Newsletter

loading...
Banner IFS 160x200 2017

quatra max logo Quatra Max

(Sygnity Business Solutions SA)


Quatra Max to narzędzie ułatwiające efektywne zarządzanie firmami o rozproszonej strukturze, zapewniające kompleksowe wsparcie we wszystkich procesach biznesowych. Program ułatwia zarządzanie firmą na szczeblach: operacyjnym, kierowniczym oraz strategicznym, jednocześnie pozwalając na sprawną komunikację i przepływ danych za pośrednictwem Internetu.

 


 

Ogólny opis systemu:













System Quatra Max składa się z modułów funkcjonalnych w pełnie ze sobą zintegrowanych:
  • Max Finanse – pozwala na prowadzenie pełnej księgowości, umożliwia analizę i ocenę kondycji organizacji, a także tworzenie i realizację planów finansowych
  • Max Personel – usprawnia procesy zarządzania personelem uwzględniając uwarunkowania prawne i strategię organizacji 
  • Max Logistyka – usprawnia zarządzanie przepływem zasobów materiałowych i majątku trwałego oraz procesy związane z logistyka sprzedaży i zaopatrzeniem
  • Moduły dedykowane – funkcjonalności tworzone na indywidualne potrzeby Klientów Quatra Max jest elastycznym narzędziem, pozwalającym na pełne dostosowanie funkcjonalności systemu do specyfiki przedsiębiorstwa.

Dedykowane branże:

Firmy dystrybucyjne (głównie; telefonia komórkowa, sprzęt IT, chemia , alkohole), spółki infrastrukturalne, przewozowe, firmy świadczące usługi specjalistyczne, przedsiębiorstwa użyteczności publicznej


Przykładowe wdrożenia: Agencja Ochrony Szabel, Wojewódzki Ośrodek Sportu i Rekreacji Drzonków, Koleje Wielkopolskie, Biblioteka Narodowa, Dolkom, Tell, Komputronik, Grupa CSV,

Docelowy użytkownik:
Menedżer średniego lub wyższego szczebla, analityk lub kontroler finansowy, osoby zarządzające zasobami ludzkimi, personel wykonujący swoje zadania w zakresie procesów finansowych i logistycznych.

Ilość zrealizowanych wdrożeń: 100

Preferowane platformy bazodanowe:

Oracle, MS SQL


Opisy modułów:

















































































































































































































































































































































I – Quatra Max Finanse

Moduł umożliwia rejestrację, sprawozdawczość i planowanie aspektów finansowych działalności organizacji. Jego wdrożenie niesie za sobą następujące korzyści dla firmy:
  • definiowanie i stały monitoring kluczowych dla firmy wskaźników ekonomicznych
  • ułatwienie analizy sytuacji firmy poprzez wykorzystanie różnorodnych zestawień (np. Bilans, Rachunek Wyników, Rachunek Przepływów Pieniężnych)
  • możliwość wykonywania analiz pokazujących na bieżąco aktualny stan firmy nawet przed zamknięciem miesiąca i przed księgowaniem dokumentów
  • tworzenie wszelkich sprawozdań finansowych i statystycznych
  • kontrola płatności i automatyczne powiadamianie kontrahentów o płatnościach (przyszłych i przeterminowanych)
  • opcja blokowania przelewów, gdy jest możliwa kompensata
  • skrócenie czasu potrzebnego na zamknięcie miesiąca
  • usprawnienie zagadnienia kontroli należności w zakresie monitorowania należności terminowych i przeterminowanych oraz wspomaganie egzekucji, także poprzez wspólną analizę na poziomie całej grupy kapitałowej

Księgowość i rozrachunki - dekretacja i księgowanie dokumentów, sprawozdawczość, obsługa rozrachunków i windykacje. Obsługa rozrachunków pozwala na bezpośrednią kontrolę i analizę zdarzeń finansowych z kontrahentami.

Rejestr VAT - obsługa rejestru VAT i generowanie deklaracji VAT. Dla każdego zdefiniowanego rejestru dostępna jest dowolna liczba stawek VAT. System udostępnia funkcje pełnej obsługi rozliczeń przy transakcjach zagranicznych.

Koszty - obejmuje proces rozliczenia kosztów, polegający na przeksięgowaniu kosztów z jednych kont na inne wg. określonych, powtarzalnych algorytmów.

Kasa i Banki
Obsługa operacji kasowych, generowanie przelewów i obsługa wyciągów bankowych.

