Elektroniczny obieg dokumentów z roku na rok coraz bardziej zyskuje na znaczeniu. Na jego wprowadzenie decydują się już nie tylko duże firmy i korporacje, ale także mniejsze przedsiębiorstwa słusznie upatrując w nim skutecznego sposobu na poprawę jakości pracy z dokumentacją. Z jego wdrożeniem wiążą się liczne korzyści, z którymi zapoznać powinien się każdy przedsiębiorca, który jeszcze waha się przed sięgnięciem po to niezwykle praktyczne i przyszłościowe rozwiązania.

 REKLAMA 
 RISE WITH SAP 
 
Na czym właściwie polega elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów jest koncepcją, która pojawiła się już kilkanaście lat temu. Dopiero w ostatnim dziesięcioleciu zyskała jednak na znaczeniu i rozpowszechniła się w środowisku biznesowym na tyle, że obecnie korzysta z niej zdecydowana większość firm. Elektroniczny obieg dokumentów, jak sama nazwa wskazuje, opiera się na pracy z dokumentami cyfrowymi. Polega na digitalizacji istotnej części bądź całości firmowych zasobów dokumentów oraz ich przechowywaniu w środowisku cyfrowym - na serwerach firmy lub w chmurze.

Aby elektroniczny obieg dokumentów mógł działać, jak to zakłada jego koncepcja, niezbędne jest wdrożenie specjalistycznego oprogramowania. Jego zadaniem jest umożliwienie realizacji w praktyce wszystkich założeń elektronicznego obiegu dokumentów, automatyzacja pracy z dokumentacją oraz optymalizacja związanych z tym procesów. Takie oprogramowanie jest określane mianem systemu zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, w skrócie DMS).

Wśród systemów klasy DMS znajduje się zarówno oprogramowanie dedykowane wyłącznie pracy z dokumentami, jak i bardziej rozbudowane pod względem funkcjonalności i możliwości systemy, do których zaliczają się także platformy low-code oferujące aktualnie najwięcej możliwości w zakresie zarządzania dokumentami, workflow oraz automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych.

Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest w stanie przynieść istotne korzyści w praktycznie każdej sferze funkcjonowania nowoczesnego przedsiębiorstwa. Pozwala oszczędzać czas, gdyż dostęp do wszystkich dokumentów jest szybki, łatwy i bezproblemowy, przynosi istotne korzyści finansowe przyspieszając proces podejmowania decyzji w firmie, ograniczając wydatki na utrzymanie fizycznego archiwum, zakup materiałów papierniczych oraz etaty pracowników odpowiedzialnych za archiwizację dokumentów oraz niesie za sobą istotne korzyści dla środowiska. W tej ostatniej kwestii, elektroniczny obieg dokumentów pozwala na wprowadzenie do firmy innej, niezwykle modnej i korzystnej wizerunkowo koncepcji, jaką jest paperless office, czyli biuro bez papieru.

Zdigitalizowana dokumentacja jest dostępna wyłącznie dla uprawnionych użytkowników. Wgląd w nie można uzyskać nie tylko w biurze, ale również podczas delegacji, podróży służbowych lub w czasie pracy zdalnej. Dokumenty elektroniczne posiadają nadane odgórnie zabezpieczenia, które chronią je przed dostępem niepowołanych osób. Podgląd historii zmian w dokumencie oraz tracking kroków i osób, które zostały zrealizowane w ramach obsługi danego procesu, gwarantuje natomiast pełną audytowalność oraz daje możliwość sprawowania bieżącej kontroli nad wszelkimi modyfikacjami wprowadzanymi w dokumentach, co dodatkowo ułatwia wprowadzanie optymalizacji i umożliwia eliminowanie tzw. bottle necks. Wszystko to wpisuje się natomiast w dążenie do process excellence w obiegu dokumentów w organizacji.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top