Outsourcing IT nie jest może lekiem na całe zło kryzysu, ale pozwala na obniżenie kosztów i skupienie się na podstawowej działalności przedsiębiorstwa.Gospodarczy dołek to jeden z powodów większego zainteresowania usługami outsourcingu IT. Przedsiębiorstwa praktycznie każdej branży poszukiwały w ub.r. oszczędności, a powierzenie obsługi w zakresie IT podmiotowi zewnętrznemu, przeprowadzone z głową i poprzedzone analizą, może przynieść wymierne oszczędności.

W 2009 roku odczuliśmy znaczne zainteresowanie usługami outsourcingu wśród naszych klientów, co prawdopodobnie wynikało z przeprowadzonej przez nich analizy rentowności tego typu rozwiązań, a także ze wzrostu efektywności proponowanych w tym zakresie usług - zauważa Romuald Rutkowski, prezes Asseco Business Solutions.

Zdaniem naszego rozmówcy, przedsiębiorstwa poszukują dróg obniżenia kosztów działalności, a jedną z nich jest optymalizacja posiadanych w danej chwili zasobów.

Outsourcing wpisuje się w powyższą strategię, pozwalając ograniczyć jednorazowe inwestycje w IT - twierdzi Rutkowski. - Rozłożenie kosztu na miesięczne opłaty za zewnętrzne usługi w wielu przypadkach pozwala uniknąć trudnych dziś do uzyskania kredytów.

Jak wskazuje prezes Asseco Business Solutions, z oferty usług outsourcingowych korzystają przede wszystkim przedsiębiorstwa z sektora energetycznego oraz finansowego. Do kolejnej grupy odbiorców można zaliczyć firmy, które zajmują się dostarczaniem produktów i usług zaawansowanych technologicznie i wykorzystujące sieć kooperantów; znaczący udział w rynku tych usług posiada np. sektor motoryzacyjny.

Firmy najczęściej podejmują decyzję o współpracy outsourcingowej w takim zakresie, jaki postrzegają za mało ryzykowny. Według Waldemara Sokołowskiego z Centrum Outsourcingowego BCC, to bardzo popularna strategia, przede wszystkim w przedsiębiorstwach, które dopiero zaczynają zdobywać doświadczenie w tego rodzaju współpracy. Najchętniej outsourcują wybrane usługi i kompetencje, pozostawiając sobie pełną kontrolę nad własnością rozwiązań czy infrastruktury.

Z czasem obawy ustępują na rzecz dostrzegania kolejnych korzyści, możliwych do osiągnięcia dzięki bliższej i pełniejszej współpracy.

To naturalny i obopólnie korzystny proces - ocenia Sokołowski. - Firma outsourcingowa również zyskuje bezcenny czas. "ucząc się" klienta i obniżając po swojej stronie ryzyko współpracy o większym zakresie i odpowiedzialności.

Na zakres outsourcingu może wpływać np. profil firmy. Firma posiadająca sieć przedstawicielstw regionalnych chętnie poszuka wsparcia dla rozproszonej infrastruktury IT, a firma produkcyjna znajdzie lokalnego partnera zarządzającego centralnymi systemami informatycznymi.

Outsourcingiem powinny być zainteresowane szczególnie te firmy, które mają lokalizację tam, gdzie trudno o wykwalifikowaną kadrę informatyczną. Bardzo duże znaczenie ma także potrzeba wysokiego poziomu ochrony danych.

Oddanie w outsourcing aplikacji biznesowych przede wszystkim eliminuje wysokie koszty zatrudnienia lub szkoleń, które dodatkowo są obciążone ryzykiem rotacji pracowników.

Outsourcing to również stały dostęp do profesjonalnej kadry, która jest w stanie szybko i profesjonalnie rozwiązać problem - przekonuje Sokołowski. - Zlecenie zewnętrznej firmie utrzymania systemu informatycznego sprawia, że klient nie musi się martwić planowanymi oraz nieplanowanymi sytuacjami ograniczającymi dostępność pracowników.

Software na miarę

Piotr Witczyński, dyrektor w dziale konsultingu Oracle EMEA, zwraca uwagę na przydatność outsourcingu IT w modelu SaaS (Software as a Service). Według niego, rozwiązania takie sprawdzają się właśnie w okresie gorszej koniunktury gospodarczej.

Chociaż firmy IT kierują taki model głównie do przedsiębiorstw średnich i mniejszych, paradoksalnie jak na razie największe zainteresowanie aplikacjami hostowanymi obserwujemy w obszarze dużych korporacji - wyjaśnia Witczyński. Według niego, jest to związane przede wszystkim z faktem, że duże przedsiębiorstwa są zwykle powiązane kapitałowo z właścicielami lub partnerami zachodnimi, gdzie taki model używania aplikacji biznesowych jest dużo bardziej rozpowszechniony.

W Polsce usługa SaaS nie zdobyła jeszcze takiej popularności, na jaką zasługuje. Wynika to, zdaniem Witczyńskiego, często z braku odpowiedniej kultury informatycznej i kultury zarządzania. Nasze firmy wciąż nie mają doświadczenia w prawidłowej ocenie, czy SaaS może opłacić się w konkretnej sytuacji biznesowej; wiąże się to z faktem, że zarządy przedsiębiorstw mają często problem z prawidłową wyceną kosztów swojej własnej działalności. Trudność polega na tym, że IT jako usługa zewnętrzna ma przeważnie wyższą jakość niż ta, którą może zaoferować własny dział informatyki. Oszacowanie tej różnicy i przełożenie jej na wyniki finansowe firmy nie jest proste i wymaga dużego doświadczenia. Mimo ostrych cięć kosztów, większość firm zdaje sobie sprawę, że z inwestycji w IT nie da się zrezygnować, chociażby dlatego, że innowacje w tym obszarze decydują o utrzymaniu konkurencyjności. Artur Wieretiło, dyrektor generalny Enterprise Services HP Polska, właśnie w tym widzi opłacalność dla outsourcingu.

