pełni usprawniający działania prowadzone przez firmę – mówi Tomasz Adamus, prokurent w firmie Mexpol.
Spółka współpracuje z wieloma odbiorcami działającymi w różnych obszarach gospodarki. Stąd komunikacja z klientami realizowana jest w różnych formach.
Bardzo cenimy sobie bezpośredni kontakt z klientem, który ma miejsce zarówno w siedzibie firmy i jej oddziałach, jak i u samych klientów, na targach, wystawach, konferencjach i innych imprezach związanych ze spawalnictwem. Jesteśmy zawsze otwarci na współpracę w zakresie naszej działalności. Wdrożony system umożliwia nam dostęp do danych, niezbędnych do złożonej wymiany informacji i projektów między Mexpol a jej klientami, co przekłada się na owocną współpracę – stwierdza Tomasz Adamus z Mexpol.
Spółka korzystała już wcześniej z programów informatycznych – systemu finansowo – księgowego, programów do zarządzania hurtownią, środkami trwałymi czy płacami. Aplikacje te pozwalały na rozproszoną eksploatację, natomiast nie były zintegrowane w czasie bieżącym. Firma Mexpol potrzebowała jednak takiego systemu IT, który kontrolowałby wszystkie działania podejmowane przez pracowników i klientów w czasie rzeczywistym.

Rozwiązanie

Spółka Mexpol zdecydowała się na wdrożenie systemu firmy Microsoft wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem – Microsoft Dynamics NAV w wersji Advanced Management łącznie z modułem kadrowo – płacowym. Poza podstawowymi funkcjonalnościami wynikającym z charakteru działalności firmy, została również uruchomiona obsługa serwisu.

Microsoft Dynamics NAV wspomaga firmę w efektywnym zarządzaniu finansami, produkcją, dystrybucją, serwisem, a także oferuje możliwość przeprowadzania sprawnych analiz biznesowych. System dostosowany jest do metod pracy przedsiębiorstwa, poprzez integrację z istniejącymi już systemami i możliwość jego rozbudowania pod kątem specyficznych wymagań firmy. Dodatkowo, aplikacja działa i wygląda tak samo jak inne programy firmy Microsoft, z których korzystają już pracownicy firmy, co pozwala na sprawną obsługę i skrócenie czasu szkoleń.
Z racji szerokiej gamy oferowanych przez firmę Mexpol usług, staraliśmy się tak dobrać rozwiązanie, aby pomogło ono usprawnić zarządzanie wszystkimi obszarami jej działalności. Microsoft Dynamics NAV w pełni integruje się z wykorzystywanymi już w firmie aplikacjami, dzięki czemu pracownicy mogą sprawniej wypełniać swoje obowiązki, bez ryzyka popełniania ewentualnych błędów – mówi Stanisław Kukuła, dyrektor Softart.
Jak to działa?
Początkowo działalność handlowa firmy oparta była na poprzednim systemie handlowym, wyposażonym w specjalny interfejs, który ułatwiał przekazywanie do Dynamics NAV wszystkich informacji o obrotach magazynowych oraz zaksięgowanych sprzedażach i zakupach.

Pozwoliło to na spokojne i kompleksowe przygotowanie części handlowej Dynamics NAV oraz weryfikację wszystkich przyjętych rozwiązań. Przekazując informację zwrotną o rozrachunkach do „starego” systemu, firma w pełni obsługiwała potrzeby oddziałów handlowych w całej Polsce.

Ponieważ Mexpol posiada kilkanaście oddziałów w Polsce – od Szczecina po Tarnobrzeg, w których funkcjonują wyłącznie handlowcy, takie wieloetapowe uruchomienie systemu pozwoliło na spokojne zapoznanie się z obsługą nowo zaimplementowanego narzędzia.

W ten sposób w systemie Dynamics NAV powstała swego rodzaju kopia danych handlowych, co pozwoliło na sprawne przejście do eksploatacji obszaru handlowego firmy.
 
Zarządzanie finansami
 
Konstrukcja systemu umożliwia rozszerzanie jego funkcjonalności przez dodawanie rozwiązań niezbędnych do zarządzania danymi finansowymi i generowania analiz biznesowych, które mogą pomóc firmie w ciągłym rozwijaniu nowych obszarów działalności gospodarczej.
 
Microsoft Dynamics NAV pomaga w sprawnej obsłudze księgi głównej, zobowiązań, należności, zapasów, księgowości analitycznej, środków trwałych i przepływów gotówki, a także w przeprowadzaniu sprawnej i efektywnej windykacji.

Zarządzanie produkcją

System zawiera zintegrowany zestaw aplikacji wyposażonych w narzędzia do planowania, zarządzania i prowadzenia produkcji na najwyższym poziomie. Synchronizacja procesów produkcyjnych i możliwość szybkiego reagowania na zmieniające się wymagania produkcyjne umożliwia oferowanie klientom tego, czego potrzebują i wtedy, gdy tego chcą.

