Newsletter

loading...
Banner IFS 160x200 2017

quatra max logo Quatra Max

(Sygnity Business Solutions SA)


Quatra Max to narzędzie ułatwiające efektywne zarządzanie firmami o rozproszonej strukturze, zapewniające kompleksowe wsparcie we wszystkich procesach biznesowych. Program ułatwia zarządzanie firmą na szczeblach: operacyjnym, kierowniczym oraz strategicznym, jednocześnie pozwalając na sprawną komunikację i przepływ danych za pośrednictwem Internetu.

 


 

Ogólny opis systemu:













System Quatra Max składa się z modułów funkcjonalnych w pełnie ze sobą zintegrowanych:
  • Max Finanse – pozwala na prowadzenie pełnej księgowości, umożliwia analizę i ocenę kondycji organizacji, a także tworzenie i realizację planów finansowych
  • Max Personel – usprawnia procesy zarządzania personelem uwzględniając uwarunkowania prawne i strategię organizacji 
  • Max Logistyka – usprawnia zarządzanie przepływem zasobów materiałowych i majątku trwałego oraz procesy związane z logistyka sprzedaży i zaopatrzeniem
  • Moduły dedykowane – funkcjonalności tworzone na indywidualne potrzeby Klientów Quatra Max jest elastycznym narzędziem, pozwalającym na pełne dostosowanie funkcjonalności systemu do specyfiki przedsiębiorstwa.

Dedykowane branże:

Firmy dystrybucyjne (głównie; telefonia komórkowa, sprzęt IT, chemia , alkohole), spółki infrastrukturalne, przewozowe, firmy świadczące usługi specjalistyczne, przedsiębiorstwa użyteczności publicznej


Przykładowe wdrożenia: Agencja Ochrony Szabel, Wojewódzki Ośrodek Sportu i Rekreacji Drzonków, Koleje Wielkopolskie, Biblioteka Narodowa, Dolkom, Tell, Komputronik, Grupa CSV,

Docelowy użytkownik:
Menedżer średniego lub wyższego szczebla, analityk lub kontroler finansowy, osoby zarządzające zasobami ludzkimi, personel wykonujący swoje zadania w zakresie procesów finansowych i logistycznych.

Ilość zrealizowanych wdrożeń: 100

Preferowane platformy bazodanowe:

Oracle, MS SQL


Opisy modułów:

















































































































































































































































































































































I – Quatra Max Finanse

Moduł umożliwia rejestrację, sprawozdawczość i planowanie aspektów finansowych działalności organizacji. Jego wdrożenie niesie za sobą następujące korzyści dla firmy:
  • definiowanie i stały monitoring kluczowych dla firmy wskaźników ekonomicznych
  • ułatwienie analizy sytuacji firmy poprzez wykorzystanie różnorodnych zestawień (np. Bilans, Rachunek Wyników, Rachunek Przepływów Pieniężnych)
  • możliwość wykonywania analiz pokazujących na bieżąco aktualny stan firmy nawet przed zamknięciem miesiąca i przed księgowaniem dokumentów
  • tworzenie wszelkich sprawozdań finansowych i statystycznych
  • kontrola płatności i automatyczne powiadamianie kontrahentów o płatnościach (przyszłych i przeterminowanych)
  • opcja blokowania przelewów, gdy jest możliwa kompensata
  • skrócenie czasu potrzebnego na zamknięcie miesiąca
  • usprawnienie zagadnienia kontroli należności w zakresie monitorowania należności terminowych i przeterminowanych oraz wspomaganie egzekucji, także poprzez wspólną analizę na poziomie całej grupy kapitałowej

Księgowość i rozrachunki - dekretacja i księgowanie dokumentów, sprawozdawczość, obsługa rozrachunków i windykacje. Obsługa rozrachunków pozwala na bezpośrednią kontrolę i analizę zdarzeń finansowych z kontrahentami.

Rejestr VAT - obsługa rejestru VAT i generowanie deklaracji VAT. Dla każdego zdefiniowanego rejestru dostępna jest dowolna liczba stawek VAT. System udostępnia funkcje pełnej obsługi rozliczeń przy transakcjach zagranicznych.

Koszty - obejmuje proces rozliczenia kosztów, polegający na przeksięgowaniu kosztów z jednych kont na inne wg. określonych, powtarzalnych algorytmów.

Kasa i Banki
Obsługa operacji kasowych, generowanie przelewów i obsługa wyciągów bankowych.

