Firma SAP AG oraz Center for Technology in Government (CTG) przy University at Albany (stanowym uniwersytecie Nowego Jorku) przedstawiły dzisiaj metodykę stworzoną, by pomóc instytucjom rządowym w ustaleniu korzyści z inwestycji w IT. Nowa metodyka obliczania zwrotu z inwestycji w instytucjach publicznych – „Public ROI” – wspierana przez SAP i zaprojektowana przez CTG – pokazuje, że ocena korzyści dla administracji publicznej może wykraczać poza wskaźniki finansowe, takie jak oszczędność kosztów.

W ramach kampanii „Public ROI” SAP i CTG ogłosiły pierwsze wyniki pięciu instytucji państwowych i lokalnych korzystających z metodyki ROI w celu oceny inwestycji w IT. Należą do nich Stan Pensylwania, Rząd Izraela, Administracja federalna Austrii, Service New Brunswick (Kanada) oraz Cyfrowe Archiwum Państwowe Stanu Waszyngton (USA). We współpracy z wymienionymi jednostkami SAP i CTG badały publiczne korzyści wynikające ze zrealizowanych tam inwestycji w IT. Analiza pięciu studiów przypadku wykazała, że wartość dodana powstaje przede wszystkim w dwóch obszarach:

Administracje państwowe i lokalne dążą do zwiększenia efektywności i przejrzystości działań. Instytucje publiczne szukają sposobu ustalania zwrotu z inwestycji (ROI) wykraczającego poza tradycyjne kryteria wymiernych wyników finansowych, takie jak zredukowane koszty transakcji czy uniknięcie kosztów. Wyniki i kluczowe wnioski tych studiów przypadku stanowią wsparcie inicjatywy SAP, której celem jest zapewnienie obliczenia zwrotu z inwestycji we wdrożenie projektów IT w instytucjach publicznych.

„Głównym celem projektu było przedstawienie analizy korzyści publicznych, która jest  wiarygodna, przekonująca i bardzo istotna przy podejmowaniu decyzji inwestycyjnych przez instytucje publiczne –  powiedział Anthony Cresswell, zastępca dyrektora w Center for Technology in Government i główny autor raportu. – Większość metod oceny zwrotu z inwestycji koncentruje się wyłącznie na wskaźnikach finansowych i ekonomicznych. Metoda przedstawiona w naszym raporcie uwzględnia inne aspekty, na przykład korzyści z inwestycji w IT dla obywateli i całego społeczeństwa.”

„Ponieważ instytucje publiczne są organizacjami typu non-profit, zastosowanie jedynie finansowych pomiarów ROI nie odzwierciedla pełnej wydajności – powiedział Andrea Di Maio, wiceprezes ds. badań w firmie Gartner. – Pomiary zwrotu z inwestycji w sektorze publicznym muszą uwzględniać bezpośrednie i pośrednie skutki inwestycji w IT na wielu płaszczyznach, łącznie z aspektami finansowymi, społecznymi i politycznymi.”

Metodyka „Public ROI”
Studia przypadku i towarzyszące im badania CTG publikuje w raporcie zawierającym metodyczną podstawę oraz zalecenia dotyczące ustalenia „Public ROI” (zwrotu z inwestycji w instytucjach publicznych) dla publicznych projektów IT. Metodyka „Public ROI” może być stosowana zarówno w odniesieniu do małych przedsięwzięć IT, takich jak strony WWW, jak i w przypadku dużych projektów IT dla instytucji publicznych. Niezastrzeżony model obejmuje proces analizy od ogólnej oceny inwestycji IT do stopniowego wprowadzania wskaźników oraz metod. Prezentowane i opisywane są wyniki, takie jak oszczędności kosztów, lepsza jakość usług, a także większe zaufanie publiczne.

Na podstawie zbioru kryteriów można wykorzystać model „Public ROI” do przedstawienia poziomu wiarygodności obywatelom, pomocy w ustaleniu priorytetów zadań administracyjnych, promowania programów wspólnych przedsięwzięć z firmami, zwiększenia starań w celu pozyskania funduszy publicznych. Korzyści społeczne i polityczne mogą pomóc urzędom w spełnieniu obiektywnych standardów wydajności, odzwierciedlających wielowymiarowe korzyści dla obywateli.

Stan Pensylwania
Od samego początku projekt Integrated Enterprise System (IES) był czymś więcej niż projektem technologicznym. Implementacja oprogramowania ERP miała odpowiednie wsparcie władz najwyższego szczebla, dzięki czemu wdrożono infrastrukturę techniczną i wprowadzono standardy organizacji w zakresie głównych funkcji administracyjnych. Pozwoliło to na odniesienie większych korzyści przez instytucje publiczne. Na początku 1999 roku Stan Pensylwania rozpoczął dwa oddzielne, ale ściśle ze sobą powiązane procesy zakupu: jeden miał na celu wybór oprogramowania ERP, a drugi – wybór integratora systemu. Miało to pomóc urzędom stanowym w zarządzaniu migracją na nowy gospodarczy system informacyjny na bazie ERP. W czerwcu 2000 r. Stan Pensylwania zdecydował się na rozwiązania ERP firmy SAP, a w grudniu tego samego roku zaangażował firmę KPMG Consulting do implementacji oraz zmiany istniejących rozwiązań na oprogramowanie SAP. Trzyletni kontrakt na oprogramowanie i usługi konsultingowe był dotowany z budżetu wynoszącego ok. 51 milionów USD. Zawarto go w budżecie rocznym Stanu Pensylwania na 2001 rok.

