Wdrożenie systemu TETA Personel w firmie BOC Gazy trwało trzy miesiące: od listopada 2001 do stycznia 2002. Po zakończeniu prac z aplikacji korzysta 14 użytkowników w sześciu oddziałach spółki. Sprawną obsługę umożliwia zastosowana architektura trójwarstwowa. Poza standardowymi funkcjami, u klienta zainstalowano również moduł Zarządzania Personelem i ePersonel – samoobsługowy interfejs intranetowy.

Spółka BOC Gazy podjęła decyzję o wymianie posiadanego oprogramowania kadrowo-płacowego w 1999 roku. Wybrała wówczas dostawcę i rozpoczęła wdrożenie aplikacji wspomagającej zarządzanie personelem. Po dwóch latach prace zostały wstrzymane. "Mniej więcej w tym właśnie czasie wpłynęła do nas oferta TETY, która obiecywała szybko wdrożyć swój system kusząc wysoką jakością i konkurencyjną ceną. Dokładnie zbadaliśmy referencje firmy zwracając uwagę na ocenę jej pracy, wsparcia powdrożeniowego i reakcji na zmiany przepisów. Decydujący głos należał do przyszłych użytkowników, czyli działów kadr i płac." – wspomina Marek Tynenski, Dyrektor Działu IM, który po stronie klienta sprawował nadzór nad wdrożeniem. Audyt przebiegł pomyślnie i w październiku BOC Gazy postanowił wdrożyć system TETA Personel.
 
Przebieg projektu

W październiku, przed rozpoczęciem właściwych prac, konsultanci z TETY przeprowadzili szczegółową analizę organizacji klienta i jego potrzeb. Na jej podstawie powstał projekt wdrożenia opisujący listę procesów biznesowych, harmonogram ich wykonania i skład zespołu. Realizacją projektu kierowała Magdalena Jędrzejewska, Menedżer ds. Realizacji Kontraktów w TETA S.A., a wdrożeniowcem wiodącym był Wojciech Romanowicz.

Pierwszym etapem projektu była instalacja bazy danych Oracle i oprogramowania TETA Personel. Następnie, przez pierwsze dwa tygodnie listopada, dokonano parametryzacji systemu – najpierw modułu płacowego, później kadrowego i pozostałych. W tym samym czasie przeniesiono niezbędne dane z trzech aplikacji: systemu kadrowego Warsoft, modułu płacowego Oracle HR i programu finansowo-księgowego Exact.

Kluczowym etapem prac wdrożeniowych było naliczenie testowej listy płac. Wyniki przeprowadzonych obliczeń są porównywane z listą wygenerowaną przez dotychczasowy system. W ten sposób zweryfikowano obliczenia z czterech kolejnych miesięcy – od września do grudnia. Pozwoliło to nie tylko gruntownie sprawdzić poprawność algorytmów płacowych, ale również zasilić system danymi archiwalnymi, które są niezbędne do naliczania podstaw zasiłków. Po zakończeniu testów w styczniu obliczono pierwszą rzeczywistą listę płac w TETA Personel i na jej podstawie wypłacono wynagrodzenia pracowników firmy BOC Gazy. Był to ostatni etap wdrożenia. Po jego zakończeniu, 31 stycznia 2002, system został przekazany do eksploatacji.

Nowoczesny dział personalny

Poza modułami kadrowo-płacowymi spółka BOC Gazy zdecydowała się również wdrożyć dodatkowe elementy aplikacji. Za ich pomocą prowadzi obsługę działalności socjalnej oraz ewidencjonuje i rozlicza prace wykonywane na rzecz firmy przez osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie, umowa o dzieło lub umowa agencyjna). Funkcje te wykorzystują wspólną dla całego systemu kartotekę pracowników, dzięki czemu wszelkie rozliczenia mogą być dokonywane na listach płac.

Od samego początku klientowi szczególnie zależało na module zarządzania zasobami ludzkimi, którego zadaniem jest głównie prowadzenie bazy ofert pracy, zarządzanie szkoleniami, ocena okresowa pracowników i planowanie ścieżek kariery. Sposób jego wykorzystania zależy od specyfiki organizacji. "Dlatego wdrożenie tej funkcjonalności polega de facto na wyposażeniu klienta w elastyczne narzędzia i przedstawieniu mu możliwości ich wykorzystania. Użytkownik decyduje, w jaki sposób je zastosuje. Obecnie spółka BOC Gazy przygotowuje schemat procesów HR, które będzie realizowała przy pomocy aplikacji TETY." – wyjaśnia Magdalena Jędrzejewska.

