Provident Polska jest dużą międzynarodową instytucją finansową, należącą do grupy International Personal Finance (IPF), która od 2007 r. jest notowana na londyńskiej Giełdzie Papierów Wartościowych, a od roku 2013 także na Giełdzie w Warszawie. IPF działa w 13 krajach na całym świecie i planuje rozwój na kolejnych rynkach. W Polsce firma istnieje ponad 18 lat i jest liderem na rynku pożyczek gotówkowych. W oddziałach na terenie całego kraju pracuje ponad 2 tys. osób, a sieć handlową tworzy ok. 8,5 tys. Doradców Klienta.


 REKLAMA 
 ERP-VIEW.PL- STREAMSOFT 

Potrzeby Klienta

Provident Polska prowadzi działalność polegającą na udzielaniu pożyczek gotówkowych. Działa poprzez ogólnopolską sieć Doradców Klienta, którzy udzielają pożyczek w domach klientów, korzystając ze środków pieniężnych przydzielanych przez Provident w ramach przyznanych im limitów. Gotówka, którą dysponują pochodzi ze spłat zobowiązań zaciągniętych przez klientów. Może być także pobrana z banku.

Zarządzanie środkami pieniężnymi udostępnianymi Doradcom Klienta i pracownikom Provident Polska na potrzeby dostarczania Klientom gotówki w ramach udzielanych pożyczek jest zatem kluczowym elementem dla Provident Polska. Firma poszukiwała rozwiązania wspomagającego i usprawniającego ten obszar działania. Przede wszystkim chodziło o umożliwienie zdalnego przydzielania i odwoływania środków pieniężnych, nie wymagającego bezpośredniego kontaktu osób zaangażowanych w proces. Istotnym elementem był także monitoring stanu przyznanych środków i wykonywanych transakcji, dostarczanie danych o dokonywanych transakcjach upoważnionym użytkownikom i udostępnianie raportów na potrzeby działalności biznesowej. System miał również przejąć zarządzanie limitami osób wypłacających, a także automatycznie wykrywać potencjalne nieprawidłowości i nadużycia.

Przyczyny wdrożenia nowego systemu
 
Bezpośrednią przyczyną, dla której Provident Polska zdecydował się na implementację nowego systemu była chęć zmiany sposobu podejmowania gotówki z banku przez Doradców Klienta.
Dotychczas pobieranie gotówki odbywało się na podstawie czeków. Jesteśmy firmą brytyjską, więc posługiwanie się czekami było naturalne, a z punktu widzenia firmy - także wygodne. Czek jest dokumentem papierowym, rejestracja jego obiegu jest prosta – pobieramy czek i albo oddajemy niezrealizowany, albo dostarczamy potwierdzenia jego realizacji – mówi Eryk Czajkowski, Kierownik ds. Zmian Finansowych i szef wdrożenia nowego systemu w Provident Polska.
Jednak wraz z rozwojem firmy i jej otoczenia biznesowego posługiwanie się wyłącznie czekami stało się niewystarczające.
Po czek trzeba przyjechać, pobrać go z oddziału, następnie udać się banku, by go zrealizować. W niektórych rejonach pokonuje się przy tym znaczne odległości, tracąc czas i pieniądze. W dodatku to wszystko można zrobić tylko w godzinach pracy Administracji wydającej czeki oraz banków je realizujących, a nasi Doradcy Klienta często pracują wieczorami – mówi Eryk Czajkowski.

Zdecydowano się na opracowanie specjalnego systemu pod roboczą nazwą Cash and Go, który pozwoli zastąpić czeki innymi sposobami pozyskania gotówki, np. wypłatami z bankomatów, oraz wspomoże zarządzanie środkami pieniężnymi Provident Polska.
 
Mobilnie, w zintegrowanym środowisku, na dużą skalę
 
Zasadniczym wymaganiem odnośnie nowego rozwiązania była możliwość korzystania z systemu zarówno poprzez komputery, jak i urządzenia mobilne - tablety i telefony. - Ze względu na specyfikę swoich działań, Klient kładł duży nacisk na mobilność systemu. Duża część pracowników pracuje poza biurem – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko, menedżer projektu.