Kontroling
Dostarcza funkcje pozwalające na definiowanie i wykonywanie różnorodnych zestawień i wskaźników ekonomicznych ułatwiających analizę i ocenę kondycji organizacji. Wraz z systemem dostarczana jest duża ilość zdefiniowanych wskaźników, gotowych do wykonania. Dotyczą one takich elementów, jak zyskowność, płynność finansowa czy też wypłacalności.

Środki Trwałe
Obejmuje całość zagadnień związanych z księgowością analityczną środków trwałych, dając jednocześnie gotowe zestawienia dla księgowości głównej przedsiębiorstwa. Automatycznie nalicza umorzenia i amortyzację rachunkowo, podatkowo i wg MSR (niezależnie). Pozwala również wprowadzać wszelkie zmiany stanów środków trwałych i uzyskiwać z nich różnorodne zestawienia, które pozwalają w dowolnym momencie uzyskać stan majątku trwałego wg wybranego kryterium. mKolektor Inwentaryzacja środków trwałych z wykorzystaniem urządzenia mobilnego bezpośrednio skomunikowanego z systemem. Urządzenie mobilne umożliwia zdalne przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych z wykorzystaniem kodów kreskowych środków trwałych.

II – Quatra Max Personel

Moduł usprawnia procesy zarządzania personelem uwzględniając uwarunkowania prawne i strategię organizacji. Umożliwia planowanie i rozliczanie kosztów wynagrodzeń. Dzięki wdrożeniu w firmie przynosi wymierne korzyści:

  • efektywne planowanie i zarządzanie zasobami ludzkimi firmy
  • obsługa wszelkich operacji kadrowo – płacowych dotyczących pracowników i współpracowników
  • planowanie i kontrola czasu pracy osób pod kątem skutecznej realizacji zadań
  • rozwój kadr zgodny z przyjętym przez firmę modelem zarządzania personelem 
  • podział kosztów pracy ze względu na rozliczenia z jednostką finansującą, usprawnienie i optymalizacja procesów kadrowych i procesów obsługi płac, w zakresie rekrutacji, naliczania wynagrodzeń, obsługi rejestracji i rozliczania nieobecności oraz rozliczania czasu pracy
  • komunikacja z urzędami – ZUS (Płatnik, e-zwolnienia), US (e-deklaracje), bankami (przelewy elektroniczne)
  • komunikacja z zewnętrznymi systemami, w tym SODiR
  • integracja z branżowymi systemami do planowania i rozliczania czasu pracy
  • lepsze zarządzanie dzięki przypomnieniom o terminach ważnych zdarzeń: ważność badań lekarskich, szkoleń BHP, egzaminów okresowych, umów o pracę, itp.
  • generowanie zestawień dla GUS
  • generowanie i mailowa wysyłka zaszyfrowanych pasków płac
  • tworzenie kart pracy dla pracowników z dokładnością do zleceń


Kadry - umożliwia gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie różnego rodzaju danych kadrowych. Zapewnia ułatwiony dostęp do informacji o pracowniku oraz możliwość wykonania różnorodnych jakościowych i ilościowych analiz dotyczących zatrudnionych. Umożliwia ewidencję nieobecności, współpracę z rejestratorami czasu pracy (RCP), kartami pracy, systemami bankowości elektronicznej oraz obsługę umów cywilnoprawnych.

Płace - zapewnia sprawne zarządzanie listami płac, współpracę z programem Płatnik. Umożliwia definiowanie różnorodnych, charakterystycznych dla danej organizacji list płac, np. głównych, dodatkowych, zaliczkowych i korygujących.

Karty Pracy - umożliwia szczegółową rejestrację aktywności pracowników i współpracowników oraz rozliczanie kosztów wynagrodzeń w oparciu o zaewidencjonowane czynności.

RCP - zapewnia współpracę z urządzeniami RCP, umożliwia automatyczne rozliczenia czasu pracy.

Przelewy elektroniczne - służy do generowania plików importowych do zewnętrznych systemów bankowych. Obsługuje przelewy wynagrodzeń i obciążeń komorniczych.

Fundusze Pracownicze - wspomaga zarządzanie takimi funduszami, jak: Zakładowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (ZFRON), Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFSŚ), Zakładowy Fundusz Mieszkaniowy (ZFM), Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa (PKZP). Umożliwia automatyzację w zakresie ewidencjonowania i rozliczania wniosków pracowniczych.

Grafik Czasu Pracy - wspomaga zarządzanie czasem pracy, ułatwia planowanie i rozliczanie czasu pracy pracowników. Umożliwia rejestrowanie planowania i wykonania czasu pracy dla pracowników funduszu osobowego, jak i współpracowników funduszu bezosobowego.

