Rozwiązanie, oparte na Microsoft Dynamics AX, objęło m.in. Projekty, Sprzedaż, Zakupy, Zapasy oraz Księgę Główną. Ze względu na profil firmy kluczowym obszarem była ewidencja zdarzeń biznesowych rejestrowanych na projekty. - W odróżnieniu od sektora produkcyjnego, gdzie montaż wykonują głównie inteligentne automaty, firmy usługowe budują przewagę konkurencyjną w ludzkich umysłach. Tu zaczyna się i kończy proces realizacji projektów. Zarząd Woli Info chciał dokładnie wiedzieć, ile czasu i materiałów generuje ich wykonanie. Dlatego szczególny nacisk położyliśmy na  wsparcie procesów logistycznych i uzyskanie przejrzystej i kompleksowej ewidencji prowadzenia projektów – wyjaśnia Manoj Nair, prezes Columbus Polska.
Ewidencja na projekty objęła budżet, zamówienia i sprzedaż, a także dostawców, klientów i usługi oraz przyjęcia i wydania towarów wewnątrz magazynów. Ponadto, wprowadzono ewidencję obsługi numerów seryjnych, dzięki czemu w Wola Info S.A. posiada pełne informacje m.in. o sprzedanym sprzęcie, niezbędne do dalszej obsługi serwisowej. Symfonia i kilka innych oprogramowań, na jakich wcześniej bazowała Wola Info nie zapewniały kompleksowej ewidencji projektów,  nie gwarantowały też właściwej jakości informacji zarządczych. Stawało się to tym bardziej ryzykowne, im szybciej rosła sprzedaż, zatrudnienie i liczba zaawansowanych projektów.
Podejmowanie trafnych i celnych decyzji bez dostępu do rzetelnych i aktualnych danych byłoby bowiem coraz kosztowniejsze, a utrzymanie wysokiego tempa rozwoju trudniejsze. - Rynek IT jest bardzo dynamiczny, spółka musi więc w odpowiedni sposób reagować na zmiany, dopasowując swoją ofertę usługową do zmian i prawidłowo nią zarządzać – wyjaśnia Artur Małek, dyrektor ds. controllingu Wola Info S.A.

 

Wdrożenie zintegrowanego systemem Microsoft Dynamics AX dało jednak pożądane efekty. Ujednolicenie i uproszczenie procedur bezpośrednio przełożyło się na przyspieszenie procesów decyzyjnych oraz pełne wykorzystanie metodyki zarządzania przez projekty (w tym celu zbudowano m.in. specjalny interfejs, który generuje z departamentów Telekomunikacji Polskiej S.A. wszystkie zamówienia i przesyła do Wola Info S.A.).
W Spółce ulepszono również obieg i kompletność dokumentacji w prowadzonych projektach. Ponadto, system umożliwił właściwe zarządzanie projektami długoterminowymi, o znacznej wartości pod względem biznesowym i rachunkowym. Ale korzyści odczują też potencjalni akcjonariusze Wola Info.
- Zakończenie wdrożenia pozwoliło pozytywnie ocenić przygotowanie Spółki pod względem informacyjnym wobec bliskiego wejścia na Giełdę Papierów Wartościowych i zobowiązań informacyjnych, jakie z tego wynikają – dodaje Artur Małek