Drugim, bardzo istotnym dla Klienta aspektem, było zapewnienie współpracy zarówno z systemami wewnętrznymi Provident Polska, jak i z zewnętrznymi, np. bankowymi, pozwalającymi na wypłaty gotówki. Wymaganie okazało się sporym wyzwaniem, gdyż dane Klienta były rozproszone w różnych systemach. To komplikowało nadawanie limitów Doradcom i panowanie nad przyznanymi środkami – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko.
Z tym stwierdzeniem zgadza się Eryk Czajkowski. - Integracja Cash & Go z systemem bankowym sprawiła nam najwięcej trudności i zajęła dużo czasu. Pochwalić muszę proaktywną postawę specjalistów z Bonair, dzięki którym sprawnie udawało się pokonywać problemy – mówi Eryk Czajkowski.
Biorąc pod uwagę skalę działania Provident Polska - ok. 8,5 tys. Doradców Klienta i ponad 2 tys. osób pracujących na terenie całej Polski – wszystkie wymagania stanowiły niemałe wyzwanie.
 
CasePro 6 – nowy standard obsługi procesów biznesowych
 
Na wykonawcę rozwiązania Cash & Go, jak Provident Polska nazwał system wspomagający zarządzanie środkami pieniężnymi, została wybrana firma Bonair z jej autorską platformą obsługi procesów biznesowych CasePro. Wyboru dokonano w postępowaniu przetargowym.
Zdecydowaliśmy się na Bonair ponieważ współpracowaliśmy wcześniej z tą firmą i byliśmy zadowoleni. Bonair zapewnił też krótki czas realizacji i zaproponował korzystne warunki finansowe – mówi Eryk Czajkowski.
Na potrzeby tego wdrożenia Bonair opracował nową wersję platformy CasePro 6, przyjazną i intuicyjną w obsłudze, z responsywną aplikacją webową. Cechuje ją przede wszystkim wygodny dostęp do systemu poprzez przeglądarkę www i urządzenia mobilne, co daje możliwość pracy również poza biurem.

Nowa wersja CasePro 6 ma przejrzysty, czytelny sposób prezentacji danych, który uzyskano dzięki zastosowaniu dedykowanych widoków, zależnych od rodzaju spraw. Dodatkowo Bonair opracował i zaimplementował szereg raportów wyspecyfikowanych przez Klienta, co pozwala na szybkie ich tworzenie i drukowanie.
We wdrożeniu w Provident Polska niezwykle istotna okazała się jedna cecha CasePro 6 - mechanizmy integracyjne z zewnętrznymi systemami.
Klient ma wiele różnych systemów wykonanych w technologii nie pozwalającej na wymianę danych ze środowiskiem zewnętrznym, np. z systemami bankowymi. Musieliśmy więc zaproponować rozwiązanie tego problemu, pozwalające jednocześnie na zdefiniowanie i obsługę procesów biznesowych – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko.
Takim rozwiązaniem okazała się platforma CasePro 6, która integruje systemy klienta, transferuje pomiędzy nimi komunikaty, dostosowuje ich formaty, przekształcając heterogeniczne środowisko w jednorodny system informatyczny.
CasePro oferuje portal, który pozwala w spójny sposób prezentować informacje rozproszone w różnych systemach klienta. Portal jest dostępny jako responsywna aplikacja przeglądarkowa i można z niego korzystać na dowolnych urządzeniach mobilnych, bez konieczności instalowania i utrzymywania aplikacji we wszystkich lokalizacjach klienta. Sposób prezentacji informacji na portalu jest w dużym stopniu konfigurowalny – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko.
Spójny model procesów biznesowych
 
