Pogarszająca się sytuacja na rynku finansowym w 2008 roku sprawiła, że obecnie polskie przedsiębiorstwa zmuszone są do weryfikacji swoich planów rozwoju i faktycznych wskaźników zwrotu z inwestycji poczynionych w latach poprzednich. Do oceny aktualnej sytuacji firmy, prognozowania i pilnowania krytycznych wskaźników finansowych i operacyjnych niezbędne są narzędzia analityczne.

{MosModule module=WhitePapersERP_Dzial}

Ośrodek badawczy Fitch w raporcie „Emerging Europe Growth Outlook” oczekuje, że wzrost PKB Polski wyniesie 0,0% w 2009 r. W 2010 r. wzrost ma wynieść około 1,5%.

Czas przetrwania, czas rozwoju

Jest to kolejna obniżka prognoz Fitcha dla Polski. W lutym agencja przewidywała, że polska gospodarka wzrośnie w tym roku o 1,2%, a w końcu stycznia spodziewała się wzrostu o 1,5% wobec wzrostu 4,8% w 2008 r. Jednocześnie Fitch prognozuje spadek realnego PKB Europy Środkowo-Wschodniej o 3,1% w 2009 r. oraz jedynie łagodne odbicie rzędu 1,4% w 2010 r. W języku ekonomii oznacza to głęboką recesję w porównaniu do średniego wzrostu 6,8% w latach 2002 – 2007. Pozostałe ośrodki badawcze i instytucje finansowe równie źle oceniają stan zarówno światowej, jak i naszej gospodarki. Przedsiębiorstwa polskie postawione będą w trudnej sytuacji, zmuszone do szukania oszczędności i bronienia pozycji rynkowej.

 

Kryzys weryfikuje rzeczywistość, w jakiej muszą działać firmy, mówi „sprawdzam”, pokazując, które firmy są właściwie kontrolowane i zarządzane, a które jedynie dryfują na fali dobrej koniunktury. Systemy wspomagające zarządzanie poprawiają efektywność, automatyzują prace, pozwalają osiągać te same cele mniejszym kosztem. Dlatego też organizacje, które jeszcze nie mają tych narzędzi, powinny jak najszybciej zaopatrzyć się w „oczy i uszy” dla zarządzających.

Większość przedsiębiorców i zajmujących się gospodarką ekspertów jest zdania, że globalne spowolnienie będzie momentem odpoczynku od biznesowego pędu i zwrócenia się ku konkurencyjności opartej na wiedzy. Będzie również najlepszą okazją do przyjrzenia się możliwościom uporządkowania biznesu i posprzątania bałaganu organizacyjnego, który powstał w wyniku pospiesznych lub nie do końca przemyślanych działań mających na celu szybkie zdobywanie kolejnych klientów. Jednocześnie dotychczasowych klientów trzeba będzie otoczyć jeszcze lepszą opieką. Konkurencja w trudnych czasach dekoniunktury sprowadza się do walki o utrzymanie istniejących odbiorców, których mogą przejąć inni.

Nie oznacza to, że w okresie dekoniunktury należy zaprzestać wszelkich działań rozwojowych. Dobrze jest wzmocnić czujność i zaopatrzyć się w analityczne systemy IT „szybkiego reagowania”, które są nastawione na monitoring stanu finansów i prognozowanie sprzedaży, pozwalają na czas dostosować moce produkcyjne najpierw do pogarszających się, a następnie do polepszających warunków biznesowych.