Dostawcy tych usług skłonni są realizować projekty zakładające rozłożenie płatności w czasie i pozwalające na elastyczne udostępnianie zasobów, zależnie od potrzeb i możliwości finansowych klienta - wyjaśnia. - W ten sposób przedsiębiorstwo korzysta z szerokiego wachlarza modeli biznesowych i finansowych.

Szukając obszarów, w których spodziewać się można oszczędności, należy zwrócić szczególną uwagę na te, w które zaangażowana jest znaczna liczba użytkowników lub w których przetwarzana jest duża liczba transakcji biznesowych.

Outsourcing tych działań może przynieść przedsiębiorstwu duże oszczędności - mówi Artur Wieretiło. Jako przykład przedstawiciel HP wskazuje sezonowość lub projektowy charakter prac w niektórych firmach, co przekłada się na zmienny poziom wykorzystania IT. Obecnie dostępne są rozwiązania, które umożliwiają zamówienie mocy obliczeniowej i przestrzeni do przechowywania danych w postaci usługi abonamentowej. W usłudze tej wartość zamówienia można zwiększać i zmniejszać bez dodatkowych opłat. Aby móc obsłużyć szczyt cyklu koniunkturalnego, tradycyjna infrastruktura musi być zwymiarowana w taki sposób, aby uwzględnić maksymalne obciążenie. W pozostałym jednak okresie moc obliczeniowa jest wykorzystywana w ograniczonym stopniu.

Model utility computing pozwala na elastycznie zarządzanie infrastrukturą - tłumaczy Wieretiło. - Przedsiębiorstwo może dokupywać niezbędne zasoby na czas planowanego, maksymalnego obciążenia i zwalniać je, gdy nie są już potrzebne.

Zanim wybierzesz

Jednak każdą decyzję o oddaniu IT w outsourcing, częściowo czy całościowo, powinna wyprzedzać analiza tego zagadnienia, o czym przypomina Arnold Nowak, prezes zarządu spółki itelligence. Jego zdaniem, korzyści z takiego rozwiązania, oprócz oszczędności, dotyczą także bezpieczeństwa. - Poziom bezpieczeństwa gwarantowany przez zespół doświadczonych specjalistów outsourcera jest znacznie wyższy, niż gdyby IT opiekował się informatyk zatrudniony na etacie u klienta - uważa Nowak. Do tego dodaje uporządkowanie procedur i wykorzystywanych rozwiązań technologicznych.

Podczas samego procesu wyboru firma narażona jest na sporo ryzyk związanych np. ze źle sformułowanym zapytaniem ofertowym czy też podpisaniem niepełnej umowy SLA.

Profesjonalny dostawca usług wskaże klientowi problematyczne obszary, nieprofesjonalny zaproponuje niższą cenę i po prostu podpisze kontrakt, mając świadomość, że największy problem pojawi się wkrótce po stronie klienta - przestrzega prezes itelligence.

Przy wyborze dostawcy warto, jak radzi Nowak, poświęcić trochę czasu na sprawdzenie, jakich procedur przestrzega, a także jak te procedury i systemy działają w rzeczywistości. Zdarza się czasem, że usługodawca obiecuje dotrzymanie pewnych standardów na wyrost, będąc przekonanym, że szybko uruchomi brakujące systemy czy też napisze kilka procedur. Niestety, to się z reguły nie udaje. Sprawnie działającą organizację oraz dobrze działające systemy buduje się latami.

Ostrożnie polski rynek usług outsourcingowych w zakresie IT ocenia Patrycja Ptaszek-Strączyńska, członek zarządu Macrologic. Według niej, zainteresowanie tym segmentem usług jest od kilku lat niezbyt duże.

Podstawowym powodem jest bardzo niski poziom zaufania społecznego w Polsce - wyjaśnia nasza rozmówczyni. Według niej, jest to istotny parametr determinujący współpracę w sytuacji, w jakiej spółka ma powierzyć drugiej organizacji utrzymywanie jej strategicznych danych. Z tego powodu w Polsce każdy przedsiębiorca przedkłada bezpośrednią kontrolę nad infrastrukturą informatyczną, zamiast powierzyć ją dostawcy usług.

Robert Bonat
DYREKTOR DZIAŁU KONSULTINGU MARKETPLANET

Inwestycja na raty

Zainteresowanie outsourcingiem wyraźnie wzrosło. I to po obu stronach rynku. Widać to po kierowanych ofertach firm z branży, po przygotowywanych przez nie nowych usługach. Jednak coraz częściej również w zapytaniach ofertowych pojawia się outsourcing jako jeden z rozpatrywanych wariantów albo wręcz jako jedyny dopuszczalny wariant. A umowy typu SLA stały się już swojego rodzaju kanonem w kontraktach IT.

Z drugiej jednak strony mało słychać o realizowanych ostatnio spektakularnych kontraktach outsourcingowych. Z pewnością w nowych przedsięwzięciach na wariant outsourcingu zarządzający firmami patrzą dużo bardziej przychylnym okiem. Jeśli nie mamy budżetu inwestycyjnego, to dlaczego nie rozważyć możliwości outsourcingu procesów, pokrywanego z bieżących budżetów operacyjnych?

Źródło: www.wnp.pl