Firmy w swojej działalności coraz powszechniej wykorzystują funkcje systemów ERP związane z obszarem zarządzania kapitałem ludzkim. Przede wszystkim zdecydowała o tym możliwość realizacji indywidualnych potrzeb Klienta przez wybrane systemy ERP w tym zakresie oraz wciąż rosnąca dostępność aplikacji związana z tzw. rewolucją mobilną. Zbudowany przez Sygnity Business Solutions Portal Pracowniczy z powodzeniem działa z autorskim systemem Quatra Max, ale dzięki swojej otwartości może również, współpracować z innym systemem ERP.

 

Portal Pracowniczy to narzędzie wspierające zarówno działania firmy jak i jej pracowników. Informacje dostępne na portalu są ściśle związane z systemem uprawnień: dane przeznaczone dla poszczególnych służb i jednostek firmy, dane dla pracownika zatrudnionego na określonym stanowisku. Podstawowym elementem określającym miejsce (miejsca) pracownika w firmie jest opis stanowisk. Jest to elastyczna konstrukcja opisująca efektywnie strukturę zatrudnienia firmy. Dzięki niej możliwe jest stworzenie przejrzystych opisów stanowisk w oparciu o definiowane cechy. Definiowane cechy w pełni odzwierciedlają indywidualne potrzeby firmy. Opis stanowiska usprawnia zarządzanie pracownikami (m.in. określenie stanowisk zastępczych, przełożonych pracownika), wspiera organizację stanowiska pracy (wyposażenie na stanowisku, gotowa dokumentacja stanowiska pracy wraz z oceną ryzyka zawodowego itp.), ale jest też bazą wiedzy dla kolejnych funkcji umieszczanych na Portalu Pracownika zgodnie ze specyficznymi wymaganiami firmy.

Funkcja oceny pracowników umożliwia tworzenie indywidualnych szablonów ocen (na bazie cech podlegających ocenie) i na ich podstawie ocen okresowych (360° i 180°) poszczególnych pracowników. Baza szablonów ocen, kolejnych ocen okresowych, hierarchii dostępu do ocen (przełożeni) – to domena odpowiednich służb w firmie. Informacja o rozpoczęciu procesu oceniania, ankiety i testy do wypełnienia w ramach oceny oraz dostęp do wyników – to aktywności pracownika. Jednym z efektów oceny pracowniczej z punktu widzenia firmy jest plan szkoleń. Portal Pracowniczy usprawnia proces planowania i organizowania szkoleń. Możliwe jest stworzenie w systemie planu i budżetu szkoleń dla poszczególnych jednostek organizacyjnych i odpowiednia dystrybucja informacji – zarówno dla jednostek firmy jak i pracowników. Formy szkoleń i szablony udostępnianych na Portalu dokumentów są całkowicie zindywidualizowane.

Kolejną istotną z pkt widzenia firmy funkcją Portalu jest rekrutacja ,opierająca się o bazę kandydatów. Projekty rekrutacyjne tworzone są w oparciu o profile kandydatów (dane pochodzące z bazy opisu stanowisk). Zarządzanie projektami rekrutacyjnymi oraz wyglądem umieszczanych na Portalu dokumentów i formularzy, zależne jest od osób realizujących te procesy w firmie.

Funkcjonalność związana z urlopami daje pracownikom możliwość składania wniosków urlopowych przez Internet za pośrednictwem Portalu w dowolnej chwili. Mogą również we własnym zakresie modyfikować i dzielić terminy urlopów. Dalsza obsługa funkcjonalności związanej z urlopami leży po stronie firmy.

Proces obsługi delegacji pracowników inicjowany jest i realizowany przez odpowiednie służby w firmie. Pracownicy z kolei, za pośrednictwem portalu internetowego mają możliwość aktualizacji parametrów i danych związanych z ich podróżą służbową.

System umożliwia każdemu pracownikowi śledzenie na bieżąco, na wydzielonej części Portalu Pracowniczego, informacji zawierających dane o sobie i swoim zatrudnieniu. Zakres tych informacji ustala firma. Zadaniem Portalu jest odpowiednie ich zaprezentowanie pracownikowi. Portal pracowniczy, daje nową jakość korzystania z danych i realizacji specyficznych procesów firmy. Nowoczesny sposób komunikacji między firmą a jej pracownikami to szersze możliwości w zakresie zarządzania. Przykładami kolejnych funkcji Portalu Pracowniczego, w zakresie propagacji i wymiany informacji on-line mogą być: obsługa procesów bezpieczeństwa, aktualizacja informacji technicznych czy zgłoszenia wniosków racjonalizacji w poszczególnych działalnościach firmy. Funkcje te, na potrzeby obsługi przez Portal Pracowniczy, są całkowicie indywidualizowane co do sposobu, zakresu i formatu wymienianych danych. Projekt wdrożeniowy dedykowanego portalu jest realizowany zgodnie z wymogami i specyfiką firmy..

Cechą decydującą o praktycznie nieograniczonej dostępności poszczególnych funkcji portalu zarówno dla odpowiednich jednostek zarządzających w firmie oraz samych pracowników jest interfejs zaprojektowany w sposób umożliwiający obsługę przez komputery stacjonarne, laptopy, smartfony i tablety.

Źródło: www.quatramax.pl