Kontroling
Dostarcza funkcje pozwalające na definiowanie i wykonywanie różnorodnych zestawień i wskaźników ekonomicznych ułatwiających analizę i ocenę kondycji organizacji. Wraz z systemem dostarczana jest duża ilość zdefiniowanych wskaźników, gotowych do wykonania. Dotyczą one takich elementów, jak zyskowność, płynność finansowa czy też wypłacalności.

Środki Trwałe
Obejmuje całość zagadnień związanych z księgowością analityczną środków trwałych, dając jednocześnie gotowe zestawienia dla księgowości głównej przedsiębiorstwa. Automatycznie nalicza umorzenia i amortyzację rachunkowo, podatkowo i wg MSR (niezależnie). Pozwala również wprowadzać wszelkie zmiany stanów środków trwałych i uzyskiwać z nich różnorodne zestawienia, które pozwalają w dowolnym momencie uzyskać stan majątku trwałego wg wybranego kryterium. mKolektor Inwentaryzacja środków trwałych z wykorzystaniem urządzenia mobilnego bezpośrednio skomunikowanego z systemem. Urządzenie mobilne umożliwia zdalne przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych z wykorzystaniem kodów kreskowych środków trwałych.

II – Quatra Max Personel

Moduł usprawnia procesy zarządzania personelem uwzględniając uwarunkowania prawne i strategię organizacji. Umożliwia planowanie i rozliczanie kosztów wynagrodzeń. Dzięki wdrożeniu w firmie przynosi wymierne korzyści:

  • efektywne planowanie i zarządzanie zasobami ludzkimi firmy
  • obsługa wszelkich operacji kadrowo – płacowych dotyczących pracowników i współpracowników
  • planowanie i kontrola czasu pracy osób pod kątem skutecznej realizacji zadań
  • rozwój kadr zgodny z przyjętym przez firmę modelem zarządzania personelem 
  • podział kosztów pracy ze względu na rozliczenia z jednostką finansującą, usprawnienie i optymalizacja procesów kadrowych i procesów obsługi płac, w zakresie rekrutacji, naliczania wynagrodzeń, obsługi rejestracji i rozliczania nieobecności oraz rozliczania czasu pracy
  • komunikacja z urzędami – ZUS (Płatnik, e-zwolnienia), US (e-deklaracje), bankami (przelewy elektroniczne)
  • komunikacja z zewnętrznymi systemami, w tym SODiR
  • integracja z branżowymi systemami do planowania i rozliczania czasu pracy
  • lepsze zarządzanie dzięki przypomnieniom o terminach ważnych zdarzeń: ważność badań lekarskich, szkoleń BHP, egzaminów okresowych, umów o pracę, itp.
  • generowanie zestawień dla GUS
  • generowanie i mailowa wysyłka zaszyfrowanych pasków płac
  • tworzenie kart pracy dla pracowników z dokładnością do zleceń


Kadry - umożliwia gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie różnego rodzaju danych kadrowych. Zapewnia ułatwiony dostęp do informacji o pracowniku oraz możliwość wykonania różnorodnych jakościowych i ilościowych analiz dotyczących zatrudnionych. Umożliwia ewidencję nieobecności, współpracę z rejestratorami czasu pracy (RCP), kartami pracy, systemami bankowości elektronicznej oraz obsługę umów cywilnoprawnych.

Płace - zapewnia sprawne zarządzanie listami płac, współpracę z programem Płatnik. Umożliwia definiowanie różnorodnych, charakterystycznych dla danej organizacji list płac, np. głównych, dodatkowych, zaliczkowych i korygujących.

Karty Pracy - umożliwia szczegółową rejestrację aktywności pracowników i współpracowników oraz rozliczanie kosztów wynagrodzeń w oparciu o zaewidencjonowane czynności.

RCP - zapewnia współpracę z urządzeniami RCP, umożliwia automatyczne rozliczenia czasu pracy.

Przelewy elektroniczne - służy do generowania plików importowych do zewnętrznych systemów bankowych. Obsługuje przelewy wynagrodzeń i obciążeń komorniczych.

Fundusze Pracownicze - wspomaga zarządzanie takimi funduszami, jak: Zakładowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (ZFRON), Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFSŚ), Zakładowy Fundusz Mieszkaniowy (ZFM), Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa (PKZP). Umożliwia automatyzację w zakresie ewidencjonowania i rozliczania wniosków pracowniczych.

Grafik Czasu Pracy - wspomaga zarządzanie czasem pracy, ułatwia planowanie i rozliczanie czasu pracy pracowników. Umożliwia rejestrowanie planowania i wykonania czasu pracy dla pracowników funduszu osobowego, jak i współpracowników funduszu bezosobowego.