III – Quatra Max Logistyka

Wspomaga zarządzanie przepływem zasobów materiałowych i towarowych organizacji, obejmuje zaopatrzenie, gospodarkę magazynową i sprzedaż. Dzięki wdrożeniu w firmie przynosi wymierne korzyści:

  • ewidencja i kontrola realizacji w jednym, spójnym systemie zamówień sprzedaży pochodzących z różnorodnych źródeł 
  • sprawna organizacja zakupów poprzez możliwość m.in. centralnej realizacji zakupów w systemie na podstawie zapotrzebowań (np. usługi, szkolenia, materiały) zarejestrowanych przez poszczególne jednostki
  • organizacja zasobów firmy w ramach realizacji zleceń: pracownicy (kalendarze, kwalifikacje), materiały, towary, sprzęt
  • ograniczenie kosztów związanych z zakupem i przechowywaniem materiałów poprzez efektywne planowanie
  • skrócenie czasu dostępu do informacji i podejmowania decyzji dzięki integracji modułów – bezpośrednie powiązanie dokumentów logistycznych, płacowych i środków trwałych z Księgą Główną
  • dostęp do informacji o zapasach i zasobach umożliwiających realizację zamówień i zleceń
  • integracja procesu sprzedaży w jednym systemie
  • kontrola przepływów materiałowych w obrębie całej struktury firmy
  • ułatwiona sprawozdawczość dzięki możliwości generowania dedykowanych raportów (dane do raportów GUS) 
  • ułatwiona sprawozdawczość ewidencji odpadów oraz generowanie wydruków związanych z obsługą odpadów
  • zmniejszenie kosztów i skrócenie procesu dystrybucji faktur 
  • optymalizacja procesu zakupów dzięki elektronicznej komunikacji z dostawcami oraz automatycznemu wyliczaniu potrzeb zakupowych 
  • ostrzeżenie o nierzetelnych kontrahentach w procesie sprzedaży


Zakupy - zapewnia pełną kontrolę nad procesem obsługi zakupów w przedsiębiorstwie. Obejmuje obsługę zapotrzebowań wewnętrznych, zamówień zakupu od dostawców oraz faktur zakupów krajowych i zagranicznych. Wspiera wystawianie faktur na podstawie zamówień oraz rozliczenie zamówień. Proces obsługi zakupu jest elastycznie dopasowywany do potrzeb Klienta. W zależności od potrzeb Klienta moduł działa w powiązaniu z modułem elektronicznego obiegu dokumentów oraz budżetowaniem.

Gospodarka magazynowa - usprawnia obsługę w zakresie ewidencji stanów i obrotów magazynowych oraz zarządzania zasobami magazynowymi. System wspomaga prowadzenie ewidencji księgowej i magazynowej, obrót materiałami i wyposażeniem z uwzględnieniem różnych wycen magazynowych. Pozwala na realizację procesów przepływu materiałów pomiędzy jednostkami z zapewnieniem ich niezależności logistycznej (własne magazyny, odpowiedzialność materiałowa). Umożliwia precyzyjne ewidencjonowanie i zarządzanie zapasami magazynowymi z dokładnością do cech poszczególnych artykułów (np. numery seryjne, daty ważności, numery partii) oraz magazynów (lokalizacja towaru).

Zlecenia - umożliwia kontrolę kosztów i przychodów wykonywanych zadań. Moduł zapewnia szybki dostęp do informacji m.in. o naprawach, przeglądach sprzętu, kosztach obiektu, wykonywanych usługach i kosztach pracy.

EDI i eFaktury - zapewnia wymianę dokumentów elektronicznych w standardzie EDIFACT za pośrednictwem operatorów EDI. Wspomaga elektroniczne odbieranie, wysyłanie dokumentów od kontrahentów relacyjnych. Pozwala na skojarzenie odbieranej poczty z adresu email z komunikatami EDI. Oprócz EDI Quatra Max oferuje dedykowane rozwiązania do emisji faktur sprzedaży poprzez witrynę lub email z możliwością przesyłania powiadomień SMS

Sprzedaż - pozwala na sprawną obsługę procesów sprzedaży krajowej i zagranicznej. Obejmuje generowanie ofert sprzedaży, przyjmowanie zamówień Klientów, właściwą sprzedaż oraz analizę należności. W zależności od potrzeb Klienta moduł działa w powiązaniu z modułami: gospodarki magazynowej, EDI (elektroniczna wymiana dokumentów), zleceń oraz wysyłki (organizacja transportu do Klienta).

