Problemy z papierowymi dokumentami?
Zamówienia i faktury – dokumenty, bez których światowa gospodarka nie mogłaby istnieć. Pojawienie się takiego dokumentu w firmie jest dopiero zapowiedzią dokonania transakcji handlowej. Na początek uruchamiana jest procedura weryfikacji i akceptacji. Trzeba sprawdzić poprawność formalną, trzeba również wypowiedzieć się merytorycznie czy transakcja jest firmie potrzebna i czy jest wykonywalna, dobrze jest również sprawdzić wiarygodność finansową zamawiającego oraz ilość i jakość dostarczonego towaru. Takie procedury mogą różnie wyglądać w poszczególnych firmach, ale zawsze są. Muszą być! Kto zapłaci za dostarczony towar bez sprawdzenia go? Kto wyśle kolejną partię towaru nierzetelnemu płatnikowi? Istnienie i funkcjonowanie procedur jest zatem bezdyskusyjne. Dopiero po sprawdzeniu i zatwierdzeniu dokument jest rejestrowany w systemie, a transakcja realizowana.
Problem z procedurami jest jednak taki, że angażują wiele osób i przez to przeciągają się w czasie. Dodatkowo przy przekazywaniu sprawy od jednego do drugiego pracownika dokument może się zgubić. I gubi się. Oczywiście nie dzieje się tak co dzień, ale raz na jakiś czas dokument znika – albo spada na podłogę, albo chowa się w niewłaściwym segregatorze, udowadniając, że prawo entropii ciągle działa.
W firmach o małej liczbie dokumentów problem jest łatwy do opanowania prostymi środkami. Jednak gdy dokumentów dziennie pojawia się sto i więcej, problemy się potęgują, rośnie także zatrudnienie. Przeciągające się procedury są negatywnie odczuwane przez kooperantów. Również najprostsze koszty samego wprowadzania treści dokumentów do systemu ERP zaczynają istotnie ważyć.
Wszystkie te problemy są znane od dawna. I też dawno temu wymyślono ideę elektronicznej wymiany dokumentów (EDI). Jednak niewiele jest firm na świecie, które mają taką pozycję rynkową, aby wymusić na wszystkich kooperantach komunikację w tym a nie innym formacie EDI. Do większości firm dokumenty docierają na różnych nośnikach, z czego papier i faks nadal stanowią zdecydowaną większość.
Jedno z rozwiązań tego problemu proponuje firma TOPCALL w swoim najnowszym systemie „Fax Connect for Orders”. Podstawową ideą tego rozwiązania jest doprowadzenie do sytuacji, kiedy wszystkie dokumenty, niezależnie od nośnika, są odczytywane w momencie ich pojawienia się w firmie. Do procedury weryfikacji i akceptacji kierowane są elektroniczne obrazy dokumentów źródłowych wraz z odczytaną treścią.
W firmach o małej liczbie dokumentów problem jest łatwy do opanowania prostymi środkami. Jednak gdy dokumentów dziennie pojawia się sto i więcej, problemy się potęgują, rośnie także zatrudnienie. Przeciągające się procedury są negatywnie odczuwane przez kooperantów. Również najprostsze koszty samego wprowadzania treści dokumentów do systemu ERP zaczynają istotnie ważyć.
Wszystkie te problemy są znane od dawna. I też dawno temu wymyślono ideę elektronicznej wymiany dokumentów (EDI). Jednak niewiele jest firm na świecie, które mają taką pozycję rynkową, aby wymusić na wszystkich kooperantach komunikację w tym a nie innym formacie EDI. Do większości firm dokumenty docierają na różnych nośnikach, z czego papier i faks nadal stanowią zdecydowaną większość.
Jedno z rozwiązań tego problemu proponuje firma TOPCALL w swoim najnowszym systemie „Fax Connect for Orders”. Podstawową ideą tego rozwiązania jest doprowadzenie do sytuacji, kiedy wszystkie dokumenty, niezależnie od nośnika, są odczytywane w momencie ich pojawienia się w firmie. Do procedury weryfikacji i akceptacji kierowane są elektroniczne obrazy dokumentów źródłowych wraz z odczytaną treścią.
Zastosowanie tego sytemu przynosi następujące korzyści::
- Istotne zmniejszenie kosztów wprowadzania danych – do odczytu treści dokumentów zastosowano system automatycznego rozpoznawania pisma, który jest w stanie skutecznie odczytać ponad 80% informacji z dokumentów.
