Rzeczywisty koszt wytworzenia w systemach ERP
Jednym z głównych determinantów wpływających na decyzje przedsiębiorców o wdrożeniu rozwiązania klasy ERP jest konieczność posiadania precyzyjnej informacji o rzeczywistym koszcie wytworzenia. Informacja, która może wpływać na podejmowanie decyzji menadżerskich winna mieć definiowalną przez użytkownika strukturę rodzajową (zakładany minimalny zakres podziału rodzajowego to: pracochłonność, materiałochłonność, amortyzacje środków trwałych, usługi obce).Co istotniejsze, informacja o kosztach musi mieć zdolność dekompozycji do najmniejszych, elementarnych zdarzeń gospodarczych, których rezultatem był ów pojedynczy koszt. Menadżer będzie oczekiwał od systemu ERP zdolności do kategoryzowania kosztów ze względu na cel. Podział celowy jest w zasadzie oczekiwaniem minimalnym, my zaś winniśmy posunąć się w swoich oczekiwaniach zdecydowanie dalej – chcemy rozróżnienia pojedynczych kosztów ze względu na partię produkcyjną. Dopiero teraz – mając przed sobą narzędzie informatyczne, które pozwoli mi dotrzeć do każdego zdarzenia gospodarczego generującego koszt oraz pozwoli generować syntezy danych kosztowych ze względu na cel (grupa produktów, produkt, partia produkcyjna) oraz strukturę rodzajową – możemy zrozumieć jaka jest rzeczywista natura naszych kosztów generowanych podczas produkcji. Jeżeli do naszych analiz zaprzęgniemy statystykę – szybko możemy odkryć rzeczy i sprawy, które do tej pory były dla nas zakryte.
Jako przykład weźmy firmę X, gdzie dyrektor zarządzający porównuje koszty rodzajowe poszczególnych partii produkcyjnych dla tego samego wyrobu. Przeliczając wartości kosztów rodzajowych na jednostkę (przelicza oczywiście system ERP, który dzieli otrzymane wartości przez liczbę wyprodukowanych wyrobów w ramach danej partii produkcyjnej) otrzymujemy wartości, które możemy sobie porównać dla wielu partii produkcyjnych na przestrzeni wielu lat. Korzystając z systemu ERP łatwo możemy wówczas znaleźć partie produkcyjne odbiegające efektywnością od średniej i pochylić się nad zasadnością poszczególnych kosztów poprzez analizę każdego zdarzenia gospodarczego dla danej partii produkcyjnej (zakładamy tutaj, że dobry system ERP taką możliwość dostarcza). Dyrektor zarządzający przedsiębiorstwa X łatwo wykryje zwiększoną materiałochłonność (tą oczywiście można porównywać również z recepturą technologiczną) jak również zwiększoną pracochłonność czy usługi obce związane z daną partią produkcyjną. Tych wyróżników rodzajowych może być oczywiście więcej – winny one zależeć jedynie od zdolności analitycznych prowadzącego badania oraz zdolności rejestracji tych cech na poziomie poszczególnych zdarzeń gospodarczych w systemie transakcyjnym.
