Opisany poniżej przykład wdrożenia systemu FlexiReporting jednoznacznie pokazuje, iż rozwiązanie to może być z powodzeniem wykorzystywane przez firmy realizujące kontrakty budowlane do monitorowania realizacji planów oraz rentowności prowadzonych kontraktów. Tym konkretnym przypadku Klientem jest firma specjalizująca się w projektowaniu oraz instalacji specjalistycznych instalacji gaśniczych. Przedsiębiorstwo realizuje długoterminowe kontrakty budowlane, dostarczając specjalistyczne rozwiązania największym obiektom przemysłowym i komercyjnym, a także realizuje zlecenia prefabrykacyjne na rzecz klientów zewnętrznych oraz świadczy usługi w zakresie serwisu.

 REKLAMA 
 ifs 380 380 styczen 2019 
 
Głównym wyzwaniem dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie przedsiębiorstwem był stały monitoring sytuacji w firmie. Szeroki zakres usług i duża liczba kontraktów powodował liczne problemy ze sprawnym docieraniem do kluczowych informacji: zarówno tych ogólnych (ukazujących aktualną sytuację w przedsiębiorstwie), jak i danych szczegółowych dotyczących kontraktów i projektów.

Aby odpowiedzieć na potrzebę sprawniejszego dostępu do informacji – nie angażując przy tym zawsze całego zastępu księgowych i analityków – wdrożono w firmie oprogramowanie FlexiReporting. Zostało ono zaimplementowane jako centralny system raportowania zarządczego i budżetowania. Program został w pełni zintegrowany z wykorzystywanym dotychczas w firmie systemem Symfonia ERP.

Karta kontraktu – wszystkie ważne informacje w jednym miejscu

W rozmowie z zarządem i menedżerami opisanego przedsiębiorstwa – po kilku miesiącach od wdrożenia narzędzia – otrzymaliśmy informację zwrotną, iż szczególnie użyteczny jest raport określny jako „Karta projektu”. Zawiera wszystkie informacje o każdym realizowanym kontrakcie, takie jak:
  • Charakterystyka projektu (m.in. termin realizacji, kierownik projektu, specyfikacja techniczna);
  • Budżet kontraktu;
  • Bieżący wynik na projekcie, czyli zrealizowane przychody oraz zarejestrowane koszty wraz z informacją o wykonaniu budżetu na poziome każdej linii planistycznej oraz zarządczą kalkulację narzutów na koszty ogólne działu, koszty sprzedaży oraz koszty ogólnofirmowe; 
  • Rozliczenie należności handlowych (wpłaty, potrącenia kaucji, kompensaty, różnice kursowe).

Dzięki „Karcie projektu” osoby odpowiedzialne za firmę mają szybki dostęp do kluczowych dla nich informacji. Budżety wszystkich kontraktów są wprowadzane i aktualizowane w systemie z zachowaniem podziału na przychody i koszty wynikające z zawartej umowy (wartości bazowe) oraz związane ze zmianami zakresu uzgodnionymi w trakcie realizacji kontraktu z klientem. Z kolei dane Actual pobierane są bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego. W ten sposób możliwa jest analiza stopnia realizacji planu oraz odniesienie osiąganych wyników do planowanego poziomu rentowności.

System FlexiReporting daje użytkownikom także możliwość drążenia każdej pozycji raportu do poziomu zapisów księgowych. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za dany projekt lub jednostkę organizacyjną mogą samodzielnie uzyskać odpowiedzi na szczegółowe pytania – natychmiast i bez konieczności angażowania pracowników działu finansów).

Szersze spojrzenie na firmę

Kolejny problem zarządu i menedżerów firmy z branży budowlanej, który został rozwiązany przez wdrożenie nowego oprogramowania, to możliwość całościowego spojrzenia na portfel kontraktów. FlexiReporting jako centralna hurtownia danych finansowych umożliwia zbiorcze raportowanie całego portfela realizowanych kontraktów i zleceń produkcyjnych

Raporty portfelowe dają możliwość na zbiorcze raportowanie wyników na kontraktach lub zleceniach produkcyjnych oraz identyfikację projektów, na których występują istotne odchylenia względem budżetu. System zapewnia także szczegółowe dane nt. należności przeterminowanych oraz potrąceń z tytułu kaucji na każdym z projektów.

Wszystkie te rozwiązania były bardzo pomocne w przypadku wspomnianej firmy z branży budowlanej.

Autor: Wojciech Kopcik, Członek Zarządu FlexiSolutions

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top