Troska o klientów

Zdaniem specjalistów, firmy znajdujące się we względnie dobrej sytuacji finansowej po kilku latach rozkwitu gospodarki powinny skupić uwagę na lepszym wykorzystaniu i rozwoju modułów usprawniających zarządzanie finansami organizacji oraz funkcjonalności z zakresu CRM, SCM i HR. Istotne stanie się również gromadzenie i jak najlepsze wykorzystanie informacji o klientach. Z drugiej zaś strony firmy, które zdecydują się na odważne działania konkurencyjne, będą musiały dysponować narzędziami umożliwiającymi prowadzenie szczegółowych analiz informacji pochodzących z rynku. Zapewne wzrośnie rola systemów klasy Business Intelligence jako aplikacji pozwalających na lepsze poznanie preferencji klientów oraz analizowanie wyników sprzedaży i eliminowanie mniej dochodowych produktów. Przydatne mogą okazać się też najprostsze nawet rozwiązania umożliwiające szacowanie ryzyka operacyjnego i ograniczania ewentualnych zagrożeń, wynikających z problemów firm znajdujących się w obrębie wspólnego łańcucha dostaw.

W jednym i w drugim przypadku pomocne okażą się systemy ERP i Business Intelligence pozwalające lepiej monitorować kluczowe wskaźniki. Zwłaszcza systemy klasy Business Intelligence powinny przynieść menedżerom odpowiedzi na najbardziej istotne dla nich pytania. Podejmowanie skutecznych w biznesie decyzji wymaga sprawnego dostępu do informacji. Samo posiadanie systemów klasy ERP przechowujących wszystkie transakcje czy systemów billingowych zawierających wszystkie informacje o poczynaniach klientów, paradoksalnie, zamiast ułatwiać podejmowanie decyzji, często je utrudnia. Dopiero systemy klasy Business Intelligence pozwalają agregować dostępne informacje w prosty i oczywisty dla decydenta sposób, a możliwość podejmowania szybkich decyzji na podstawie aktualnych danych jest w biznesie nieoceniona.

Szybki i pełny dostęp do informacji jest równie ważny w dużym, małym, jak i średnim biznesie. Posunięciem, które powoduje z jednej strony wzrost przychodów, z drugiej zaś strony ogranicza koszty, jest wyłowienie grupy najbardziej dochodowych klientów przedsiębiorstwa. Na konkurencyjnym rynku firma decydująca się na podwyższony poziom obsługi klientów kluczowych i ograniczająca swoje działania do minimum w przypadku pozostałych osiąga lepsze rezultaty finansowe niż firma dysponująca identycznym potencjałem, idąca szerokim frontem do każdego klienta.

Pilnowanie przepływów pieniężnych

W okresie recesji przedsiębiorstwa liczą się z każdą zarobioną i wydaną złotówką, dlatego szczególnie ważne są narzędzia wspierające analizę informacji o przepływach gotówki. Przykładem narzędzia wspierającego analizy przepływów pieniężnych jest iScala Cash Flow Analyzer (CFA). To oprogramowanie analityczne ułatwia działom finansowym ustalenie źródeł pochodzenia gotówki i sposobu jej przepływu w przedsiębiorstwie. iScala Cash Flow Analyzer jest modułem dodatkowym iScala Query Designer (iSQD). Moduł ten umożliwia selekcję, symulowanie, prognozowanie i drążenie transakcji źródłowych, co ułatwia badanie przepływów pieniężnych oraz eliminowanie lub korygowanie wszelkich nieprawidłowości, a także tworzenie prognoz na przyszłość.

iScala Cash Flow Analyzer pozwala m.in. na analizę skutków wpływu i wypływu podatku VAT i edycję innych zdarzeń związanych z płynnością. Oprogramowanie umożliwia porównywanie prognoz z danymi rzeczywistymi, dzięki czemu udaje się lepiej zrozumieć i kontrolować przepływy pieniężne. Raz stworzoną wizualizację można wyeksportować i wykorzystać w prezentacjach tworzonych w innych formatach (np. w PowerPoint).

iScala CFA wykorzystuje dane tworzone przez procedury systemu iScala:

• księga sprzedaży – płatności, dziennik, przepływy – aktualizacja przepływów gotówkowych KG;
• księga zakupów – płatności, dziennik, przepływy – aktualizacja przepływów gotówkowych;
• zamówienia sprzedaży – aktualizacja przepływów gotówkowych;
• zamówienia zakupów – aktualizacja przepływów gotówkowych.