III – Quatra Max Logistyka

Wspomaga zarządzanie przepływem zasobów materiałowych i towarowych organizacji, obejmuje zaopatrzenie, gospodarkę magazynową i sprzedaż. Dzięki wdrożeniu w firmie przynosi wymierne korzyści:

  • ewidencja i kontrola realizacji w jednym, spójnym systemie zamówień sprzedaży pochodzących z różnorodnych źródeł 
  • sprawna organizacja zakupów poprzez możliwość m.in. centralnej realizacji zakupów w systemie na podstawie zapotrzebowań (np. usługi, szkolenia, materiały) zarejestrowanych przez poszczególne jednostki
  • organizacja zasobów firmy w ramach realizacji zleceń: pracownicy (kalendarze, kwalifikacje), materiały, towary, sprzęt
  • ograniczenie kosztów związanych z zakupem i przechowywaniem materiałów poprzez efektywne planowanie
  • skrócenie czasu dostępu do informacji i podejmowania decyzji dzięki integracji modułów – bezpośrednie powiązanie dokumentów logistycznych, płacowych i środków trwałych z Księgą Główną
  • dostęp do informacji o zapasach i zasobach umożliwiających realizację zamówień i zleceń
  • integracja procesu sprzedaży w jednym systemie
  • kontrola przepływów materiałowych w obrębie całej struktury firmy
  • ułatwiona sprawozdawczość dzięki możliwości generowania dedykowanych raportów (dane do raportów GUS) 
  • ułatwiona sprawozdawczość ewidencji odpadów oraz generowanie wydruków związanych z obsługą odpadów
  • zmniejszenie kosztów i skrócenie procesu dystrybucji faktur 
  • optymalizacja procesu zakupów dzięki elektronicznej komunikacji z dostawcami oraz automatycznemu wyliczaniu potrzeb zakupowych 
  • ostrzeżenie o nierzetelnych kontrahentach w procesie sprzedaży


Zakupy - zapewnia pełną kontrolę nad procesem obsługi zakupów w przedsiębiorstwie. Obejmuje obsługę zapotrzebowań wewnętrznych, zamówień zakupu od dostawców oraz faktur zakupów krajowych i zagranicznych. Wspiera wystawianie faktur na podstawie zamówień oraz rozliczenie zamówień. Proces obsługi zakupu jest elastycznie dopasowywany do potrzeb Klienta. W zależności od potrzeb Klienta moduł działa w powiązaniu z modułem elektronicznego obiegu dokumentów oraz budżetowaniem.

Gospodarka magazynowa - usprawnia obsługę w zakresie ewidencji stanów i obrotów magazynowych oraz zarządzania zasobami magazynowymi. System wspomaga prowadzenie ewidencji księgowej i magazynowej, obrót materiałami i wyposażeniem z uwzględnieniem różnych wycen magazynowych. Pozwala na realizację procesów przepływu materiałów pomiędzy jednostkami z zapewnieniem ich niezależności logistycznej (własne magazyny, odpowiedzialność materiałowa). Umożliwia precyzyjne ewidencjonowanie i zarządzanie zapasami magazynowymi z dokładnością do cech poszczególnych artykułów (np. numery seryjne, daty ważności, numery partii) oraz magazynów (lokalizacja towaru).

Zlecenia - umożliwia kontrolę kosztów i przychodów wykonywanych zadań. Moduł zapewnia szybki dostęp do informacji m.in. o naprawach, przeglądach sprzętu, kosztach obiektu, wykonywanych usługach i kosztach pracy.

EDI i eFaktury - zapewnia wymianę dokumentów elektronicznych w standardzie EDIFACT za pośrednictwem operatorów EDI. Wspomaga elektroniczne odbieranie, wysyłanie dokumentów od kontrahentów relacyjnych. Pozwala na skojarzenie odbieranej poczty z adresu email z komunikatami EDI. Oprócz EDI Quatra Max oferuje dedykowane rozwiązania do emisji faktur sprzedaży poprzez witrynę lub email z możliwością przesyłania powiadomień SMS

Sprzedaż - pozwala na sprawną obsługę procesów sprzedaży krajowej i zagranicznej. Obejmuje generowanie ofert sprzedaży, przyjmowanie zamówień Klientów, właściwą sprzedaż oraz analizę należności. W zależności od potrzeb Klienta moduł działa w powiązaniu z modułami: gospodarki magazynowej, EDI (elektroniczna wymiana dokumentów), zleceń oraz wysyłki (organizacja transportu do Klienta).