Wdrożenie nowego systemu w Provident Polska wiązało się również z opracowaniem zupełnie nowych lub mocno zmodyfikowanych procesów biznesowych, których przebieg często nie był do końca ustalony.        
Konsultowaliśmy i ustalaliśmy przebieg procesów z klientem na wszystkich etapach, począwszy od analizy, poprzez prace projektowe, na samym wdrożeniu kończąc. Duża cześć procesów jest wieloetapowa, wymagająca akceptacji wniosków i wprowadzonych danych, więc na ich zdefiniowanie poświęciliśmy sporo wysiłku – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko.
W ramach prac analitycznych, przy współudziale Klienta, firma Bonair stworzyła spójny model procesów biznesowych uwzględniający zróżnicowaną, wieloszczeblową strukturę uprawnień.
Opracowana struktura organizacyjna pracowników korzystających z systemu jest mocno zróżnicowana. Ze względu na przysługujące uprawnienia i role w firmie, podzieliliśmy pracowników na 4 grupy: Operacyjni, Pionów Administracji i Kontroli Wewnętrznej, Biura Bankowego oraz Doradcy Klienta – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko.
Pracownicy Operacyjni, ze ścisłą personalną strukturą podwładności, mają dostęp wyłącznie do danych własnych i pracowników im podległych. Osoby z Pionu Administracji i Kontroli Wewnętrznej dysponują dostępem do danych osób przypisanych do właściwych im oddziałów. Grupa pracowników bankowych jest uprawniona do przeglądania i modyfikacji danych związanych z operacjami bankowymi systemu Cash and Go. Doradcy Klienta są uprawnieni do dokonywania operacji wyłącznie za pomocą SMS-ów.
Trzon systemu do zarządzania środkami pieniężnymi Cash and Go stanowią listy: Osób, Zleceń, Wypłat, Umów, Przydziałów Gotówki, z poziomu których istnieje możliwość uruchamiania wielu procesów zaimplementowanych zgodnie z procedurami i regulacjami Provident Polska – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko.
SMS – podstawową formą komunikacji
 
Zgodnie z wymaganiami Klienta, istotnym kanałem komunikacji w systemie są SMS-y i, realizowana przez CasePro, obsługa bramek GSM do ich wysyłania i przyjmowania. SMS-y przychodzące do systemu są zgodne ze zdefiniowaną strukturą i służą do startowania części procesów. Jest to jedyna droga komunikacji z systemem Doradców Klienta. SMS-y wychodzące, przesyłane w wyniku działania procesów, mają funkcję informacyjną – informują o wynikach procesów, o zadaniach do wykonania, o ewentualnych nadużyciach itp.
Za pomocą SMS-a Doradca Klienta może uruchomić określony proces wykonywany przez system, np. zamówić kwotę wypłaty czy zawnioskować o dodatkową zaliczkę. W zależności od zadania i limitu Doradcy Klienta, zlecenie jest albo automatycznie uruchamiane, albo trafia do osoby nadzorującej, która decyduje o jego akceptacji bądź odrzuceniu – mówi Eryk Czajkowski.
Format SMS-a jest ściśle określony. Pierwsza część wskazuje na proces, jaki ma uruchomić, kolejne zawierają parametry, jakich ten proces wymaga. Ze względów bezpieczeństwa SMS-y są wysyłane za pomocą specjalnej aplikacji zainstalowanej na telefonach służbowych. Akceptowane są tylko SMS-y wysłane z telefonów do tego uprawnionych, czyli takich, których numery znajdują się w bazie Provident Polska.
 
Cash and Go w działaniu
 
W Provident Polska Doradcy Klientów i pracownicy zajmujący się udzielaniem pożyczek działają w ramach przypisanych im tygodniowych limitów środków pieniężnych, których wysokość jest powiązana z rolą pełnioną przez użytkownika w firmie.
Monitoring tygodniowych limitów gotówki i zarządzanie nimi zgodnie ze stanem ich wykorzystania stanowią kluczowe funkcje Cash and Go.
System na bieżąco obserwuje kwoty znajdujące się w obrocie i, jeśli zachodzi taka potrzeba, wysyła alerty do przełożonego lub organów kontroli wewnętrznej o przekroczeniu limitu – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko.
Doradca Klienta może także dostać gotówkę bezpośrednio od swojego przełożonego. Ten fakt zostaje także odnotowywany w systemie, po odpowiednim potwierdzeniu SMS-em, i wysokość środków przysługujących Doradcy zostaje adekwatnie zmniejszona.
Raz na tydzień użytkownicy są rozliczani z pobranych i wydanych środków pieniężnych. Następuje wówczas podsumowanie tygodniowych działań pracownika w podstawowym systemie operacyjnym firmy, zaś wynik tego podsumowania jest wprowadzany do Cash & Go przez Administrację, co tworzy bilans otwarcia na następny tydzień – mówi Eryk Czajkowski.
Na potrzeby audytu wykonywanych operacji Cash & Go można przejrzeć lub wydrukować jeden z gotowych raportów, których zestaw został przygotowany przez Bonair zgodnie z potrzebami Provident Polska.
 
