Konica Minolta Business Solutions Polska jest częścią globalnej korporacji Konica Minolta, lidera na rynku kompleksowych rozwiązań i usług dla biznesu związanych z przetwarzaniem dokumentów: drukowaniem, kopiowaniem i archiwizacją. Spółka jest wiodącym dostawcą usług umożliwiających kompleksowe zarządzanie flotą urządzeń drukujących niezależnie od producenta. Łączy zaawansowane narzędzia informatyczne z całościową obsługą procesu produkcji dokumentów.
Firma jest producentem i dostawcą drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych oraz cyfrowych systemów produkcyjnych. Jej flagowym produktem jest seria urządzeń wielofunkcyjnych: bizhub i bizhub PRESS, przeznaczonych dla biur, Centralnych Punktów Reprograficznych oraz sektora poligraficznego. Ofertę uzupełnia dedykowane oprogramowanie, materiały eksploatacyjne oraz papier. W tym roku spółka uruchomiła pięć dodatkowych filii oddziałów, które wraz z dotychczasowymi dziesięcioma delegaturami zapewniają najszybszą i najbardziej profesjonalną bazę serwisową w Polsce.

Konica Minolta doradza klientom w zakresie optymalizacji środowiska druku, oferuje rozwiązania pozwalające realizować ten proces, wspiera w zarządzaniu projektami przez całość procesu prowadzenia prac optymalizacyjnych.

Produkowane urządzenia i rozwiązania oferowane przez spółkę są uznawane za najlepsze i najbardziej rozpoznawalne w branży, o czym świadczą liczne nagrody i wyróżnienia. Ostatnio spółka została wyróżniona prestiżową nagrodą „Laur Konsumenta/Klienta 2011” w kategorii biurowych systemów drukujących i kopiujących.

Wyzwanie


Konica Minolta ma rozproszoną strukturę organizacyjną. Posiada 15 oddziałów, zatrudniających 250 pracowników na terenie całej Polski. Czynności prowadzone przez dział kadr i płac, związane z dostarczeniem wszystkim pracownikom koniecznych informacji czy dokumentów były bardzo czasochłonne.
Co miesiąc przygotowywałam dla zatrudnionych we wszystkich oddziałach w Polsce paski płacowe i raporty ZUS RMUA. Pracownicy otrzymywali te dokumenty w formie papierowej, a zatem cała procedura ich sporządzenia obejmowała drukowanie, podpisywanie, stemplowanie, kopertowanie i wreszcie wysyłanie do poszczególnych delegatur na terenie Polski. W efekcie proces ten pochłaniał dużo czasu i wymagał znacznego nakładu pracy — mówi Zuzanna Ostrowska, Specjalista ds. Kadr i Płac w spółce Konica Minolta Business Solution Polska. ¬— Generowaliśmy dużą ilość dokumentów. Ich drukowanie, a następnie przesyłanie do wszystkich oddziałów skutkowało kosztami, które chcieliśmy ograniczyć — dodaje.
Spółka potrzebowała także usprawnień w zakresie obsługi procesu wnioskowania o urlopy wypoczynkowe.
Już wcześniej składanie wniosków urlopowych mieliśmy częściowo zinformatyzowane, przy wykorzystaniu naszej sieci Intranet. Trzeba było jednak robić wydruki już zaakceptowanych wniosków oraz wprowadzać je ręcznie do systemu kadrowo-płacowego. Takie rozwiązanie nie sprawdzało się, zdarzały się rozbieżności. Ponadto wiązało się z koniecznością drukowania, tworzenia dużej ilości papierów, „przemiału” dokumentów — mówi Zuzanna Ostrowska.
Współpraca z Macrologic

Konica Minolta już od lat liczy płace i prowadzi kadry przy wsparciu systemu kadrowo-płacowego firmy Macrologic. Pozytywne doświadczenia z pracy w programie oraz dobra współpraca z konsultantami były najlepszą rekomendacją dla dostawcy.

Macrologic dobrze znał specyfikę spółki i zaproponował rozwiązanie, które było odpowiedzią na jej potrzeby w zakresie usprawnienia zadań wykonywanych przez dział kadr i płac. Istotna była także elastyczność proponowanego rozwiązania oraz wysokie kompetencje pracowników Macrologic.

Przebieg wdrożenia

Implementacja nowego narzędzia została poprzedzona upgrade’em systemu Xpertis Kadry i płace do najnowszej wersji. ¬
Wdrożenie serwisu pracowniczego w firmie Konica Minolta przebiegło szybko i sprawnie. Prace trwały trzy miesiące. Oprócz instalacji i parametryzacji systemu przeprowadziliśmy instruktaż z definiowania nowych użytkowników. Ponadto wykonaliśmy integrację systemu z funkcjonującym w firmie Intranetem w zakresie informacji dotyczących nieobecności pracowników — mówi Anna Wieliczko, Szef Projektu Macrologic.
Rozwiązanie

W spółce Konica Minolta Business Solutions Polska wdrożony został system Xpertis Serwis pracowniczy, zintegrowany z siecią Intranet, wspierający proces dostarczania pracownikom informacji płacowej oraz obsługę wniosków urlopowych.

