System informatyczny wspierający proces zakupów umożliwia obniżenie kosztów o 20 proc. Odciążeni pracownicy mogą przenieść energię na pielęgnowanie relacji z dostawcami i poszukiwanie szans na rynku.

Skuteczna i przemyślana polityka zakupowa umożliwia firmom nie tylko dokonanie znacznego ograniczenia kosztów operacyjnych, ale pomaga wydajniej prowadzić biznes. W sektorze zakupów odpowiedni system informatyczny może stać się źródłem uzyskania przewagi nad konkurencją. Zaoszczędzone pieniądze można przeznaczyć na inwestycje.

Świadoma polityka zakupowa ma na celu kupowanie tylko tego, co potrzebne, wtedy, kiedy jest to potrzebne, w odpowiedniej ilości i na optymalnych warunkach handlowych - definiuje Andrzej Amanowicz, dyrektor konsultingu sprzedaży aplikacji Oracle w Polsce i Krajach Bałtyckich. - Zachowanie takie prowadzi do zmniejszenia lub całkowitej likwidacji kosztów magazynowych, minimalizacji środków finansowych zamrożonych w zapasach i tym samym do uwolnienia tych środków na inne cele firmy.

Milionowe oszczędności

W przypadku dużych organizacji oszczędności wynikające z wykorzystywania systemu informatycznego do wspierania zakupów idą w miliony złotych. Przykładowo pod koniec 2008 r. roku KGHM Polska Miedź rozpoczął projekt centralizacji zakupów. Wystarczyło 10 miesięcy aby uzyskać pierwsze efekty - ponad 250 mln oszczędności i sprawnie funkcjonującą centralną jednostkę zakupową.

Korzystając z naszych rozwiązań, największe oszczędności uzyskują firmy w wyniku centralizacji procesów zakupowych w wielodziałowych strukturach zatrudniających tysiące pracowników. Efekty czasem bywają piorunujące. Nawet do 20 proc. obniżenia kosztów zakupów w całym przedsiębiorstwie - informuje Piotr Matysik, prezes zarządu firmy Marketplanet.

Oszczędności z centralnych zakupów wynikają z efektu skali. Przetargi prowadzone są dla wszystkich oddziałów firmy i mogą dotyczyć nie tylko głównej działalności, ale też np. materiałów biurowych czy kart paliwowych.

Szereg postępowań zakupowych jest już za nami - informuje Jan Stasiak, dyrektor departamentu zakupów PGE. - Pokazały one, że pomysł wspólnych zamówień przynosi korzyści. Przykładowo uzyskaliśmy

0 około 70 proc. niższą cenę na zakup telefonów i abonamentów komórkowych dla wszystkich naszych spółek. Na początku roku przeprowadzimy przetarg z wykorzystaniem modułu aukcyjnego na sprzęt komputerowy. Spodziewamy się wielomilionowych oszczędności.

Czas, kontrola, swoboda

Oprogramowanie służące wspieraniu procesów zakupowych najlepiej sprawdza się w dużych firmach, które przeprowadzają setki, jeśli nie tysiące postępowań przetargowych rocznie. Praktyka dowodzi, że bez odpowiednich narzędzi informatycznych odbywa się to w sposób nieefektywny, co jest niekorzystne dla firm, nie tylko w czasach kryzysu gospodarczego.

Czas, kontrola, swoboda

Oprogramowanie służące wspieraniu procesów zakupowych najlepiej sprawdza się w dużych firmach, które przeprowadzają setki, jeśli nie tysiące postępowań przetargowych rocznie. Praktyka dowodzi, że bez odpowiednich narzędzi informatycznych odbywa się to w sposób nieefektywny, co jest niekorzystne dla firm, nie tylko w czasach kryzysu gospodarczego.,br.,br. Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania zakupami daje firmie nieporównywalnie większą kontrolę nad kosztami zaopatrzenia w materiały i usługi. W takiej sytuacji pracownicy mogą zamawiać towary wyłącznie za pomocą systemu, uzyskując uprzednio zgodę wyznaczonych menedżerów. System automatycznie sprawdza, czy dany towar pochodzi od sprawdzonego dostawcy i czy mieści się w budżecie.

