Fundacja Hospicjum Onkologiczne św. Krzysztofa świadczy pomoc domową i prowadzi hospicjum stacjonarne dla osób dorosłych w województwie mazowieckim. Organizacja funkcjonuje od 1990 roku. Obecnie zatrudnia 100 pracowników, współpracuje z 50 wolontariuszami i jest wspierana przez ponad 6000 darczyńców.

 

Kilka lat temu organizacja rozpoczynała działalność od zaledwie kilku darczyńców. W tym czasie korzystała z programu Microsoft Excel, który służył do rejestracji darczyńców, wpłat, danych teleadresowych, itp. Po dwuletniej działalności i wzroście liczby darczyńców do 6000, praca w programie Microsoft Excel stała się uciążliwa i żmudna ze względu na rozproszenie informacji w wielu różnych plikach. Pojawiły się liczne problemy organizacyjne dotyczące kontaktu z darczyńcami w postaci chaosu w zapisie danych, niepełnych czy powtarzających się adresów itp. Należało zweryfikować adresy oraz scalić zdublowane dane, ponieważ w trakcie przygotowywania i realizowania wysyłek występowały liczne błędy, takie jak: powtarzające się rekordy (np. wpłaty na różne projekty od jednej osoby, przez co wysyłano kilka pism pod ten sam adres), literówki w nazwiskach, imionach, adresach itp., błędnie wpisane do bazy adresy czy różne adresy do korespondencji dla jednej osoby. Ponadto odmienny styl pracy wolontariuszy i poziom znajomości Microsoft Excel skutkowały bałaganem w bazie. Również w przypadku, gdy ci sami darczyńcy wpłacali darowizny na różne akcje i projekty, pojawiał się problem z określeniem na co i kiedy je przeznaczyli.

Problemy te przyczyniły się do podjęcia decyzji o wdrożeniu rozwiązania klasy CRM, które miało usprawnić zarządzanie danymi i działalnością organizacji. Wybrano rozwiązanie Microsoft Dynamics CRM. Zakup systemu udało się zrealizować dzięki portalowi Technologie.org.pl, prowadzonemu przez Fundację TechSoup. Oferta oprogramowania oraz licencji została stworzona specjalnie dla organizacji pozarządowych. Otrzymują one produkty w specjalnych cenach. Po zakupie Microsoft Dynamics CRM firma DAP System specjalizująca się w obsłudze informatycznej mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, w ramach preferencyjnych dla organizacji stawek dostosowała program do specyfiki działań FHO, wdrożyła oprogramowanie, przeszkoliła pracowników fundacji oraz zaoferowała swoje wsparcie.

Nowy system został dostosowany do indywidualnych potrzeb organizacji. Ze względu na specyfikę działań FHO oprócz podstawowych funkcji ważne było wprowadzenie dodatkowych możliwości, takich jak: rejestracja czasu pracy wolontariuszy, odmiana imienia, data urodzin/imienin darczyńcy, tworzenie połączeń między osobami (np. pacjent – rodzina pacjenta), status pozyskiwania darowizny, baza danych 1% (możliwość sprawdzenia, czy osoba przekazująca 1% wpłaca darowiznę na rzecz organizacji i odwrotnie), deklaracja stałych darowizn, rejestracja faktu przynależności do portali społecznościowych.

Posiadamy teraz jeden system, skrojony na miarę potrzeb naszej organizacji. Pracujemy na stałej, zweryfikowanej przez działania i aktualnej bazie danych, dzięki czemu mamy bieżący wgląd w historię kontaktu z darczyńcami. Taka możliwość wglądu w historię darowizn poszczególnych darczyńców pozwala nam od razu wyszukać tych stałych i oddanych, ale również nasilić działania wobec tych, którzy zaprzestali wspierać nas finansowo – mówi Paulina Kasperska, fundraiser w Fundacji Hospicjum Onkologiczne św. Krzysztofa.

W październiku 2013 roku Fundacja Hospicjum Onkologiczne św. Krzysztofa zrealizowała przy pomocy Microsoft Dynamics CRM pierwszą wysyłkę korespondencji w ramach akcji „16,60 zł miesięcznie by żyć”. Objęła ona 6000 darczyńców, a jej realizacja zajęła 3 dni przy udziale 7 wolontariuszy i została zakończona sukcesem.

Nowy system umożliwia szybkie i sprawne określenie grupy docelowej dla planowanych działań oraz segmentację partnerów według wybranych kryteriów, co ogranicza koszty działań marketingowych. Rozwiązanie pozwala również szczegółowo rozplanować działania w dłuższym okresie – rozpisać na etapy poszczególne czynności w ramach danego projektu. To z kolei stwarza możliwość kontroli realizacji projektów przez zarząd – mówi Karolina Chojka-Bartoszko, koordynator ds. marketingu w Fundacji Hospicjum Onkologiczne św. Krzysztofa.

Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu udało się stworzyć jedną, spójną bazę danych dla wszystkich pracowników organizacji, ograniczyć koszty działań marketingowych, wyeliminować błędy w korespondencji z darczyńcami i szybciej ją realizować czy lepiej rozplanowywać działania dotyczące danego projektu z uwzględnieniem czasu jego realizacji. Ponadto, istnieje teraz możliwość sprawowania kontroli nad realizacją projektów, poprawiła się wydajność pracy oraz polepszył kontakt z darczyńcami.

Źródło: MICROSOFT