Spora część kosztów nie będzie miała jednoznacznej identyfikacji związanej z konkretną partią produkcyjną. Możemy jednakże – korzystając z informacji już zgromadzonych w systemie ERP – spróbować stworzyć klucz podziału tychże wartości z rozdziałem na poszczególne parte produkcyjne. Jeżeli będziemy posiadać klucze podziałowe, których algorytmy rozdziału na partie produkcyjne są precyzyjne i odwołują się do cech i wyróżników bliskich lub wręcz związanych z danym zdarzeniem gospodarczym jak również technologii, to otrzymane wyniki całkowitego kosztu związanego z daną partią produkcyjną będą rzeczywiste. Weźmy przykład faktury za energię dostarczanej do przedsiębiorstwa X raz w miesiącu. Dodajmy, że opomiarowane są tylko poszczególne hale produkcyjne – co z punktu widzenia realizacji naszych celów nie ma żadnego znaczenia – wszak chcemy mieć precyzyjny koszt całkowity związany z każdą partią produkcyjną. W takiej sytuacji i dla takiego zdarzenia dyrektor zarządzający przedsiębiorstwa X powiąże klucz zależny od energochłonności poszczególnych maszyn. System ERP posiada informacje o zrealizowanych zleceniach produkcyjnych w danym okresie (z rozróżnieniem na poszczególne operacje technologiczne), przyjętej technologii (a więc użytych maszyn w celu realizacji poszczególnych operacji), czasu jednostkowego i przygotowawczo zakończeniowego dla każdej z operacji oraz energochłonności poszczególnych maszyn. Dzięki powyższemu w ciągu kilku sekund dokona ważenia kosztów i precyzyjnie rozdzieli wartość kosztu za energię. Powyższy przykład pokazuje jak precyzyjna może być informacja wygenerowana przez system ERP podczas rozdziału kosztów. Dla innych kosztów użyte mechanizmy będą oczywiście zależeć od innych czynników, zaś zadaniem dyrektora zarządzającego podczas uruchamiania systemu ERP jest stworzenie takiego opisu rzeczywistości dla zdarzeń gospodarczych, aby algorytmy rozdziału najprecyzyjniej naśladowały rzeczywistość. Jest to możliwe dzięki mnogości informacji dostępnych w systemie ERP, które mogą zostać zaprzężone do przetwarzania.
Nie wszystkie koszty warto rozdzielać i nie w każdej sytuacji. Wyobraźmy sobie zakład budowlany, gdzie podział celowy jest związany z różnymi budowami. W związku ze specjalizacjami, ta sama grupa robocza może świadczyć swoje usługi dla różnych obiektów na konkretnym specjalistycznym odcinku. Powiedzmy, że w związku z kryzysem zakład budowlany dostał zlecenia na następne prace tylko przy jednym obiekcie, co spowodowało, że wszystkie grupy robocze były zaangażowane w działania tylko przy jednym obiekcie, jednakże sporą część okresu sprawozdawczego spędziły nie realizując żadnych celów. Jeżeli dokonamy niewyrafinowanego rozdziału obciążymy de facto pustymi kosztami dobre i opłacalne zlecenie. Powyższy banalny przykład oraz świadomość faktu istnienia całego szeregu kosztów nieprodukcyjnych (kosztów sprzedaży, administracyjnych) obrazuje zasadność stwierdzenia, że o ile w analizowanych dotychczas przypadkach mamy do czynienia z całkowitymi kosztami produkcyjnymi (lub powiedzmy okołoprodukcyjnymi) to do precyzyjnej analizy stanu rzeczy będziemy potrzebować nowych wymiarów (niezależnych już od partii produkcyjnej) – kosztów sprzedaży oraz kosztów administracji. Oczywiście dociekliwy analityk może próbować dokonywać dalszych dekompozycji, nam jednakże wydaje się, że z punktu widzenia przyszłych decyzji ten podział wydaje się wystarczający. W przyszłości, na użytek badań symulacyjnych zasadne jest również wprowadzenie pojęcia kosztów stałych oraz kosztów zmiennych. Zakładamy, że system ERP winien dawać takie możliwości wymiarowania kosztów na poziomie określania rodzaju nośnika kosztów.
Wróćmy teraz na chwilę do dyrektora zarządzającego przedsiębiorstwa X pochylającego się nad kosztami (produkcyjnymi uwzględniającymi koszty bezpośrednie i pośrednie). Mając wiedzę historyczną i statystyczną może wskazać optymalną ilość partii produkcyjnej, dla której koszt produkcji jednostkowy osiąga minimum. Praktyka pokazuje, że stosowanie rzetelnej analizy kosztów partii produkcyjnych wraz przestrzeganiem partii optymalnych może prowadzić do zdecydowanych i znacznych oszczędności.