Transport - szczegółowa ewidencja sprzętu, napraw, przeglądów, ubezpieczeń, kart drogowych. Umożliwia rozliczanie zużycia paliwa oraz materiałów eksploatacyjnych. Pozwala również na szybką ocenę i analizę danych oraz wykrycie ewentualnych nadużyć obsługi. Stanowi idealne rozwiązanie do analiz eksploatacyjno-ekonomicznych posiadanych środków transportowych i maszyn. Harmonogram wizyt, ankiety - służy do planowania wizyt u kontrahentów. Definiować można zarówno termin, jak i planowane czynności, a także rejestrację zamówienia, rozliczenia w kasie czy ankiety. Funkcjonalność dostępna także na urządzeniach mobilnych (tablet, smartfon).

Zapytania ofertowe, oferty, kontrakty - funkcjonalność pozwala zarejestrować pełną informację odnośnie trwającego procesu pozyskiwania kontraktu zakupu lub sprzedaży od zapytania ofertowego przez ofertę, aż do umowy i ewentualnych aneksów. Pozwala to na kontrolę realizacji kontraktu na poziomie zysków, kosztów i terminów.

IV - Quatra Max Zarządzanie Kapitałem Ludzkim

Umożliwia zarządzanie kompetencjami i rozwojem pracowników. Dzięki wdrożeniu w firmie przynosi wymierne korzyści: wsparcie w tworzeniu spójnej polityki zarządzania zasobami ludzkimi

  • automatyzacja procesów związanych z rekrutacją i szkoleniami pracowniczymi 
  • efektywne narzędzia oceny pracy pracowników
  • możliwość badania potrzeb szkoleniowych i oceny ich efektywności 
  • wsparcie w podejmowaniu decyzji o awansach i przesunięciach
  • poprawa efektywności systemów wynagrodzeń 
  • rozliczenie kosztów szkoleń dla pracowników
  • usprawnienie pracy działu personalnego
  • tworzenie grafiku szkoleń na podstawie zatwierdzonego planu szkoleń
  • budżetowanie szkoleń 
  • gromadzenie danych do rekrutacji ze zgłoszeń kandydatów 
  • wykonywanie oceny okresowej na portalu pracownika 
  • automatyczny dobór osób oceniających w zależności od rodzaju oceny (180, 360 stopni)

Opis stanowiska - jest podstawowym elementem opisującym strukturę zatrudnienia. Usprawnia zarządzanie pracownikami w firmie (określenie stanowisk zastępczych) oraz wspiera organizację stanowiska pracy (wyposażenie na stanowisku, gotowa dokumentacja stanowiska pracy wraz z oceną ryzyka zawodowego).

Ocena pracownika - pozwala na definiowanie szablonów ocen, a następnie wykorzystywanie ich podczas tworzenia ocen okresowych pracowników. Po utworzeniu oceny na portalu pracownika, na profilach pracowników pojawią się dedykowane arkusze ocen. Szkolenia - zapewnia usprawnienie procesu planowania i organizowania szkoleń. Umożliwia planowanie szkoleń i budżetu dla jednostek organizacyjnych.

Rekrutacja - zawiera bazę kandydatów ułatwiającą w znacznym stopniu pracę w procesie rekrutowania nowych pracowników. Umożliwia tworzenie projektów rekrutacyjnych dla określonego profilu kandydata.

V - Quatra Max Portal Pracownika

Jest to platforma internetowa, która wspomaga pracę działu personalnego firmy. Funkcjonalności portalu: 

  • podgląd własnych danych kadrowych przez pracownika/współpracownika 
  • rejestracja i przekazanie do obiegu delegacji
  • podgląd limitów urlopów
  • podgląd własnych ocen
  • rejestrowanie i przekazanie do obiegu wniosków urlopowych 
  • dostęp do własnych danych płacowych – pasek wypłat

VI - Quatra Max Obieg Dokumentów

Służy do obsługi obiegu dokumentów przychodzących do firmy (w tym umów, ofert, dokumentów zakupu, reklamacji od klientów itp.), dokumentów wewnętrznych, a także dokumentów wychodzących. Daje możliwość definiowania własnych ścieżek obiegu dokumentów dla różnych kategorii i typów dokumentów. Dzięki wdrożeniu w firmie przynosi wymierne korzyści: 

