Zamiast stosów dokumentów obieg elektroniczny – za pośrednictwem MIS S.A. gmina Borek Wielkopolski wykona pierwszy krok w kierunku e-administracji. W tamtejszym urzędzie zostanie wprowadzony elektroniczny system obiegu dokumentów i spraw. Z rozwiązań informatycznych MIS skorzystają też dolnośląskie Grębocice.

Elektroniczny obieg dokumentów to narzędzie służące do wymiany informacji, które mają tradycyjną postać papierową, a teraz w formie elektronicznej będą udostępniane, przekazywane i przechowywane. Taki system pomoże urzędnikom w codziennym wypełnianiu obowiązków.

Przykładowo pismo – nawet papierowe – po wpłynięciu do urzędu będzie skanowane i przesyłane do odpowiednich osób, które w określonym terminie będą wykonywać przewidziane procedurą czynności (odpowiedzi, pozwolenia, decyzje). Jeżeli tego nie zrobią, to dokładnie będzie wiadomo, kto i na jakim etapie wprowadził opóźnienie – wyjaśnia Adam Lasota, dyrektor sprzedaży MIS S.A.

W efekcie zamiast dokumentu w wielu wersjach i w komputerach różnych osób, w urzędzie będzie powstawał jeden wspólny wariant. Nawet jeżeli jedna osoba sporządzi pismo, a później inni pracownicy będą je modyfikowali, to wszyscy użytkownicy będą mieli dostęp do tej samej wersji dokumentu udostępnionego elektronicznie, a wprowadzone do niego zmiany będzie można śledzić na bieżąco. W efekcie urzędnicy będą mogli na bieżąco informować obywateli o postępie rozpatrywanych spraw.

Wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania obiegiem dokumentów usprawni pracę, oszczędzi czas i uporządkuje przepływ informacji w urzędzie – podsumowuje Marcel Kasprzak, prezes MIS S.A.

Taki system w gminie Borek Wielkopolski zostanie wdrożony w lipcu 2010 roku. Dodatkowo samorząd zdecydował się na zainstalowanie systemu ocen pracowniczych. Aplikacja usprawni przeprowadzanie wynikającej z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów corocznej oceny pracowników administracji, a także ułatwi systematyczne zbieranie informacji na temat jakości pracy urzędników. Dzięki aplikacji ocena pracownicza w Borku Wielkopolskim będzie przebiegać szybciej i jeszcze bardziej rzetelnie.

Z kolei w Grębocicach w powiecie polkowickim wdrożenie MIS S.A. powinno zakończyć się we wrześniu 2010 roku. Według prezesa firmy informatycznej wprowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów to pierwszy krok w kierunku e-administracji.

Sprawnie funkcjonujący obieg dokumentów, oparty o aplikacje mis-Partner 21 umożliwi kontakt elektroniczny z mieszkańcami gminy. Zakłada to projekt e-administracji, planowany przez MSWiA – dodaje Marcel Kasprzak.

Elektroniczny obieg informacji nie ma żadnych wad, a jedynym utrudnieniem może być czas, który trzeba poświęcić na początku na opanowanie systemu. Później przyjdzie pora na same korzyści.

Źródło: www.mis.eu