Transport - szczegółowa ewidencja sprzętu, napraw, przeglądów, ubezpieczeń, kart drogowych. Umożliwia rozliczanie zużycia paliwa oraz materiałów eksploatacyjnych. Pozwala również na szybką ocenę i analizę danych oraz wykrycie ewentualnych nadużyć obsługi. Stanowi idealne rozwiązanie do analiz eksploatacyjno-ekonomicznych posiadanych środków transportowych i maszyn. Harmonogram wizyt, ankiety - służy do planowania wizyt u kontrahentów. Definiować można zarówno termin, jak i planowane czynności, a także rejestrację zamówienia, rozliczenia w kasie czy ankiety. Funkcjonalność dostępna także na urządzeniach mobilnych (tablet, smartfon).

Zapytania ofertowe, oferty, kontrakty - funkcjonalność pozwala zarejestrować pełną informację odnośnie trwającego procesu pozyskiwania kontraktu zakupu lub sprzedaży od zapytania ofertowego przez ofertę, aż do umowy i ewentualnych aneksów. Pozwala to na kontrolę realizacji kontraktu na poziomie zysków, kosztów i terminów.

IV - Quatra Max Zarządzanie Kapitałem Ludzkim

Umożliwia zarządzanie kompetencjami i rozwojem pracowników. Dzięki wdrożeniu w firmie przynosi wymierne korzyści: wsparcie w tworzeniu spójnej polityki zarządzania zasobami ludzkimi

  • automatyzacja procesów związanych z rekrutacją i szkoleniami pracowniczymi 
  • efektywne narzędzia oceny pracy pracowników
  • możliwość badania potrzeb szkoleniowych i oceny ich efektywności 
  • wsparcie w podejmowaniu decyzji o awansach i przesunięciach
  • poprawa efektywności systemów wynagrodzeń 
  • rozliczenie kosztów szkoleń dla pracowników
  • usprawnienie pracy działu personalnego
  • tworzenie grafiku szkoleń na podstawie zatwierdzonego planu szkoleń
  • budżetowanie szkoleń 
  • gromadzenie danych do rekrutacji ze zgłoszeń kandydatów 
  • wykonywanie oceny okresowej na portalu pracownika 
  • automatyczny dobór osób oceniających w zależności od rodzaju oceny (180, 360 stopni)

Opis stanowiska - jest podstawowym elementem opisującym strukturę zatrudnienia. Usprawnia zarządzanie pracownikami w firmie (określenie stanowisk zastępczych) oraz wspiera organizację stanowiska pracy (wyposażenie na stanowisku, gotowa dokumentacja stanowiska pracy wraz z oceną ryzyka zawodowego).

Ocena pracownika - pozwala na definiowanie szablonów ocen, a następnie wykorzystywanie ich podczas tworzenia ocen okresowych pracowników. Po utworzeniu oceny na portalu pracownika, na profilach pracowników pojawią się dedykowane arkusze ocen. Szkolenia - zapewnia usprawnienie procesu planowania i organizowania szkoleń. Umożliwia planowanie szkoleń i budżetu dla jednostek organizacyjnych.

Rekrutacja - zawiera bazę kandydatów ułatwiającą w znacznym stopniu pracę w procesie rekrutowania nowych pracowników. Umożliwia tworzenie projektów rekrutacyjnych dla określonego profilu kandydata.

V - Quatra Max Portal Pracownika

Jest to platforma internetowa, która wspomaga pracę działu personalnego firmy. Funkcjonalności portalu: 

  • podgląd własnych danych kadrowych przez pracownika/współpracownika 
  • rejestracja i przekazanie do obiegu delegacji
  • podgląd limitów urlopów
  • podgląd własnych ocen
  • rejestrowanie i przekazanie do obiegu wniosków urlopowych 
  • dostęp do własnych danych płacowych – pasek wypłat

VI - Quatra Max Obieg Dokumentów

Służy do obsługi obiegu dokumentów przychodzących do firmy (w tym umów, ofert, dokumentów zakupu, reklamacji od klientów itp.), dokumentów wewnętrznych, a także dokumentów wychodzących. Daje możliwość definiowania własnych ścieżek obiegu dokumentów dla różnych kategorii i typów dokumentów. Dzięki wdrożeniu w firmie przynosi wymierne korzyści: 