  • kontrola kosztów poprzez właściwe określenie ścieżki akceptacji w obiegu dokumentów
  • optymalizacja czasu obsługi dokumentów przez dyscyplinowanie osób odpowiedzialnych za terminową obsługę dokumentu (generowanie przypomnień, wysyłanie maili) 
  • automatyzacja dekretacji dokumentów dzięki opisowi merytorycznemu dokumentu (z wykorzystaniem słowników systemowych)
  • zmniejszenie ryzyka zagubienia dokumentu poprzez możliwość dodania do dokumentu dowolnego załącznika (skanu, specyfikacji itp.)
  • skrócenie czasu obsługi i zmniejszenie kosztów przekazywania dokumentów, zwłaszcza w organizacjach o rozproszonej strukturze 
  • obsługa wniosków budżetowych, ich akceptacja w obiegu przez uprawnione osoby umożliwia automatyczne uwzględnienie wniosków w planie budżetowym

VII - Quatra Max Panel Menedżera

Pozwala na szybką analizę wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa. Panel Menedżera pokazuje w sposób skondensowany aktualną sytuację firmy – dla osób postawionych wysoko w hierarchii firmy, a także dla kadry niższego szczebla w zakresie dotyczącym ich zakresu odpowiedzialności. Dzięki wdrożeniu w firmie przynosi wymierne korzyści:

  • umożliwia korzystanie z wielu wskaźników ogólnych (niewymagających definiowania przez użytkownika) dotyczących wszystkich obszarów systemu (Finanse, Logistyka i Personel)
  • zawiera wbudowany mechanizm kontroli wartości wskaźników (i ich zmian) aktywnie sygnalizujący sytuacje niepożądane i zmierzające w stronę niepożądaną
  • usprawnienie procesu podejmowania decyzji – zgromadzenie informacji niezbędnych do monitorowania i zarządzania przedsiębiorstwem na jednym panelu
  • automatyczny monitoring kluczowych dla firmy wskaźników ekonomicznych i powiadomienia o niepożądanych sytuacjach wysyłane automatycznie przez system do wskazanych osób w firmie

VIII - Quatra Max Budżetowanie

Umożliwia planowanie, kontrolę planu oraz analizę wykonania planów finansowych jednostki. Pozwala na tworzenie planów budżetowych i zarządzanie nimi oraz szczegółowe raportowanie – planu, wykonania i odchylenia. Dzięki wdrożeniu w firmie przynosi wymierne korzyści: 

  • możliwość tworzenia wielu wersji (wariantów) planu budżetowego
  • obsługa wniosków budżetowych (rozproszona edycja budżetu)
  • symulacje budżetu przed ostateczną akceptacją oraz kontrole całości planu na poziomie decyzyjnym
  • analizy odchyleń planu i wykonania, prognozowanie wykonania planu porównywanie planów, kontrola wykonania planu 
  • możliwość rezerwacji środków jeszcze przed podjęciem zobowiązania do wydatkowania środków 
  • możliwość ostrzeżenia i/lub zablokowania zakupu w przypadku braku środków w planie

Czas wdrożenia:
4 do 6 miesięcy

Wymagania techniczne:













Dzięki zastosowaniu technologii Java system Quatra Max cechuje się wysokim poziomem niezależności sprzętowej. Może pracować zarówno pod kontrolą systemu operacyjnego MS Windows na serwerach PC, jak i szerokiej gamy serwerów klasy UNIX (Sun, IBM). Do pracy systemu on-line wymagane jest zapewnienie dostępu wszystkich jednostek do sieci. Wymagana przepustowość jest zależna od liczby użytkowników pracujących zdalnie i od wykonywanych funkcji. W przypadku pracy 2,3 użytkowników w innej lokalizacji wystarczająca jest przepustowość 512 kb/s. System Quatra Max współpracuje z drukarkami Laserowymi i Atramentowymi działających w standardzie sterowników PCL 5/6, oraz z następującymi drukarkami fiskalnymi: Posnet Termal, Elzab FP-600A, Elzab Omega I, Elzab Omega II, Elzab Mera.



loading...
loading...
loading...

MES, czy ERP?

Kilka przemyśleń Przemysława Kędzierskiego - Product Ownera obszaru Produkcja firmy BPSC- na temat...

Co czwarta instytucja finansowa w Europie...

Już 1 na 4 instytucje z sektora finansowego odnotowała incydenty naruszenia cyberbezpieczeństwa –...

Bez innowacji firmy nie maja szans na...

Cyfrowa transformacja może przynieść europejskiej gospodarce wzrost PKB o co najmniej 2,1 proc.

Rośnie popularność systemów informatycznych...

Systemy informatyczne, które wspomagają zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa, to część cyfrowej...

Nowe technologie zmieniają branżę zakupową

Usprawnienie procesów zakupowych pozwala firmie zaoszczędzić kilkanaście procent kosztów. Dlatego...

20170424 ERP dla produkcji
Show Panel
ENOVA365 KWADRAT
Show Panel
  • eqsystembaner