Rzadko zdarza się, by firma po raz pierwszy wdrażająca system zintegrowany umiała przewidzieć konsekwencje takiego projektu. jeremias Sp. z o.o. z Gniezna, będąca częścią niemieckiego koncernu jeremias GmbH, jest pod tym względem chlubnym wyjątkiem. Ten producent i dystrybutor systemów kominowych ze stali szlachetnych miał nie tylko koncepcję wdrożenia i jasną wizję jego celów, ale także właśnie zdolność przewidywania.

Firma świadomie ograniczyła zakres pierwszego etapu wdrożenia (zakupy, magazynowanie, zamówienia, sprzedaż i finanse), by móc skupić się na ich optymalizacji. Obszar produkcji, znacznie trudniejszy i wymagający wielu przygotowań w skali całego koncernu, został przesunięty do drugiego etapu. „Moduł produkcyjny Microsoft® Dynamics® Nav4.02 wdrożymy dopiero wtedy, gdy uzgodnimy indeksy materiałowe definicje procesów w skali całego koncernu – bez tego cały projekt nie miałby większego sensu” – podkreśla Mariusz Wiśniewski, Dyrektor ds. Produkcji w jeremias Sp. z o.o. w Gnieźnie.

jeremias Sp. z o.o. z Gniezna należy do niemieckiego koncernu jeremias GmbH, lidera europejskiego rynku systemów kominowych ze stali szlachetnych. Firma wytwarza systemy kominowe najwyższej jakości stosując własne, unikalne technologie produkcji. W całej Europie grupa firm należących do koncernu zatrudnia 600 osób, a jej łączne obroty za 2005 r. sięgnęły 40 mln euro.

 

Najważniejsze, że projekt osiągnął założone cele, a przy tym zmieścił się w założonym terminie i budżecie     Bogusław Błochowiak analityk biznesowy IT.integro Sp. z o.o.

jeremias Sp. z o.o. z Gniezna to firma należąca do niemieckiego koncernu jeremias GmbH, lidera europejskiego rynku systemów kominowych ze stali szlachetnych. Firma stosuje własne, unikalne technologie produkcji, które umożliwiają wyprodukowanie bardzo wysokiej jakości i trwałości produkty. Oprócz Niemiec i Polski jeremias ma także zakłady produkcyjne i sieci sprzedaży w Czechach, Francji i Rosji. W całej Europie koncern zatrudnia 600 osób, a jego łączne obroty za 2005 r. sięgnęły 40 mln euro.

Na przestrzeni kilku ostatnich lat koncern jeremias na wszystkich rynkach rozwija się w imponującym tempie – rzędu kilkudziesięciu procent rocznie. Szybki wzrost obrotów skłonił firmę do poszukiwania rozwiązania, które pozwoliłoby firmie utrzymać w ryzach wewnętrzne procesy pomimo wzrostu skali działalności. Możliwości systemów IT wykorzystywanych dotychczas były w tym względzie ograniczone, jako że nie były one ściśle zintegrowane.

 

„Każdy z naszych systemów, czy to zarządzania zamówieniami, finansowy, czy magazynowy, działał dotychczas samodzielnie. Dane między systemami przenoszone były półautomatycznie, przez serwer plików. Do niedawna w zupełności nam to wystarczało, ale liczba zamówień i ich łączna wartość zrobiły się na tyle duże, że konieczne stało się zautomatyzowanie synchronizacji między systemami. Tak naprawdę trzeba było poszukać nowego systemu, w pełni zintegrowanego” – mówi Mariusz Wiśniewski.

Nie chcieliśmy rezygnować z elastyczności, jednak odczuwaliśmy potrzebę większej przejrzystości i pewnego uproszczenia polityki cenowej. Początkowo sądziliśmy, że przeniesienie dotychczasowych reguł do innego systemu w ogóle nie będzie wykonalne. A jednak. System Dynamics w bardzo przyjazny sposób nam to umożliwił     Mariusz Wiśniewski Dyrektor ds. Produkcji jeremias Sp. z o.o.

W porozumieniu z niemiecką centralą zarząd jeremias Sp. z o.o. wziął sprawy w swoje ręce, stając się laboratorium doświadczalnym dla wszystkich spółek koncernu. Właściciele ustalili, że podstawą wdrożenia powinien być system możliwie standardowy, mający wiele wdrożeń i taki, który może być wdrożony przez wiele niezależnych firm. Ostateczny wybór padł na Microsoft® Dynamics Nav 4.02 (dawniej znany pod nazwą Microsoft® MBS Navision). Wykonaniem wdrożenia zajęła się poznańska firma IT.integro.