  • kontrola kosztów poprzez właściwe określenie ścieżki akceptacji w obiegu dokumentów
  • optymalizacja czasu obsługi dokumentów przez dyscyplinowanie osób odpowiedzialnych za terminową obsługę dokumentu (generowanie przypomnień, wysyłanie maili) 
  • automatyzacja dekretacji dokumentów dzięki opisowi merytorycznemu dokumentu (z wykorzystaniem słowników systemowych)
  • zmniejszenie ryzyka zagubienia dokumentu poprzez możliwość dodania do dokumentu dowolnego załącznika (skanu, specyfikacji itp.)
  • skrócenie czasu obsługi i zmniejszenie kosztów przekazywania dokumentów, zwłaszcza w organizacjach o rozproszonej strukturze 
  • obsługa wniosków budżetowych, ich akceptacja w obiegu przez uprawnione osoby umożliwia automatyczne uwzględnienie wniosków w planie budżetowym

VII - Quatra Max Panel Menedżera

Pozwala na szybką analizę wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa. Panel Menedżera pokazuje w sposób skondensowany aktualną sytuację firmy – dla osób postawionych wysoko w hierarchii firmy, a także dla kadry niższego szczebla w zakresie dotyczącym ich zakresu odpowiedzialności. Dzięki wdrożeniu w firmie przynosi wymierne korzyści:

  • umożliwia korzystanie z wielu wskaźników ogólnych (niewymagających definiowania przez użytkownika) dotyczących wszystkich obszarów systemu (Finanse, Logistyka i Personel)
  • zawiera wbudowany mechanizm kontroli wartości wskaźników (i ich zmian) aktywnie sygnalizujący sytuacje niepożądane i zmierzające w stronę niepożądaną
  • usprawnienie procesu podejmowania decyzji – zgromadzenie informacji niezbędnych do monitorowania i zarządzania przedsiębiorstwem na jednym panelu
  • automatyczny monitoring kluczowych dla firmy wskaźników ekonomicznych i powiadomienia o niepożądanych sytuacjach wysyłane automatycznie przez system do wskazanych osób w firmie

VIII - Quatra Max Budżetowanie

Umożliwia planowanie, kontrolę planu oraz analizę wykonania planów finansowych jednostki. Pozwala na tworzenie planów budżetowych i zarządzanie nimi oraz szczegółowe raportowanie – planu, wykonania i odchylenia. Dzięki wdrożeniu w firmie przynosi wymierne korzyści: 

  • możliwość tworzenia wielu wersji (wariantów) planu budżetowego
  • obsługa wniosków budżetowych (rozproszona edycja budżetu)
  • symulacje budżetu przed ostateczną akceptacją oraz kontrole całości planu na poziomie decyzyjnym
  • analizy odchyleń planu i wykonania, prognozowanie wykonania planu porównywanie planów, kontrola wykonania planu 
  • możliwość rezerwacji środków jeszcze przed podjęciem zobowiązania do wydatkowania środków 
  • możliwość ostrzeżenia i/lub zablokowania zakupu w przypadku braku środków w planie

Czas wdrożenia:
4 do 6 miesięcy

Wymagania techniczne:













Dzięki zastosowaniu technologii Java system Quatra Max cechuje się wysokim poziomem niezależności sprzętowej. Może pracować zarówno pod kontrolą systemu operacyjnego MS Windows na serwerach PC, jak i szerokiej gamy serwerów klasy UNIX (Sun, IBM). Do pracy systemu on-line wymagane jest zapewnienie dostępu wszystkich jednostek do sieci. Wymagana przepustowość jest zależna od liczby użytkowników pracujących zdalnie i od wykonywanych funkcji. W przypadku pracy 2,3 użytkowników w innej lokalizacji wystarczająca jest przepustowość 512 kb/s. System Quatra Max współpracuje z drukarkami Laserowymi i Atramentowymi działających w standardzie sterowników PCL 5/6, oraz z następującymi drukarkami fiskalnymi: Posnet Termal, Elzab FP-600A, Elzab Omega I, Elzab Omega II, Elzab Mera.



loading...
loading...
loading...

Platforma Dystrybucyjna EDU-książka Sp. z...

Przykładem przedsiębiorstwa, które od lat pracuje na systemie SAP Business One jest Platforma...

SAGE rośnie w Polsce szybciej niż rynek

Sage notuje w Polsce rekordowo wysokie wyniki. Polski oddział spółki uzyskał w roku fiskalnym 2017...

Zaawansowana analityka napędza rozwój...

Firmy coraz powszechniej korzystają z analizy danych i rozwiązań klasy big data, aby prześcignąć...

Grupa Lubawa rozwija się z Impulsem EVO

Grupa Kapitałowa Lubawa to koncern produkcyjno-usługowy, którego główną osią działalności jest...

20170424 ERP dla produkcji
Show Panel
ENOVA365 KWADRAT
Show Panel
  • eqsystembaner