Często przyczyną sporów pomiędzy CFO a CIO jest przekonanie, że inwestowanie w IT nie przyniesie korzyści przedsiębiorstwu. Z jednej strony dyrektor finansowy ogranicza wydatki, redukuje koszty i inwestuje tak, aby bez ryzyka osiągać zyski. Tymczasem dyrektor ds. informatyki poszukuje nowych technologicznych kierunków, aby organizacja była bardziej produktywna i sprawniejsza (agile). Bierze pod uwagę ryzyko, ale jego zadaniem jest wdrażać nowe, często pionierskie projekty, a nie oglądanie się na innych i powielanie ich osiągnięć.

Te odmienne punkty widzenia oraz zadania, jakie stawia przed nimi zarząd mogą być źródłem napięć między CFO i CIO. Jednak jeśli spojrzeć na obie opinie od strony całkowitych kosztów posiadania (TCO - Total Cost of Ownership) zasobów IT, można zauważyć, że mają podobny cel, ale czasami trudno im się po prostu porozumieć. Przykładem może być np. zakup systemu do tele- i wideokonferencji. Argumentami "na nie" działu finansowego będą koszty poniesione na zakup sprzętu i licencji, wsparcie techniczne, wdrożenie i integrację z istniejącym systemem. Do tego dochodzą jeszcze koszty rozszerzonej gwarancji i obsługi pogwarancyjnej, części zapasowych, energii elektrycznej, czasem magazynowanie starego sprzętu i koszty jego utylizacji. Z drugiej strony, dział informatyczny przekonuje, że dzięki takiemu systemowi znacznie spadną koszty podróży służbowych i delegacji, poprawi się komunikacja w firmie i zwiększy efektywność pracy. Dodatkowo dzięki ograniczeniu wyjazdów w celach firmowych można zaoszczędzić czas pracownika (także ten prywatny) oraz zredukować emisję CO2.

Zakup sprzętu i oprogramowania to około 20% kosztów jego posiadania – mówi Robert Szyc, Vendor Program Manager w CSI Leasing Polska. Pozostałe koszty są związane z utrzymaniem i użytkowaniem sprzętu. To w tych ostatnich 80% poszukuje się źródeł oszczędności. Najlepszym sposobem zredukowania kosztów obsługi sprzętu teleinformatycznego jest leasing operacyjny, zwany często najmem długoterminowych. Firmy od lat stosują tę formę finansowania jeśli chodzi o ich flotę samochodową, a przecież w podobny sposób można korzystać w firmie z osiągnięć najnowszych technologii – dodaje Szyc.

Często firmy poszukują złotego środka pomiędzy zachowaniem płynności finansowej, redukcją kosztów, a chęcią inwestowania w nowe technologie. Może nim być właśnie leasing operacyjny, który pozwala na korzystanie z najnowocześniejszego sprzętu IT bez angażowania dużych pieniędzy na jego zakup. W trakcie trwania umowy urządzenia pozostają własnością leasingodawcy i to na nim spoczywa obowiązek odpisów amortyzacyjnych. Raty leasingowe - niższe niż w przypadku leasingu finansowego -można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu. Po zakończeniu okresu leasingu, który najczęściej trwa 3 lata, urządzenia nie przechodzą na własność leasingobiorcy - zakup jest tylko jedną z opcji dalszego z nich korzystania (można je także zwrócić albo przedłużyć umowę leasingową).

Jest to niewątpliwie wielka zaleta, rozwój technologii jest tak szybki i dynamiczny, że po zakończeniu umowy, sprzęt może być już przestarzały i nieefektywny - dodaje Robert Szyc z CSI Leasing. „Dodatkową korzyścią jest fakt, że podczas trwania umowy istnieje możliwość wymiany urządzenia na nowszy, co pozwoli zminimalizować koszty związane z przestojami wynikającymi z naprawą awaryjnego urządzenia i ograniczyć emisję CO2.

Obowiązkiem leasingodawcy jest także odebranie od klienta oraz utylizacja starego „poleasingowego” sprzętu zgodnie z regulacjami prawnymi. Dzięki temu firma ma kolejne oszczędności związane z kosztami magazynowania i zabezpieczenia niepotrzebnych urządzeń, a także bezpiecznego usuwania plików z wszelkich nośników danych.

Porozumienie pomiędzy CIO i CFO jest możliwe i może przynieść firmie szereg korzyści. Dzięki najmowi długoterminowemu, ten pierwszy może dysponować najnowocześniejszym sprzętem zwiększając konkurencyjność firmy i efektywność jej pracowników, a ten drugi uwalnia środki pieniężne i zmniejsza koszty (w tym także podatkowe).

Źródło: CSI Leasing