Prognozowanie finansowe

Oprócz znajomości przepływów finansowych praktycznie każda firma powinna móc przewidywać zapotrzebowanie na swoje usługi lub towary. Jest to szczególnie ważne w przypadku wytwarzania produktów o długich terminach realizacji zamówień surowców lub produktów finalnych u odległych dostawców oraz w celu usprawnienia procesu sprzedaży i planowania operacyjnego. Zawierając umowy z dostawcami, przedsiębiorstwo powinno znać swoje prawdopodobne zapotrzebowanie, aby wynegocjować najlepsze ceny i warunki dostaw niezbędnych ilości towarów.

Opracowanie prognozy może być trudne z uwagi na wiele różnych czynników, które trzeba uwzględnić, oraz z powodu konieczności wyważenia wskaźników ilościowych i jakościowych. Nie wszystko da się wykonać za pomocą arkusza kalkulacyjnego, w większości przypadków lepiej jest polegać na dedykowanych narzędziach opracowanych specjalnie z myślą o prognozowaniu biznesowym. Decydując się na Forecast Pro, firma otrzymuje gotowe, niedrogie rozwiązanie, które może radykalnie poprawić jakość prognoz i sformalizować proces prognozowania. Narzędzie ułatwia prognozowanie z uwzględnieniem tysięcy jednostek magazynowych – wystarczy wybrać plik danych i kliknąć ikonę prognozowania. Za pomocą kilku dodatkowych kliknięć można przedstawiać wyniki w postaci graficznej, przeglądać raporty prognostyczne, wprowadzać korekty arbitralne i zapisywać wyniki. Najbardziej rozbudowana z wersji programu – Forecast Pro Unlimited – przeznaczona jest do dużych zadań prognozowania. Umożliwia prognozowanie zespołowe, pracę ze złożonymi hierarchiami i wieloma priorytetami, dokumentowanie sesji prognozowania oraz integrację z rozwiązaniami ERP, MES i innymi systemami.

Sformułowanie ostatecznej prognozy często wymaga uwzględnienia specyficznych informacji biznesowych. Funkcja ustawień ręcznych (override) umożliwia korygowanie prognoz statystycznych na ekranie przypominającym arkusz kalkulacyjny, na którym wyświetlane są zarówno dane historyczne, jak i wartości prognozowane. Członkowie zespołu mogą analizować prognozy samodzielnie lub skorzystać z całkowicie zintegrowanego, niedrogiego modułu Forecast Pro Collaborator, który umożliwia współpracę nad prognozą. Pozwala on także udostępniać prognozy współpracownikom zdalnym, którzy mogą przeglądać dane i wprowadzać pod kontrolą przełożonych korekty i komentarze. Większość prognoz wymaga regularnych aktualizacji w cyklu tygodniowym lub miesięcznym. Forecast Pro Unlimited umożliwia zapisywanie i przywracanie sesji prognostycznych łącznie z użytymi modelami prognozowania, korektami i komentarzami oraz wszystkimi opcjami raportów.

 

 

Narzędzia Forecast Pro Unlimited i Forecast Pro Collaborator zintegrowane są z systemem iScala. Dzięki połączeniu najlepszych w branży funkcji systemu iScala, takich jak obsługa produkcji i dystrybucji, wykorzystywanie prognoz, statystyki sprzedaży, planowanie czasu realizacji itd., z narzędziami Forecast Pro Unlimited i korzyściami płynącymi ze współpracy zapewnianymi przez moduł Forecast Pro Collaborator firma otrzymuje znakomite narzędzie do tworzenia solidnych prognoz, które ułatwiają podejmowanie prawidłowych decyzji biznesowych.

Cały biznes pod kontrolą

Ważnym elementem prowadzenia biznesu jest monitorowanie aktualnych wskaźników biznesowych, przewidywanie tego, co się może zdarzyć i podejmowanie działań mających ustrzec przedsiębiorstwo przed problemami oraz wykorzystać nadarzające się okazje do rozwoju biznesu. Adekwatne do sytuacji sformułowanie celów finansowych i operacyjnych, a także zdolność komunikowania wyników związanych z wydajnością w odpowiednim czasie wszystkim właściwym pracownikom firmy stanowią o sukcesie firmy w czasie niepewności gospodarczej. W osiągnięciu tych celów może pomóc narzędzie informatyczne.

