Rzadko kiedy można przenieść istniejący w jednej firmie system bezpośrednio do drugiej - wyjaśnia nasz rozmówca. - Zazwyczaj potrzebne jest zupełnie nowe rozwiązanie, które wykorzystuje moduły z posiadanego już przez przedsiębiorstwa oprogramowania.

Nie zawsze wymagania te są ze sobą spójne - podkreśla Mariusz Wołodźko. Jak opisuje nasz rozmówca, gdy integrującym się firmom uda się ustalić szczegóły, faza kończy się opracowaniem kompleksowego dokumentu wymagań funkcjonalnych. Później następuje etap koncepcyjny, w którym określa się specyficzne, indywidualne potrzeby klienta i ustala wymagania techniczne konieczne do wdrożenia aplikacji. Następnie, w etapie kreacji systemu, powstają główne elementy platformy i wdrożenia. Na końcu następuje proces szkolenia użytkowników z obsługi nowego narzędzia oraz obserwacja, czy należycie się ono sprawdza. Jeśli pewne elementy nie działają optymalnie, wprowadza się konieczne poprawki.

Największe ryzyko w procesie ujednolicania systemu IT w kilku firmach niesie ze sobą niedokładne określenie wymagań co do funkcji, jakie ma pełnić system - zauważa Mariusz Wołodźko. Jak wyjaśnia przedstawiciel Microsoft, dzieje się tak, gdy firma przejmująca inną nie orientuje się dokładnie w specyfice jej działania i narzuca partnerowi rozwiązania, które są dla niego zbędne lub nieodpowiednie, bądź na które pracownicy nie są jeszcze gotowi.

User Acceptance, czyli akceptacja użytkownika, jest czynnikiem nie do przecenienia, zwłaszcza w przypadku tak skomplikowanej sytuacji jaką jest połączenie firm - mówi Mariusz Wołodźko. - W takich okolicznościach pracownicy firmy są już zwykle wystarczająco zestresowani, a wprowadzenie nowych, skomplikowanych narzędzi może wywołać u nich niechęć i silny opór. W takim momencie ogromną rolę odgrywają agenci zmiany i osoby prowadzące szkolenia z obsługi zaimplementowanej platformy. Powinni oni pomóc pracownikom w "oswojeniu się" z nowymi narzędziami i zademonstrować im korzyści płynące z ich zastosowania.