Rozwiązania wspomagające procesy finansowo-księgowe są obecnie najpopularniejszymi aplikacjami w firmach. Decydując się na wybór tego typu rozwiązania warto jednak przyjrzeć się kilku aspektom. Od mądrego wybory będzie zależeć faktyczny wzrost wydajności pracy i moment zwrotu z inwestycji w IT – mówi Tomasz Fidos, prezes Humansoft.

Jedną z najważniejszych cech, na którą powinniśmy zwrócić uwagę przy wyborze systemu informatycznego dla finansów i księgowości, jest jego wydajność i architektura. Jeśli rozwiązanie jest zamknięte (monolityczne), istnieje duże prawdopodobieństwo poniesienia dodatkowych kosztów w trakcie późniejszych aktualizacji.

Każda firma jest jak ludzki organizm, rośnie i dostosowuje się do nowych uwarunkowań biznesowych. Zmiany te zawsze wymuszają mniejsze lub większe modyfikacje w rozwiązaniach informatycznych. Jeśli system jest zamknięty, przedefiniowanie procesów będzie czasochłonne, a czasami wręcz niemożliwe. Wówczas pracownicy działów finansowo-księgowych będą musieli wykonywać wiele zadań ręcznie. Przy dużych wolumenach danych będzie to nie tylko czasochłonne, ale też ryzykowne. Dlatego warto wybrać rozwiązanie elastyczne, otwarte na zmiany lub być świadomym swoich oczekiwań – wyjaśnia Tomasz Fidos.

Niektóre systemy, choć są definiowane jako rozwiązania dla księgowych, mogą bowiem oferować tylko proste funkcjonalności i nie odpowiadać faktycznym potrzebom dynamicznie rozwijających się firm. Warto więc upewnić się, jak szerokie wsparcie daje księgowości taki system. Czy, oprócz modułu zarządzającego księgą główną umożliwia on automatyczny import dokumentów, wygenerowanych np. w dziale kadr i płac lub obszarze zarządzającym środkami trwałymi? Czy system ten rzeczywiście wspomaga zarządzanie rozliczeniami z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Urzędem Skarbowym (deklaracje podatkowe PIT i CIT) i Głównym Urzędem Statystycznym (DG1, Z03, Z06)?

Czy, wreszcie, taki system pozwala na symulowanie sporządzania wyników finansowych, swobodne definiowanie np. zestawień obrotów i sald, (dzięki czemu koszty firmy mogą być rozpatrywane z wielu perspektyw) oraz na automatyczne generowanie i weryfikowanie rozrachunków, not odsetkowych, raportów za dowolny okres czy import wyciągów bankowych?

Jeśli tak, warto upewnić się, czy wyciągi i dane księgowe mogą być zarejestrowane także zarówno w złotówkach, jak i w innych walutach? Dla firmy, która planuje lub już współpracuje z partnerami biznesowymi z innych państw tego typu funkcjonalności mogą być bardzo pomocne. Przy dużej liczbie zamówień „ręczne” zarządzanie wielowalutowymi transakcjami jest bowiem i czasochłonne i obarczone ryzykiem popełnienia kosztownej pomyłki, np. przy przeliczaniu opłat za transport czy wystawianiu faktur importu.

Dla firm, które są częścią międzynarodowych koncernów, równie ważna może być funkcjonalność umożliwiająca generowanie raportów dostosowanych zarówno do polskich, jak i zagranicznych (korporacyjnych) systemów prawnych i podatkowych.

Warto o tym pamiętać. Od właściwego wyboru będzie bowiem zależeć także moment zwrotu inwestycji w IT – dodaje Tomasz Fidos.

Źródło: www.humansoft.pl