Rozwiązania Epicor Enterprise Performance Management (EPM) pomagają wprowadzić do przedsiębiorstwa kulturę wysokiej wydajności, w której wszyscy interesariusze są świadomi tego, co dla firmy jest naprawdę ważne, jak sobie radzi oraz tego, jaką rolę w organizacji spełnia ich praca. Z kolei inne narzędzie, Budget Tracker umożliwia organizacjom wydajne zarządzanie planowaniem finansowym oraz budżetowaniem. Budget Tracker umożliwia kontrolę budżetu pozwalając decydentom szybko zauważyć wpływ wprowadzanych zmian na wynik końcowy. Interfejs użytkownika przypomina aplikację Microsoft Excel, dzięki czemu nie sprawia trudności w opanowaniu. Budget Tracker oferuje ważną funkcję „co-jeśli”, która ułatwia kierownictwu zrozumienie prawdopodobnych, przyszłych konsekwencji różnych konfiguracji budżetu. Wykorzystując potencjał programu Budget Tracker konstruujący budżet może ocenić wpływ różnych zdarzeń biznesowych na realizację budżetu układając go w taki sposób by zminimalizować skutki realizacji ewentualnego czarnego scenariusza. Często istnieje potrzeba, by każdy dział bądź centrum kosztów tworzył swoje własne prognozy. Budget Tracker jest znakomicie przystosowany do tej praktyki biznesowej. Umożliwia tworzenie niemal nieograniczonej liczby prognoz, a następnie wskazanie, które prognozy z poszczególnych działów powinny zostać połączone w zestawienie ogólnofirmowe.

Istnieje także opcja przygotowania wielu skonsolidowanych prognoz: pesymistycznej, realistycznej, optymistycznej. Po zatwierdzeniu prognozy można ją przekształcić w zaakceptowany budżet.

 

 

Integracja Budget Trackera z systemem iScala oznacza, że pracownicy nie muszą po raz kolejny ręcznie wprowadzać danych przechowywanych w systemie iScala ryzykując pomyłkami i utratą wydajności. Dzięki integracji Budget Tracker umożliwia szybkie zasilenie najświeższymi danymi z systemu iScala. Natomiast wyspecjalizowane mechanizmy i funkcje gwarantują, że każdy zespół ma do dyspozycji odpowiednie narzędzia, bez potrzeby zaawansowanej znajomości narzędzia Excel. Dla poprawy bezpieczeństwa danych Budget Tracker wykorzystuje bazę danych iSQD, która może zostać w pełni zintegrowana z procedurami zarządzania danymi w systemie iScala.

Pulpit menedżerski i karta wyników

Pulpity menedżerskie oraz karty wyników oferują użytkownikom biznesowym najbardziej potrzebne informacje we właściwym czasie. Każda opcja jest z łatwością dostępna za jednym kliknięciem odkrywającym nowe informacje lub w menu kontekstowym zawierającym zaawansowane funkcje dostępne dla zwykłych użytkowników. Część funkcji definiowana jest na podstawie odpowiedniego kontekstu biznesowego, chociaż istnieje możliwość konfiguracji ręcznej bądź automatycznej za pomocą serwera Epicor EPM Server.

Tworzenie pulpitów menedżerskich umożliwia łatwą identyfikację projektów, działów i procesów, których wyniki plasują się poniżej oczekiwań. Pulpity menedżerskie EPM Performance Canvas są idealne do zarządzania przez wyjątki. Dzięki wykorzystaniu specjalnie zaprojektowanych elementów pracownicy firmy mogą tworzyć taktyczne pulpity menedżerskie podkreślające daną sytuację biznesową, śledzące ją i oferujące odpowiednie rozwiązania. Pulpity można dowolnie konfigurować, tak aby dopasować je do wszystkich poziomów przedsiębiorstwa – od strategicznych decyzji zarządu, przez starszą kadrę menedżerską, aż po szeregowych pracowników wiedzy.