Niemieccy właściciele chcieli mieć pewność, że wszystkie terminy zostaną dotrzymane, i że w trakcie projektu nie zdarzy się coś co zaszkodziłoby normalnemu funkcjonowaniu produkcji i sprzedaży. Aby uczynić zadość oczekiwaniom klienta, wszystkie osoby odpowiedzialne za projekt spotykały się raz w tygodniu, by wszyscy mieli pełne informacje z pierwszej ręki.

„Taka otwarta polityka komunikacyjna okazała się bardzo pomocna każdej ze stron. Nawet bowiem wtedy, gdy coś się opóźniało, nie było gorączkowej atmosfery i obaw, lecz rzeczowe wyjaśnienia i porozumienie co do dalszych działań. Najważniejsze, że projekt osiągnął założone cele, a przy tym zmieścił się w założonym terminie i budżecie” – mówi Bogusław Błochowiak, Senior Konsultant – szef projektu ze strony IT.integro.

 

Wdrożenie zostało podzielone na dwa zasadnicze etapy. W pierwszym etapie celem było doprowadzenie do lepszej synchronizacji zakupu materiałów z zamówieniami klientów oraz uporządkowanie obrotu towarowego, zwłaszcza magazynowania. Tak postawione cele mogą wydawać się trywialne, to jednak tylko pozory. Jeremias działa bowiem wielotorowo, obsługując jednocześnie kilka rynków.

Z jednej strony, firma działa wedle rocznego harmonogramu produkcji i sprzedaży, których kulminacja przypada na okres jesieni, gdy po sezonie budowlanym zaczyna się sezon wykończeniowy. „To jest rynek masowy, który obsługujemy przez sieci detaliczne. W tym wypadku znakomita większość sprzedaży przypada na okres przedzimowy, dlatego przygotowujemy się do niego cały rok” – mówi Mariusz Wiśniewski.

Równolegle jeremias produkuje spore ilości systemów kominowych o określonych parametrach dla swoich partnerów, takich jak Buderus, Vaillant czy Viessmann.

 

„Produkcja dla partnerów odbywa się w ramach długookresowych umów i jest to produkcja zleceniowa, a nie na magazyn. Dostarczanie towaru odbywa się cały rok poprzez automatyczne uzupełnianie przez nas magazynów konsygnacyjnych klientów” – wyjaśnia Mariusz Wiśniewski.

 

Jeremias prowadzi także samodzielną działalność doradczą i projektową, której przedmiotem jest projektowanie oraz wytwarzanie nietypowych instalacji i ich montaż. „Mamy trzy obszary działalności: masowy, partnerski oraz jednostkowy. Każdy z nich ma własny cykl zaopatrzeniowy, wymagania magazynowe i sposób sprzedaży. Optymalizacja tego w jednym systemie nie jest banalna, ale się udało” – mówi Mariusz Wiśniewski.

 

Wdrożony w jeremiasie system w pełni wspiera tę różnorodność modeli sprzedaży. Pozwala zamawiać materiały hurtowo i przechowywać je w magazynach do wykorzystania na bieżące zlecenia, ale także zamawiać i rezerwować partie materiałów na potrzeby zleceń jednostkowych, eliminując tym samym ryzyko ich niewykonania w terminie.

Produkcja bez produkcji

Microsoft® Dynamics Nav 4.02 umożliwia jeremiasowi agregować zamówienia z każdego z trzech obszarów i umieszczać je na jednym harmonogramie według dat umówionych dostaw. Pozycje asortymentowe sumują się, wskazując na całkowity wolumen produkcji i wynikające z niego potrzeby materiałowe. Firma ma możliwość planowania produkcji, przesuwania zleceń, identyfikowania zleceń zagrożonych opóźnieniem itd. – pomimo faktu, że nie wdrożyła modułu do zarządzania produkcją.

 

„System pozwala ‘zgrubnie’ zarządzać zamówieniami i zleceniami produkcyjnymi, bez konieczności wdawania się w szczegóły zleceń, które u nas na razie mają formę zamówień do dostawcy o nazwie ‘Produkcja’” – tłumaczy Mariusz Wiśniewski. „Moduł do zarządzania produkcją wdrożymy dopiero wtedy, gdy będziemy do tego gotowi. To jest większe wyzwanie, ponieważ wymaga wcześniejszej standaryzacji indeksów materiałowych w skali wszystkich spółek jeremias w Europie” – dodaje.

 

Mariusz Wiśniewski wie, co mówi – w skali całego koncernu w użyciu jest ok. 30 tysięcy indeksów materiałowych. Ich ujednolicenie to w sumie oddzielny projekt, którego ramy czasowe trudno określić.

