Przedmiotem działania OPEC Grudziądz jest świadczenie usług z zakresu gospodarki ciepłowniczej na rzecz jednostek organizacyjnych gospodarki komunalnej i mieszkaniowej oraz na rzecz innych jednostek gospodarczych i osób fizycznych, poprzez zaopatrywanie w energię cieplną dla potrzeb grzewczych, technologicznych oraz przygotowania ciepłej wody użytkowej.

Specyfika działania spółki polega na produkcji energii cieplnej w skojarzeniu z energią elektryczną, która wykorzystywana jest na potrzeby własne, natomiast nadwyżka sprzedawana jest do Zakładu Energetycznego.

Sytuacja firmy
Firma OPEC Grudziądz stała przed koniecznością wyboru dostawcy, który zaoferuje jej rozwiązanie kompleksowo realizujące wszystkie potrzeby przedsiębiorstwa, zarówno w zakresie klasycznego systemu ERP jak również specjalistycznych modułów umożliwiających sprawne prowadzenie i rozliczanie sprzedaży ciepła. Po wdrożeniu oczekiwano pełnej integracji systemu klasy ERP ze specjalistycznym systemem do obsługi sprzedaży energii cieplnej i zarządzania obiegiem dokumentów, co umożliwiłoby jednokrotne wprowadzanie informacji. Firmie zależało na standaryzacji procesów biznesowych w całym przedsiębiorstwie. Bardzo ważna była również możliwość przetwarzania aktualnych transakcji oraz procesów w czasie rzeczywistym oraz automatyzacja działań rutynowych i powtarzalnych.

Rozwiązanie
Rozwiązanie, na którym zależało kadrze OPEC Grudziądz zaproponowała firma Kom-Pakt, certyfikowany partner Microsoft Business Solutions oraz lider na polskim rynku oprogramowania dla przedsiębiorstw z branży ciepłowniczej. W spółce wdrożono system klasy ERP II, Microsoft Business Solutions-Axapta oraz KOM-MEDIA i KOM-BOK, specjalistyczne aplikacje do rozliczania sprzedaży energii cieplnej i zarządzania obiegiem dokumentów firmy Kom-Pakt. Innymi rozważanymi rozwiązaniami były „Egeria” firmy Comarch, „Max” firmy Telmax i „Asims+” firmy Supra.

„Jednym z istotnych powodów, dla których zdecydowaliśmy się na wybór wdrożonego rozwiązania był fakt, że dostawca dysponujący dużym doświadczeniem i kompetencjami w branży ciepłowniczej zaproponował nam kompleksowe, w pełni zintegrowane rozwiązanie umożliwiające realizację zarówno specjalistycznych dziedzin prowadzonej działalności jak również klasycznych funkcji systemu klasy ERP” – powiedziała Małgorzata Kosińska z OPEC Grudziądz.

Wdrożenie objęło następujące moduły: Księga Główna, Finanse, Środki Trwałe, Handel, Logistyka, Analizy Biznesowe i Zarządzanie Magazynem. Wdrożenie rozpoczęło się w październiku 2004. Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej i uruchomienie systemu zajęło jedynie 40 dni. Pełna gotowość całego zintegrowanego systemu planowana jest na grudzień 2006. W zakresie systemu Microsoft Axapta dokonano specyficznych dostosowań niektórych ekranów, dopisano wieloetapowe zatwierdzanie dokumentów (przez 7 osób) oraz dostosowano do specyficznych potrzeb branży funkcjonalności zaawansowanego rozliczania kosztów oraz masowej windykacji. Z całego systemu może korzystać 60 jednoczesnych użytkowników.