Natomiast karty wyników są idealne do realizacji określonych celów oraz identyfikacji projektów lub działów odbiegających od normy i wykazujących gorsze od oczekiwanych wyniki. Karty wyników, oparte na niezwykle skutecznej koncepcji kluczowych wskaźników wydajności (KPI) w ramach Microsoft SQL Server, można w prosty sposób łączyć z pulpitami menedżerskimi w celu uzyskania elastycznej prezentacji danych bez sztucznych ograniczeń.

Ważne także ERP

W okresie spowolnienia gospodarki istotne stanie się maksymalne wykorzystanie posiadanych już zasobów, takich jak już działające systemy ERP. Wzrost produktywności powinien być realizowany przy minimalnych nakładach, sprzyjać elastyczności firmy oraz umożliwiać swobodne działanie nawet w trudnych warunkach gospodarczych. W mniejszych firmach procesy wymagające usprawnienia udaje się określić bez pomocy dodatkowych narzędzi, jednak nawet w średniej wielkości organizacjach o dużej liczbie transakcji jest to praktycznie niemożliwe. Tam narzędziami stanowiącymi podstawę jakikolwiek analiz są właśnie systemy ERP.

Wkrótkiej perspektywie przedsiębiorstwa mogą koncentrować się na rozwoju własnych środowisk IT pod kątem optymalizacji kosztowej oraz ograniczania ryzyka związanego z ewentualnymi problemami dostawców usług. Głębszych zmian spodziewa się natomiast prof. August Wilhelm Scheer, założyciel firmy IDS Scheer. Jego zdaniem, rozwój systemów wspomagających zarządzanie będzie realizowany w dwóch kierunkach: zarządzania ryzykiem i integracji wykraczającej poza pojedynczą organizację. System ERP ma zaś stanowić stabilną i niezawodną podstawę biznesu, niezależnie od tego, czy nacisk kierownictwa kładziony jest na rozwój działalności, czy też optymalizację realizowanych procesów. W jego ocenie, kryzys gospodarczy przyczyni się również do zacieśnienia powiązań pomiędzy organizacjami skupionymi w ramach konkretnych łańcuchów dostaw.

Sytuacja gospodarcza może być swego rodzaju katalizatorem zmian w posiadanej infrastrukturze organizacyjnej i informatycznej. Systemy klasy ERP będą natomiast musiały charakteryzować się wystarczającą skalowalnością i elastycznością, aby wspomniane zmiany procesowe umożliwiać. Warto jednak pamiętać, że producentów oprogramowania biznesowego obowiązują te same zasady rynkowe co ich klientów. Pierwsze skutki zmian na rynku ERP widać m.in. w rozwoju oprogramowania raportującego, kolejnych uproszczeń interfejsów obsługi i masowej adaptacji architektury SOA.

Być może obecnie odczuwalne odwrócenie trendu koniunkturalnego stanie się zachętą do podjęcia działań zmierzających ku licznym niewielkim usprawnieniom w całej organizacji, niosącym jednak duże zmiany jakościowe. Opinię tę potwierdzają również analitycy rynkowi. „W przeszłości narzekano, że systemom klasy ERP brakuje elastyczności, że są zbyt ociężałe i brak im rozbudowanych możliwości integracji. Te czasy już minęły” – mówi Ray Wang, analityk Forrester Research. Jego zdaniem, w okresie recesji gospodarczej szczególnie istotne będzie lepsze wykorzystanie dostępnych informacji o biznesie. „Systemy ERP staną się ważniejsze niż kiedykolwiek” – dodaje. Według niego, nawet drobne usprawnienia wynikające z ułatwionego dostępu do skonsolidowanych informacji czy wdrożenia narzędzi analitycznych mogą przekładać się na oszczędności ekonomiczne, będące priorytetem większości zarządów.

Źródło: www.epicor.pl