Integracyjne funkcje Cash and Go
 
Cash and Go wymienia informacje zarówno z systemami wewnętrznymi Provident Polska - hurtownią danych i bazą Webauthorization, jak i z zewnętrznymi, bankowymi. Obecnie Cash and Go współpracuje z systemem bankowym, co pozwala na dokonywanie wypłat z bankomatów sieci partnerskiego banku.
 
W przyszłości jest planowana współpraca z systemem innego banku w zakresie obsługi kart. Współpraca z bazą WebAuthorization pozwala na automatyczne tworzenie profili użytkowników logujących się do Cash and Go i nadawanie im dokładnie takich uprawnień, jakie mają w systemach Provident Polska.

Skala działania jest na tyle duża, że definiowanie profili byłoby bardzo uciążliwe. Użytkownik, który chce się po raz pierwszy zalogować do Cash & Go, nie musi mieć założonego w nim profilu. Wystarczy, że będzie autoryzowany w Active Directory Provident Polska, a system na tej podstawie automatycznie utworzy mu profil – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko.

Wdrożenie na wielką skalę

System Cash and Go ma docelowo obsługiwać ok. 10 tys. osób i ponad 50 oddziałów na terenie całej Polski. Wdrożona w połowie listopada pilotażowa wersja produkcyjna działa w dwóch oddziałach i obsługuje 140 osób.

Myślę, że te pierwsze miesiące pracy pokazują, iż system się sprawdza. Listopad i grudzień to bardzo gorący biznesowo okres, wiec było trochę obaw odnośnie rozpoczynania wdrożenia w tym czasie. System jednak nie zawiódł, prze cały czas działa stabilnie - mówi Eryk Czajkowski. - Oczywiście pojawiają się problemy czy uwagi, ale reagujemy na nie na bieżąco. Klient zgłasza też nowe pomysły i potrzeby, które w miarę możliwości staramy się realizować – dodaje Elżbieta Wojtalik-Rudko.

Na pytanie, jak użytkownicy przyjęli nowy system, Eryk Czajkowski wyjaśnia, że początkowo wstrzemięźliwie, gdyż na razie wszyscy mieli do czynienia z wersją pilotażową. – Od wersji pilotażowej trudno oczekiwać tego samego, co od wersji roboczej. Jej rolą jest wychwycenie błędów, które nie zostały wykryte w testach UAT, czy to ze względu na rzadkość pewnych sytuacji, czy też trudne do przewidzenia współzależności między poszczególnymi systemami. Dzięki temu wdrożenie na pełną skalę odbędzie się sprawnie i bez zgrzytów. Oczywiście nawet niewielka liczba takich błędów powoduje niezadowolenie u pilotażowych użytkowników, gdyż przeszkadza w pracy. Jednak w miarę ich usuwania, opinia o systemie się poprawiała. Kierownicy pilotowi, którzy z przyczyn niezależnych od projektu zostali przeniesieni do innego oddziału zaczęli nalegać na jak najszybsze wdrożenie systemu również u nich. Dzięki Cash and Go, Doradcy Klienta nie muszą jeździć po czeki i mogą realizować wypłaty z o dowolnej porze. Poprawę odczuwają także ich zwierzchnicy, którzy dotychczas pełnili rolę bankomatów, wypłacając gotówkę podczas osobistych spotkań.

Obecnie przygotowujemy się do rozszerzanie wdrożenia na inne oddziały. Ze względu na skalę przedsięwzięcia planujemy robić to etapami, w szczególności konieczne jest skaskadowanie szkoleń. Najpierw chcemy w turach przeszkolić ok. tysiąc naszych pracowników, którzy następnie będą szkolić podległych Doradców Klienta, czyli ok. 9000 osób.

W bliskiej przyszłości Provident Polska planuje także rozbudowę możliwości systemu Cash and Go m.in. o współpracę z innym bankiem w ramach korzystania z usług wypłatowych.

Korzyści z wdrożenia systemu Cash & Go w oparciu o platformę CasePro 6:

• Uniezależnienie dostępu do gotówki od dokumentów papierowych
• Możliwość zdalnego udostępniania środków
• Zredukowanie konieczności przejazdów do i z oddziału
• Uniezależnienie od godzin pracy Administracji / banków

Największe wyzwania:

Integracja systemów wewnętrznych Klienta i systemu bankowego
Implementacja w systemie niejednolitego, matrycowego systemu uprawnień, opracowana wspólnie z Klientem
zapewnienie pracy mobilnej, w tym sterowanie za pomocą SMS-ów

Źródło: Bonair

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top