To wszystko o czym dotychczas pisaliśmy jest możliwe w kontekście odpowiedniej architektury systemu ERP. Niewątpliwie zasadnicze znaczenie ma fakt zdolności systemu ERP do przyporządkowania cech i wyróżników podczas rejestrowania zdarzeń gospodarczych. Interesują nas oczywiście zdarzenia z obrotem magazynowym, gdzie podczas wydań materiałów na produkcję tworzy się dokument z uwzględnieniem wyróżnika identyfikującego partię produkcyjną. Oczywiście istnieje cały szereg metod automatyzujących identyfikację – chociażby z wykorzystaniem terminali radiowych, czy też zwykłych czytników kodów kreskowych. Identyfikację partii produkcyjnej musi uwzględniać zdarzenie przyjęcia produktu na magazyn, rejestracji kart pracy, ruchu detalu, wykonania operacji, faktur zakupowych związanych z wykonaniem usługi przez podmiot zewnętrzny. Tak więc podczas różnych zdarzeń, kroków procesowych w różnych modułach systemu ERP następuje cechowanie, które później znajdzie zastosowanie podczas przetwarzania na użytek syntetycznej informacji o kosztach ze wskazaniem na partię produkcyjną.
Ponownie wróćmy do dyrektora zarządzającego przedsiębiorstwa X, który postanowił odpowiedzieć sobie na pytanie: jaki jest rzeczywisty bezpośredni zysk na sprzedaży. System ERP dostarczyć winien panel analityczny, gdzie obok sprzedaży (z możliwością badania każdego zdarzenia na poziomie szczegółowej analizy każdych faktów) dla kontrahenta (grupy kontrahentów, rynku, indeksu, grup indeksowych, grup celowych…) otrzyma precyzyjną informację o kosztach sprzedaży wraz z całkowitym kosztem produkcyjnym obliczonym na podstawie wiedzy o sprzedanych wyrobach z rozróżnieniem partii produkcyjnych ( o to dba system ERP), a tym samym z informacją o kosztach produkcji uwzględniających koszty bezpośrednie i pośrednie.
Nie mam wątpliwości, że dociekliwy dyrektor zarządzający przedsiębiorstwa X będzie próbował rozszyfrować wpływ istotnych parametrów związanych ze stroną kosztową na wartość zysku bezpośredniego. Moglibyśmy przecież zażądać od systemu odpowiedzi na pytanie – jaki wpływ na wartość zysku bezpośredniego na sprzedaż za badany okres miałby inny kurs waluty. System ERP przeliczy wówczas sprzedaż dla wskazanej tabeli kursowej oraz porachuje wartość materiałów z zagranicy według tej samej tabeli. Moglibyśmy w ten sposób zażądać informacji od systemu dla jakiego kursu sprzedaż jest opłacalna, a poniżej wartości jakiego kursu sprzedaż przestaje się kalkulować. Dobry system ERP dostarczy dociekliwemu analitykowi cały szereg narzędzi pozwalających na symulacje zysku bezpośredniego na sprzedaży przy zmianie parametrów wynagrodzeń, cen materiałów, stosowania zamienników materiałowych. Dzięki temu, że każdy z rodzajów kosztów może mieć przyporządkowany status kosztu stałego lub kosztu zmiennego będziemy mogli przeprowadzić szczegółowe obliczenie minimalnej ilości wyrobu od której produkcja staje się opłacalna.
To tylko niektóre aspekty kohabitacji zarządzających i systemu ERP. Już na podstawie tego krótkiego eseju widzimy, jak poważne korzyści może odnieść zarządzający. Nie mam również wątpliwości, że precyzyjna informacja stojąca za podejmowaniem strategicznych decyzji jest jednym z najcenniejszych ‘aktywów’ wdrożonego systemu ERP.
Źródło: graffiti-erp.pl