Korzyści z wdrożenia

W wyniku implementacji serwisu pracowniczego Konica Minolta zautomatyzowała zadania związane z przekazywaniem pracownikom na terenie całej Polski informacji dotyczących wynagrodzeń i ubezpieczenia ZUS.
Już nie drukuję, nie podpisuję i nie stempluję co miesiąc 250 pasków płacowych, raportów ubezpieczeniowych. Oszczędzamy czas, papier i pieniądze wydawane na przesyłki kurierskie — mówi Zuzanna Ostrowska, Specjalista ds. Kadr i Płac w spółce Konica Minolta Business Solution Polska.
Zatrudnieni we wszystkich oddziałach mają bieżący dostęp do swoich danych kadrowych i płacowych. Co miesiąc w serwisie pracowniczym umieszczany jest aktualny pasek RMUA. Możliwość korzystania z serwisu przez przeglądarkę internetową pozwala zalogować się tam w dowolnym momencie i wydrukować aktualną informację płacową i ubezpieczeniową.

Pracownicy mają podgląd swoich danych osobowych. Widzą, czy informacje te są aktualne, co jest szczególnie istotne – zwłaszcza w odniesieniu do danych adresowych – przy przygotowywaniu rocznej informacji podatkowej.
Przed wystawieniem PITów wysyłam informację do pracowników, aby sprawdzili w serwisie poprawność danych. Były przypadki, że dopiero wtedy, po przypomnieniu i sprawdzeniu, niektórzy z nich wysyłali uaktualnienie. Teraz znacząco oszczędzamy czas, bo dane do informacji podatkowej są prawidłowe i nie trzeba przygotowywać poprawek — mówi Zuzanna Ostrowska.
Spółka rozpoczęła pracę z systemem w 2011 roku. Pierwsze rozliczenie, za rok 2011, zostało przygotowane dla pracowników już w wersji elektronicznej. PITy wystawione zostały w serwisie, każdy pracownik mógł pobrać i wydrukować dokument w dogodnym dla siebie momencie. Kolejnym krokiem będzie wysyłanie wszystkich deklaracji do urzędów skarbowych przez Internet. Pierwsza wysyłka odbyła się jeszcze papierowo, ale wszystko już jest przygotowane, żeby w przyszłym roku zrobić to elektronicznie. To jeszcze bardziej ułatwi pracę działu kadr i płac oraz oszczędzi czas.

Konica Minolta usprawniła obsługę wniosków urlopowych. W trakcie prac związanych z wdrożeniem konsultanci Macrologic we współpracy z klientem utworzyli schemat prezentujący strukturę organizacyjną firmy Konica Minolta, opisali wszystkie zależności służbowe. Następnie układ ten został odwzorowany w systemie. Pracownik loguje się do serwisu i tam w sposób elektroniczny wystawia wniosek: wybiera rodzaj urlopu czy nieobecności oraz datę, a następnie zatwierdza wniosek. Ta informacja trafia do przełożonego, który zatwierdza lub odrzuca wniosek, o czym pracownik zostaje poinformowany specjalnym alertem.
Ja wtedy otrzymuję informację i za pomocą kilku kliknięć wprowadzam wniosek do systemu, do kartoteki pracownika — mówi Zuzanna Ostrowska. Cały proces odbywa się elektronicznie i bardzo sprawnie.
Dane z serwisu są eksportowane do Intranetu i tam tworzony jest kalendarz obecności i nieobecności. W formie graficznej pokazywane są informacje, którzy pracownicy w danym momencie są na urlopie, w delegacji czy na szkoleniu. To poprawia komunikację i proces planowania zadań.

Źródło: www.macrologic.pl

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


OSM w Piątnicy – kompleksowe wdrożenie ERP w branży spożywczej

Sektor spożywczy oczekuje od systemów ERP przede wszystkim zaspokojenia potrzeb w zakresie rozliczania i optymalizacji produkcji, a także…

Rozwiązanie IFS Customer Engagement wybrane przez Baxi Heating

Baxi Heating Ltd decyduje się na wielokanałowe centrum obsługi klienta firmy IFS, które stanowi opartą na chmurze platformę dla telefonii i…

Włoska firma obuwnicza Finest Shoes wybrała system ERP Infor M3 Fashion

Finest Shoes, włoski producent obuwia i właściciel marki Atlantic Stars wybrał aplikację ERP Infor M3 Fashion w wersji Infor Accelerator for…

Długotrwała współpraca liderów – Kelvion stawia na system TETA ERP

Firma Kelvion Machine Cooling Sp. z o. o., oferująca jeden z największych portfeli produktowych w dziedzinie wymienników ciepła w Polsce, od 20…

DEROME, lider przemysłu drzewnego, usprawnia obsługę klienta dzięki IFS Applications

IFS, globalny dostawca oprogramowania dla przedsiębiorstw, informuje, że Derome, jedno z największych szwedzkich przedsiębiorstw przemysłu…

Ceramika Nowa Gala zarządza procesami sprzedaży przy pomocy chmurowego systemu Oracle CX Cloud

Oracle Polska informuje, że w firmie Ceramika Nowa Gala zakończył się podstawowy etap wdrożenia modułów sprzedażowych chmurowego systemu…

Previous Next Play Pause

enova365 490x120 2

Katalog Rozwiązań IT

Back to top