 

„Gdybyśmy rozszerzyli wdrożenie o moduł zarządzania produkcją, cały projekt trwałby znacznie dłużej. Prawdopodobnie ani w obszarze sprzedaży, ani w obszarze produkcji, nie osiągnęlibyśmy interesujących nas efektów. Oczywiście, nie jest to jakaś uniwersalna wskazówka dla innych firm. W naszym konkretnym przypadku to miało uzasadnienie, w innych wcale tak być nie musi” – wskazuje Mariusz Wiśniewski.

 

Efektywność na co dzień
Wdrożenie ograniczonej liczby modułów i zachowanie umiaru w kwestii modyfikacji pozwoliło członkom zespołu wdrożeniowego skupić się na dopracowaniu funkcjonalności handlowo-magazynowej.

 

Założeniem numer jeden było to, aby w systemie rejestrowany był każdy kolejny etap procesu sprzedaży, od ofertowania aż po realizację zamówień i przekazywanie towaru do magazynów konsygnacyjnych. System rejestruje wszystkie dokumenty powstające w procesie sprzedaży i pozwala wychwytywać nieścisłości, opóźnienia, a także wszelkie zmiany, jeśli takowe zaszły.

Z punktu widzenia działu sprzedaży bardzo ważne było także to, by w momencie wpłynięcia zamówienia można było od razu sprawdzić możliwość jego realizacji, zarówno w ujęciu asortymentowym, jak i ilościowym, a także terminowym.

 

„Dynamics w bardzo prosty sposób informuje pracownika działu sprzedaży, co może klientowi obiecać. Wiersze zamówień, dla których nie ma pokrycia w magazynach lub w produkcji w toku są od razu oznaczone na czerwono. Klikając na taki wiersz uzyskuje się informację jaką ilość można zrealizować od ręki. Dzięki temu nie składamy klientom obietnic, z których nie będziemy się później mogli wywiązać” – mówi Mariusz Wiśniewski.

Oddzielnym problemem działu sprzedaży było zarządzanie uzupełnianiem zapasów w magazynach konsygnacyjnych. Zanim wdrożono system zintegrowany, ustalenie stanów w magazynach konsygnacyjnych wymagało sporo pracy i analiz – system magazynowy Jeremiasa nie obejmował magazynów u klientów.

„Obecnie wszystkie magazyny, również konsygnacyjne, są widoczne w systemie, a rejestracja ruchu towaru miedzy nimi następuje przez dokumenty MM. Nie ma miejsca na pomyłki, zgubione dokumenty itd. W systemie mamy także całą historię przesunięć, co ułatwia uzgodnienia i upraszcza remanenty” – wylicza Mariusz Wiśniewski.

Sprzedaż z regułami

Jednym z ważniejszych celów wdrożenia systemu zintegrowanego przez jeremias było wprowadzenie większej kontroli w polityce cenowej. W dotychczasowej praktyce funkcjonowało wiele różnych modeli wyceny. Inne ceny obowiązują w kontraktach długoterminowych z partnerami, inne w sprzedaży do sieci handlowych, a jeszcze inne w przypadku zamówień jednostkowych. Na cenę asortymentów wpływa też m.in. fakt, czy są to pojedyncze elementy, czy ich zestawy, a także zmienność cen surowców i inne czynniki rynkowe.

„Nie chcieliśmy rezygnować z elastyczności, jednak odczuwaliśmy potrzebę większej przejrzystości i pewnego uproszczenia polityki cenowej. Początkowo sądziliśmy, że przeniesienie dotychczasowych reguł do innego systemu w ogóle nie będzie wykonalne. A jednak. System Dynamics w bardzo przyjazny sposób nam to umożliwił” – tłumaczy Mariusz Wiśniewski.

 

Decydując się na wdrożenie systemu zintegrowanego opartego na Microsoft® Dynamics® Nav 4.02 właściciele Jeremiasa zaufali światowej marce i kompetencjom lokalnej firmy wdrożeniowej. Świadomie ograniczyli przy tym zakres wdrożenia oraz liczbę modyfikacji, by mieć pewność, że zakładane korzyści na pewno się pojawią. I nie pomylili się – wdrożenie osiągnęło swoje cele, a cały projekt zakończył się w założonym terminie i nie przekroczył budżetu.

•	Przejrzystość całego procesu realizacji zamówień
•	Możliwość jednoczesnego planowania produkcji na zamówienie i na magazyn (sezonowość)
•	Możliwość pełnej implementacji skomplikowanej polityki cenowej (cenniki, rabaty, upusty itd.)
•	Możliwość natychmiastowego sprawdzania dostępności zamawianego asortymentu
•	Ewidencja stanów i obrotów w magazynach konsygnacyjnych u partnerów handlowych
•	Możliwość automatycznego uzupełniania zapasów magazynowych

Źródło: www.microsoft.com