Zarządzanie łańcuchem dostaw

System pozwala firmie na szybkie dostosowanie procesów sprzedaży, zaopatrzenia, pakowania i wysyłki towarów celem nadążenia za konkurencyjnym rynkiem, a przede wszystkim niskimi marżami. Dodatkowo, Microsoft Dynamics NAV umożliwia poprawne zarządzanie zapasami i magazynami znajdującymi się w różnych miejscach kraju, a także trafne i szybkie planowanie popytu oraz sprawną realizację zamówień. Pozwala to na zwiększenie lojalności klientów, a tym samym podwyższenie dochodowości.

Zarządzanie działalnością serwisową

Zarządzanie działem serwisowym w Microsoft Dynamics NAV pomaga firmie w szybszym reagowaniu na zgłoszenia serwisowe klientów, organizowanie zasobów pod kątem optymalizacji ich wykorzystania oraz w zwiększeniu zadowolenia swoich klientów. Ściśle zintegrowane informacje zapewniają pracownikom kompletną wiedzę, niezbędną do podejmowania racjonalnych decyzji w zakresie kosztów, zapasów, obłożenia pracą oraz dochodowości prowadzonego serwisu.

Analizy biznesowe i raportowanie

Rozbudowane narzędzia do raportowania, analiz i budżetowania, dostępne dzięki implementacji systemu, pomagają spółce w podnoszeniu jakości podejmowanych decyzji oraz szybkim ich przekazywaniu do całej firmy, zapewniając wgląd w strategiczne aspekty procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Bezpośredni, bieżący dostęp do krytycznych dla firmy danych i szeroka gama narzędzi raportowo – analitycznych znacznie pomaga w zarządzaniu budżetami, tworzeniu i konsolidowaniu sprawozdań, a także identyfikacji tendencji i możliwości współpracy z partnerami.

Większa adaptacja do wymogów rynku i oczekiwań klientów

Implementacja nowego oprogramowania biznesowego dała spółce możliwość lepszego dostosowania prowadzonej działalności do wymogów rynkowych i oczekiwań klientów. Microsoft Dynamics NAV umożliwił między innymi sprawną obsługę kas oddziałowych oraz efektywne przystosowanie do centralnego zamawiania towarów poprzez wykorzystanie zleceń przesunięcia między magazynami, jako swego rodzaju zamówień z oddziałów. Dodatkowo, aplikacja oferuje firmie system kontroli cen sprzedaży oraz wiarygodności płatniczej nabywców wraz z systemem akceptacji transakcji.

Korzyści biznesowe

Wdrożony system stanowi jedyne źródło informacji o biznesie, zarówno w zakresie obrotu towarowego jak i finansowego, ze szczególnym uwzględnieniem rozrachunków (głównie należności). Pracownicy firmy obserwują prawie zupełny zanik systemu „karteczkowego”, a zgłaszane przez użytkowników platformy potrzeby świadczą o ich dobrej znajomości systemu.

Ponadto, główne korzyści, jakie wynikają z wdrożenia Microsoft Dynamics NAV, to między innymi:
  • Ofertowanie, łącznie z rozliczaniem śledzenia efektów oferty, poprzez automatyczne wygenerowanie „zadania do wykonania” – telefon po wysłaniu oferty.
  • System zamawiania towarów (wewnętrzny i zewnętrzny) usprawniający ten proces.
  • Sprawna obsługa przyjęć i rozliczenia faktur zakupu.
  • Możliwość rozliczeń wydajnościowych pracowników (obrót – marża).
  • Umożliwienie kontroli opłacalności transakcji sprzedaży.
  • Szybsza i skuteczniejsza windykacja należności.
  • Sprawna obsługa factoringu.
  • Terminowe wystawianie faktur sprzedaży.
  • Optymalizacja zapasów magazynowych.
Referencje
Prowadzona przez spółkę polityka jakości jasno formułuje cele i sposoby ich osiągnięcia z orientacją na klienta, spełnianiem jego wymagań i uzyskiwaniem wysokiego stopnia jego zadowolenia. Polityka ta zakłada również ciągły rozwój firmy i stałe jej doskonalenie. Tym, czym się wyróżniamy, jest kompleksowość świadczonych usług obejmujących dostawy maszyn, urządzeń, sprzętu i materiałów, doradztwo, montaż, szkolenie i serwisowanie. Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV pozwoliło nam osiągnąć wyżej wymienione zadania – mówi Tomasz Adamus, Mexpol.
Przedsiębiorstwo informatyczne Softart wdrożyło i dostosowało system NAV do konkretnych wymagań naszej firmy. Wieloletnie doświadczenie firmy na rynku IT oraz ogromna wiedza ekspercka w dziedzinie implementacji sprawiła, że zdecydowaliśmy się wybrać akurat tego Partnera Microsoft do przeprowadzenia wdrożenia. Ponadto firma oferowała nam już wcześniej swoje usługi, jest z nami od ponad 10 lat. Współpraca z nią i z jej profesjonalistami to dla nas czysta przyjemność – podsumowuje Tomasz Adamus z Mexpol.
Źródło: www.microsoft.com/poland

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top