W ciągu trzech lat zakończono implementację systemu ERP dla pięciu obszarów administracyjnych w 53 urzędach stanowych, z tego 49 pozostających w kompetencji gubernatora.

Bezpośrednie korzyści w formie sprawdzonych operacji administracyjnych pojawiły się wkrótce po implementacji i są nadal widoczne. Infrastruktura ta zapewnia również możliwości wsparcia dodatkowych ulepszeń w ramach operacji administracyjnych, które wykraczają poza pośrednie udoskonalenia w głównych obszarach administracyjnych.

Infrastruktura IES przynosi ogólne korzyści w formie bezpośredniej poprawy wydajności i efektywności głównych funkcji administracyjnych. Dostarcza ona również podstaw dla udoskonaleń operacji wewnętrznych w innych obszarach obsługi, które z kolei oferują usprawnione usługi dla obywateli. Stan Pensylwania poczynił ostatnio kroki w tym kierunku poprzez wprowadzenie niezbędnych struktur i zasad w celu lepszego wykorzystania tej infrastruktury na poziomie organizacji.

Rząd federalny Austrii
Rząd federalny Austrii połączył w jednym centralnym systemie budżetowania i księgowości 85 działów finansowych, rozproszonych wcześniej w czterech lokalizacjach. Zamierzał on zintegrować elektroniczne procesy systemu budżetowania i księgowości za pomocą rozwiązania mySAP™ ERP. Rząd federalny Austrii korzysta z oprogramowania SAP w celu transformacji, reorganizacji i konsolidacji działań prawnych oraz strategii zarządzania, a także wdrożenia nowoczesnych standardów księgowości i budżetowania dla całej administracji.

„Za pomocą metodyki Public ROI mogliśmy poprzez minimalizację kosztów i większą efektywność w zarządzaniu finansami ustalić korzyści naszego projektu ERP – powiedział Christian Ihle, dyrektor departamentu ds. rachunkowości i controllingu. – Lepsza dostępność danych finansowych zapewnia większą przejrzystość dochodów i wydatków państwowych oraz wzmacnia w ten sposób zaufanie i akceptację obywateli. Dodatkowo, efektywna administracja federalna może świadczyć usługi wyższej jakości. Są to ‘społeczne’ i ‘polityczne’ współczynniki zwrotu z inwestycji, które mogliśmy przekazać naszym interesariuszom.” 

Rząd Izraela
Projekt „Merkava” rządu izraelskiego jest częścią wieloletniego planu strategicznego, opisanego w 2002 roku przez Premiera Ariela Sharona w następujący sposób: „Projekt e-Government jest wyrażeniem zamiaru rządu w sprawie zastosowania najnowocześniejszych systemów IT do osiągnięcia socjalnych i ekonomicznych celów państwa. Wierzymy, że odpowiednia infrastruktura IT zapewni lepsze jutro, a to jutro jest dzisiaj.”

Rząd Izraela wykorzystuje rozwiązanie mySAP ERP do modernizacji i restrukturyzacji zarządzania finansami, logistyką i zasobami ludzkimi w ramach administracji państwowej w celu usprawnienia wewnętrznych operacji oraz optymalizacji korzyści i usług dla obywateli.

„W naszym projekcie Merkava zastosujemy metodykę Public ROI, aby ustalić związek pomiędzy inwestycjami w IT a wygenerowanymi wynikami – powiedział Yitshak Cohen, starszy zastępca głównego księgowego i CIO w Ministerstwie Finansów Izraela. – Zamierzamy również wykorzystać tę metodykę do kontroli celów projektu Merkava i przejąć ją do procesów biznesowych przy projektach IT w urzędach państwowych.”

„Wskaźniki finansowe są nadal istotne przy podejmowaniu decyzji biznesowych, ale musimy także ocenić inne czynniki przyczyniające się do realizacji celów przez instytucje publiczne, takich jak usługi dla obywateli oraz bezpieczeństwo publiczne – powiedział Tom Shirk, prezes SAP Global Public Services. – Inicjatywa Public ROI przyniosła do tej pory pomyślne rezultaty w identyfikacji zadań administracji publicznych wspieranych przez zastosowanie odpowiedniej technologii. Naszym celem jest pomaganie klientom sektora publicznego w udowadnianiu i poprawianiu ich wartości dla obywateli, podatników i interesariuszy.”