Dzięki tym funkcjom oszczędzamy pracowników działów zakupów, którzy codziennej obsługi zakupów przenoszą swoją energię na budowanie bazy kontraktów, pielęgnowanie relacji z kluczowymi dostawcami, poszukiwanie szans na rynku w celu uzyskania jeszcze lepszych warunków nabycia zgodnie z wyznaczoną strategią zakupową firmy - przekonuje Jarosław Karski, consulting manager SAP Polska.

W skład systemu wsparcia zakupów wchodzą narzędzia do obsługi e-sourcingu (związane z planowaniem zakupów, wyborem dostawcy, wykorzystaniem aukcji elektronicznych) i e-procurementu (obejmujące cały proces zaopatrzenia), a także pomocnicze (zarządzanie umowami, baza dostawców, pełne raportowanie). To, które narzędzie zostanie wdrożone w pierwszej kolejności, zależy od zakresu i rodzaju problemów, z jakimi boryka się firma, realizując procesy zakupowe. Analiza jego potrzeb oraz wdrożenie odpowiedniego narzędzia trwa nie dłużej niż 2-3 miesiące, dając bardzo szybko zwrot z inwestycji, co jest niezwykle istotne w szybko zmieniającym się otoczeniu biznesowym.

Nie mniej ważne jest też to, że swym zasięgiem system wspierania zakupów pokrywa dużo większy obszar funkcjonalności niż jakikolwiek gotowy moduł zakupowy wchodzący w skład systemów ERP, nie mówiąc o tym, że wdraża się go dużo szybciej - zapewnia Piotr Matysik.

Ważne, by pakiet był dopasowany do trybów Ustawy o zamówieniach publicznych i procedur obowiązujących w Unii Europejskiej, co daje np. możliwość prezentowania zapytania ofertowego w biuletynach UE.

Systemy informatyczne dostarczają narzędzi, które eliminują dokumenty papierowe z procesu zakupów. Wszystkie dokumenty wprowadzane przez użytkowników znajdują się w komputerowych bazach danych, dając innym dostęp do nich w celu np. uzupełniania, autoryzacji czy archiwizowania. Jednym ze składników systemów wspierających proces zakupów jest moduł dostawcy, który ułatwia współpracę oraz umożliwia przejrzystą i usystematyzowaną wymianę transakcji między nabywcą a dostawcami w bezpiecznym, samoobsługowym środowisku internetowym. Dostawcy mają w nim dostęp do aktualnych informacji w czasie rzeczywistym, dzięki czemu nie muszą telefonować, wysyłać faksów ani e-maili. Mogą przeglądać swoje zamówienia zakupu, wnioski o wprowadzenie zmian, powiadomienia o wysyłce, płatności oraz dane profilu. Dostawcy mogą szybko reagować na najważniejsze zdarzenia w procesach zakupów i planowania.

Nabywca natomiast nie musi odpowiadać na rutynowe zapytania dostawców, co pozwala mu skoncentrować się na innych rejonach działalności. Poza tym znając rodzaj zakupów oraz oczekiwany harmonogram dostaw, firma zamawiająca towary ma znacznie mocniejszą pozycję negocjacyjną. W celu podpisania nowego kontraktu lub renegocjacji istniejącego - szuka na rynku potencjalnych partnerów i do nich wysyła prośbę o przesłanie ofert.

Oprogramowanie ma przykładowo funkcjonalność równoległego opiniowania i zatwierdzania dokumentu przez wielu użytkowników - przekonuje Jarosław Karski. - Dzięki temu kontrakt może być jednocześnie weryfikowany przez dział prawny, finansowy, zakupów i inne, co znacznie skraca czas ustalania treści dokumentu i negocjacji umowy oraz pozwala uniknąć ryzyka konieczności podjęcia współpracy w sytuacji, gdy umowa jeszcze nie jest podpisana, a więc interesy firmy nie są odpowiednio chronione.

Źródło: www.wnp.pl