W 2002 roku początkowy projekt prac został uzupełniony o wdrożenie internetowej aplikacji ePersonel uzupełniającej oprogramowanie wspomagające zarządzanie personelem. Jest to dostępne z poziomu przeglądarki internetowej narzędzie połączone z bazą danych systemu TETA Personel. Został on zainstalowany w podstawowej wersji. Zapewnia pracownikom dostęp do dotyczących ich danych kadrowo-płacowych: m.in. informacji o wypłaconych zasiłkach, przysługujących urlopach, absencjach, itp. Za pomocą modułu można również samodzielnie przygotować zaświadczenia o zarobkach czy o zatrudnieniu.

Słowo o technologii

Z aplikacją TETA Personel pracowali użytkownicy w sześciu oddziałach firmy BOC Gazy. W efekcie dostęp do niej uzyskali również pracownicy jedenastu centrów dystrybucyjnych. Są oni uprawnieni do wprowadzania i edycji kalendarzy czasu pracy załogi oraz wprowadzania absencji.

Ze względu na niską przepustowość dostępnych łączy telekomunikacyjnych szefowie wdrożenia postanowili zastosować trójwarstwową architekturę aplikacji. W tym celu wykorzystali technologię Citrix MetaFrame, w której oprócz serwera bazy danych istnieje oddzielny serwer aplikacji. Wyposażone w stosowne oprogramowanie MetaFrame stacje robocze łączą się z nim za pomocą sieci rozproszonej. Takie rozwiązanie pozwoliło istotnie poprawić jakość i szybkość pracy z aplikacją.

Współpraca zespołów
 
Wszystkie prace zostały wykonane w przewidzianym harmonogramem terminie i bez większych problemów. Pomogła w tym wnikliwa kontrola ich postępów – co tydzień klient otrzymywał raport ze zrealizowanych zadań i plan najbliższych procesów ze wskazaniem, jakie czynności powinni wykonać pracownicy BOC Gazy.

Obecnie system TETA_Personel nalicza wynagrodzenia dla pracowników 17 lokalizacji spółki BOC Gazy. Trwa uzupełnianie danych pracowniczych o informacje, których w poprzednich aplikacjach nie było, a użytkownicy zaczynają stosować coraz bardziej zaawansowane funkcje aplikacji - między innymi moduł "Zarządzanie Personelem".

Szefowie obu zespołów zgodnie twierdzą, że wdrożenie było przeprowadzone wzorowo, w dużej mierze za zasługą sprawnej współpracy pomiędzy zespołami. Istotna była tu świadomość, że powodzenie zależy od wysiłków obu stron.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


OSM w Piątnicy – kompleksowe wdrożenie ERP w branży spożywczej

Sektor spożywczy oczekuje od systemów ERP przede wszystkim zaspokojenia potrzeb w zakresie rozliczania i optymalizacji produkcji, a także…

Rozwiązanie IFS Customer Engagement wybrane przez Baxi Heating

Baxi Heating Ltd decyduje się na wielokanałowe centrum obsługi klienta firmy IFS, które stanowi opartą na chmurze platformę dla telefonii i…

Włoska firma obuwnicza Finest Shoes wybrała system ERP Infor M3 Fashion

Finest Shoes, włoski producent obuwia i właściciel marki Atlantic Stars wybrał aplikację ERP Infor M3 Fashion w wersji Infor Accelerator for…

Długotrwała współpraca liderów – Kelvion stawia na system TETA ERP

Firma Kelvion Machine Cooling Sp. z o. o., oferująca jeden z największych portfeli produktowych w dziedzinie wymienników ciepła w Polsce, od 20…

DEROME, lider przemysłu drzewnego, usprawnia obsługę klienta dzięki IFS Applications

IFS, globalny dostawca oprogramowania dla przedsiębiorstw, informuje, że Derome, jedno z największych szwedzkich przedsiębiorstw przemysłu…

Ceramika Nowa Gala zarządza procesami sprzedaży przy pomocy chmurowego systemu Oracle CX Cloud

Oracle Polska informuje, że w firmie Ceramika Nowa Gala zakończył się podstawowy etap wdrożenia modułów sprzedażowych chmurowego systemu…

Previous Next Play Pause

enova365 490x120 2

Katalog Rozwiązań IT

Back to top