Jacek jest właścicielem firmy produkującej karmę dla kotów, w dziale it pracuje 7 osób. Obsługują oni stronę internetową firmy, sklep internetowy, systemy odpowiedzialne za działanie fabryki i bazy danych. Jacek nie zastanawia się nad wspieraniem działu IT. Uważa, że szkolenia nie są potrzebne. Sam nie dysponuje wiedzą z obszaru IT. To, że dział istnieje w obecnym kształcie wynika z konieczności niż z dostrzegania korzyści.

Jednocześnie firma Jacka boryka się problem opóźnień w produkcji i dystrybucji, a także brakiem spójności w informacjach o stanach magazynowych w systemie służącym do realizacji zamówień ze sklepu internetowego. Jacek zatrudnił obecnie Annę, w której zakresie obowiązków są zadania BA (Analityka Biznesowego). Jednym z jej zadań jest współpraca z działem IT celem usunięcia tych problemów.

Pewnego dnia Anna przyszła do Jacka i powiedziała, że powinien zatrudnić programistę ze specjalizacja w matematyce stosowanej. Programista ten powinien stworzyć modele informatyczno-matematyczne służące określeniu wielkości przyszłego popytu na produkty - Jacek odrzucił propozycję Anny i stwierdził, że nie może sobie pozwolić na zatrudnienie kolejnych programistów. Są oni zbyt drodzy w stosunku do zysku z ich pracy. Jacek nie do końca rozumie intencję Anny oraz przesłanki, którymi się kieruje jako BA. Brak zrozumienia doprowadził do utracenia przez Jacka realnej możliwość obniżenia kosztów magazynowania i jednoczesnego rozwoju działalność przedsiębiorstwa. Jego podejście, a tym samym problem nie jest wyjątkowy.

Stanowisko BA (Analityka Biznesowego) pojawiło się w wielu dużych organizacjach posiadających działy IT. Z zakresem obowiązków osób na stanowiskach BA wiąże się pojęcie IT Blackbox – czyli niemożność pracowników i menedżerów nie działających w IT do zrozumienia podstawowych ograniczeń technologicznych. Teoretycznie problem jest dwukierunkowy: BA ma potrafić precyzyjnie przedstawić działowi IT każdą potrzebę i cel biznesowy definiowany przez decydentów i jednocześnie BA powinien również posiadać umiejętność wyjaśnienia osobom spoza IT meandrów IT i ograniczeni technologii oraz różnych funkcji systemów i platform.

W praktyce jednak rola BA jest w dużej mierze skupiona na komunikacji w jedną stronę. W znakomitej większość przypadków BA służy jako „tłumacz” oczekiwań decydentów względem IT. Menedżerowie spoza IT często po prostu nie są zainteresowani wiedzą z obszaru IT. Uważają, że wystarczy, gdy zajmują się "wykonywaniem swojej pracy" i nie muszą się martwić szczegółami funkcjonowania ich oprogramowania lub działających platform. Powód takiego podejścia jest bardzo prosty: w wielu firmach dział IT jest zasadniczo traktowany jako koszt, a nie jako partner w tworzeniu zysku i wartości firmy. Często nie patrzy się na zyski, jakie organizacja osiągnęła dzięki wiedzy i pracy działu IT, a jedynie patrzy się na wydatki związane z funkcjonowaniem działu.

Ponieważ proces pracy i jej wynik jest widoczny na monitorze – to wielu osobom wydaje się, że jest to banalne zajęcie. To tak jakby praca ta nie wymagała wiedzy i przygotowania. Wbrew takim przekonaniom IT odgrywa rolę jako strategiczny partner w rozwój firmy. To, że może być partnerem przy podejmowaniu decyzji nie jest przypadkiem.

Taka jednokierunkowa komunikacja przyczynia się do możliwości zaangażowania technologii do strategicznej innowacji w firmie. Choć może to wydaje się być oczywistą kwestią dla firm związanych z lotnictwem czy nanotechnologiami, to tak naprawdę jest to problemem dla firm średnich i dużych nie funkcjonujących w obszarze high-tech. Dotyczy to licznych i dużych i średnich przedsiębiorstw, fabryk, szkół, szpitali, administracji. To te podmioty tracą najbardziej z powodu braku wiedzy o roli technologii w sprawnym funkcjonowaniu organizacji, w osiąganych zyskach. W tych organizacjach istnieje też małe prawdopodobieństwo wdrażania skutecznych rozwiązań technologicznych. Właśnie dlatego, że menedżerowie nie rozumieją znaczenia IT.

W tym miejscu działania BA mogą przynieść realne wyniki. BA może wysyłać komunikaty do decydentów z pozycji tłumacza, pedagoga lub komunikaty osadzone w szerszym kontekście rozwiązań IT. Różnica pomiędzy tymi trzema sposobami rozmowy jest znacząca. Tłumacz tylko przekłada wypowiedź nadawcy używając słów zrozumiałych dla odbiorcy. Pedagog przekazuje również dodatkowe informacje na dany temat. Natomiast informacja osadzona w szerszym kontekście pozwala pokazać wpływ poszczególnych działań na globalny wynik.

BA musi potrafić przekazywać informacje we wszystkich trzech sposobach, w każdym aspekcie. Takie połączenie przyczyni się do zrozumienia wzajemnych celów, wątpliwości, oczekiwań decydentów i działów IT. Dopiero to może zadziałać jako katalizatory innowacji w organizacji.

Dla Jacka - właściciela firmy produkującej karmę dla kotów, oznacza to przedefiniowanie roli i obowiązków Anny. Musi nastąpić uznanie jej roli nie tylko jako „przekaźnika” swoich poleceń do działu IT oraz uznanie jej roli jako tłumacza i pedagoga przekazującego łączącego Jacka i dział IT oraz jako „dostawcy” cennej informacji pokazującej szerszy kontekst działań IT i oczekiwań Jacka.

BA ma możliwość wdrożenia sprawniejszej komunikacji zwłaszcza poprzez zapewnienie możliwości kształcenia dla kierowników i dyrektorów. Może to osiągnąć dzięki spotkaniom typu "Lunchbox", seminariom, poprzez udostępnianie artykułów on-line o istotnych zagadnień IT.

Dlatego bardzo przydatne mogą być warsztaty ukierunkowane na strategiczne zagadnienia z obszaru IT, celów firmy, kierunków rozwoju i zakładanych zysków. Dzięki zmianie w postrzeganiu roli BA w działaniu organizacji, w firmie Jacka powstają nowe możliwości skorzystania z pracy BA w celu zastosowania modeli informatycznych jako narzędzi do wprowadzenia małych zmian, które prowadzą do dużych efektów.

Autor: Dr Mark Darius Juszczak Clever Point/Rozwoj w Pracy
http://rozwojwpracy.pl
Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.