- Przyspieszenie realizacji procedur weryfikacji i akceptacji poprzez wyeliminowanie papieru jako głównego nośnika dokumentów. Dokumenty nie muszą być noszone od biurka do biurka, pracownicy mogą niezależnie od siebie wydawać akceptacje, (podczas gdy dokument papierowy musi przebyć ścieżkę akceptacyjną sekwencyjnie).
- Oryginały dokumentów są odczytywane niemal natychmiast po ich dotarciu do firmy, nie ma zatem możliwości ich zagubienia.
- System umożliwia wdrożenie elektronicznego archiwum dokumentów, które daje natychmiastowy dostęp do dokumentów niezależnie od daty ich powstania.
- Usprawnienie i przyspieszenie procedur prowadzi do poprawy wizerunku firmy wśród kooperantów.
Okres zwrotu z inwestycji wynosi od kilku miesięcy do jednego roku. Zatem czas, który upływa od momentu inwestycji do momentu, kiedy system zaczyna zarabiać na siebie, jest bardzo krótki. Okres zwrotu z inwestycji różni się przy poszczególnych wdrożeniach, tym bardziej, że niektóre z istotnych korzyści są trudne do zmierzenia. Różna liczba dokumentów na wejściu do systemu również decyduje o tempie zwrotu kosztów.
Opisywany system składa się z trzech, zintegrowanych ze sobą elementów:
1) Faks serwer – odpowiada za przechwytywanie dokumentów docierających faksem. Jednocześnie może służyć wszystkim pracownikom jako bardzo wygodne medium do nadawania faksów.
2) System rozpoznawania pisma – odpowiada za automatyczny odczyt treści dokumentów. Odbiera dokumenty z faks serwera oraz ze skanera. Odczytane dane odsyła do faks serwera.
3) Księga zamówień w systemie SAP R/3 – jest to program autorstwa firmy TOPCALL działający w systemie SAP R/3. Program odbiera od faks serwera obrazy dokumentów wraz z wynikami automatycznego odczytu treści i umieszcza je na ścieżce akceptacyjnej.
Jak to działa?
Dokumenty nadawane faksem są odbierane przez faks serwer i automatycznie kierowane do systemu rozpoznawania pisma. Tu odczytywana jest treść dokumentów. Dodatkowym źródłem danych dla modułu odczytu pisma jest skaner. Odczytane dane są umieszczane w Księdze zamówień SAP R/3. Księga zamówień jest de facto prostym modułem do akceptacji zamówień i faktur.
W pierwszym kroku sprawdzana jest poprawność automatycznego odczytu treści.
Księga Zamówień – widok na listę zamówień
Drugi krok to skierowanie dokumentu do akceptacji. Procedury akceptacyjne są różne w poszczególnych firmach. Dlatego rozwiązanie pomyślano w taki sposób, aby konsultanci SAP mieli możliwość dostosowania go do indywidualnych potrzeb firmy. Możliwe jest śledzenie i monitorowanie procedur akceptacyjnych poszczególnych dokumentów. Każdy z pracowników widzi listę dokumentów oczekujących na jego akceptację lub opinię. Zwierzchnicy mogą kontrolować rozkład obciążenia poszczególnych pracowników.
Warto kilka słów poświęcić na omówienie systemu odczytu pisma. Otóż w trakcie wdrożenia system jest uczony wzorców dokumentów, jakie najczęściej pojawiają się w firmie (wzorców dokumentów od najważniejszych kooperantów). Skonfigurowany system jest w stanie odróżniać różne wzorce i odczytywać istotne dane np. datę i numer dokumentu, dane identyfikacyjne kooperanta (nazwa, NIP, regon), wartość oraz listę towarów i usług wraz z ich ilościami i wartościami. Konfigurowanie (uczenie nowych wzorców) można stopniowo kontynuować również w trakcie eksploatacji systemu. W ten sposób system będzie potrafił odczytywać coraz większą liczbę dokumentów i zmniejszał pracochłonność ręcznego wprowadzania danych. Oczywiście zawsze mogą się pojawić dokumenty jednostkowe, których system nie odczyta. Operator ma do dyspozycji interfejs umożliwiający przepisanie treści takich dokumentów.
Źródło: www.topcall.pl
